Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Het overlijden van een persoon leidt in Vlaanderen tot een uitgebreid administratief proces, met uitwisseling van papieren attesten tussen de betrokken partijen (gemeenten, uitvaartondernemer en artsen) om aan hun wettelijke verplichtingen te voldoen. Ook nabestaanden krijgen te maken met deze administratieve rompslomp. 

Op 26 september 2025 ontving ons bestuur een schrijven met betrekking tot de opstart digitale aangifte overlijden via het eLys-platform. Het digitaal uitwisselingsplatform eLys digitaliseert de administratieve processen en procedures die gepaard gaan met een overlijden en zorgt voor een efficiënte en veilige gegevensdeling tussen alle betrokken stakeholders. 

Met ingang van 1 januari 2026 zullen alle Vlaamse lokale besturen het eLys-platform in gebruik nemen. 

In bijlage wordt een toetredingsovereenkomst met Athumi (Vlaamse Datanutsbedrijf, een verzelfstandigd Vlaams agentschap dat optreedt als neutrale partner die instaat voor de bouw en het beheer van eLys) gevoegd. 

Juridisch kader

Decreet van 14 juli 2025 over het platform overlijdensadministratie;

De wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van Persoonsgegevens, en alle wet- en regelgeving en sectorale aanbevelingen die regels bevatten voor de bescherming van de betrokkenen met betrekking tot de verwerking, met inbegrip van, maar niet beperkt tot de veiligheidseisen voor en het vrije verkeer van persoonsgegevens;

Bestuursdecreet van 7 december 2018;

Decreet Lokaal bestuur van 22 december 2017;

Verordening (EU) 20216/679 van het Europees Parlement en de Raad van 27 april 2016 betreffende de bescherming van de natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG (algemene verordening gegevensbescherming).

Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer.

Adviezen

De toetredingsovereenkomst werd voorgelegd aan onze Consulent informatieveiligheid, Data Protection Officer (Welzijnszorg Kempen). Er werd gunstig advies verstrekt op 7 oktober 2025 om de overeenkomst te ondertekenen. Er wordt onder meer gewezen op het belang van het register van de verwerkingsactiviteiten en de vermelding van de concrete verwerkingsdoeleinden, het beperken van de toegang tot de personeelsleden die ze nodig hebben voor de uitoefening van de taken, melding van de gegevensuitwisseling op de website.