Besluit  Gemeenteraad

Goedgekeurd met 14 stemmen voor (13 GIB en Patrick De Beuckelaer) en 5 onthoudingen (2 Vlaams Belang, 1 N-VA, Ronny Gorremans en Natalie Moens).

 

Artikel 1: ONDERWERP EN TOEPASSINGSGEBIED

Dit reglement bepaalt de algemene voorwaarden voor het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur, lokalen en zalen van het lokaal bestuur Grobbendonk.

Het reglement is van toepassing op alle natuurlijke personen, verenigingen, organisaties en rechtspersonen die een aanvraag indienen of gebruik maken van deze infrastructuur, inclusief de bijbehorende diensten en faciliteiten en ongeacht de aard of frequentie van de activiteit.

Het gebruikersreglement heeft tot doel:

• een duidelijke en uniforme regeling te bieden voor het gebruik van gemeentelijke infrastructuur;

• de rechten en plichten van gebruikers vast te leggen;

• het ordelijk, veilig en doelmatig gebruik van de infrastructuur te waarborgen;

• de samenhang te verzekeren met het retributiereglement en de afzonderlijke huishoudelijke reglementen per locatie.

Dit reglement is van toepassing op alle vrijetijdsinfrastructuur van de gemeente Grobbendonk en het OCMW Grobbendonk. Voor gemeentelijke infrastructuur wordt het vastgesteld door de gemeenteraad; voor OCMW-infrastructuur door de raad van maatschappelijk welzijn.

In dit reglement wordt dit als volgt visueel weergegeven:

• (*) gemeentelijke infrastructuur; vastgesteld door de gemeenteraad;

• (**) OCMW-infrastructuur; vastgesteld door raad voor maatschappelijk welzijn.

 

Artikel 2: CATEGORIEEN VAN GEBRUIKERS

Voor de toepassing van dit reglement worden alle gebruikers van gemeentelijke infrastructuur, lokalen en zalen ingedeeld in vier categorieën. Deze indeling bepaalt de rechten en voorwaarden waaronder de infrastructuur kan worden gebruikt.

Elke gebruiker behoort tot één van deze categorieën. De indeling is bepalend voor de voorwaarden van gebruik en vormt de basis voor de tariefstructuur zoals vastgelegd in het retributiereglement van de gemeente Grobbendonk.

Artikel 3: AARD EN LOCATIES VAN DE ACTIVITEITEN

Artikel 3.1: Aard van de activiteiten

Activiteiten met een bruisend karakter

Deze activiteiten omhelzen feestelijke bijeenkomsten met dans, muziek en/of een uitgesproken sociaal karakter, en dragen bij tot verbondenheid en gemeenschapsvorming. 

Kleinere privéfeesten zoals een communiefeest, lentefeest of babyborrel kunnen, behalve in De Volle Vaart, ook plaatsvinden in de KLIM-OP scholen. Echter, omwille van hun uitgesproken levendige karakter en de bijhorende noden op vlak van akoestiek, mobiliteit, specifieke catering en omgevingsimpact zoals fuiven, sweet 16 en grootschalige verjaardagsfeesten kunnen deze groep van activiteiten enkel doorgaan in De Volle Vaart.

Activiteiten met een laagdrempelig karakter

Alle bijeenkomsten en initiatieven die met beperkte technische of infrastructurele vereisten kunnen plaatsvinden, en die gericht zijn op kennisoverdracht, cultuurparticipatie, overleg of gemeenschapsvorming. Het gaat om activiteiten die vlot toegankelijk zijn voor het brede publiek, zoals infoavonden, filmvoorstellingen, vergadermomenten of gelijkaardige samenkomsten.

Activiteiten met een sociaal karakter

Alle initiatieven die georganiseerd worden door verenigingen of groeperingen die gericht zijn op het bevorderen van welzijn, ontmoeting en ondersteuning binnen de gemeenschap, in het bijzonder voor doelgroepen als senioren of andere maatschappelijk kwetsbare groepen.

Activiteiten met een sportief karakter

Alle georganiseerde bezigheden die hoofdzakelijk gericht zijn op lichamelijke inspanning, beweging of sportbeoefening, en die omwille van hun aard enkel kunnen plaatsvinden in een daartoe uitgeruste sportinfrastructuur.

Artikel 3.2: Locaties van de activiteiten

Het lokaal bestuur stelt volgende locaties ter beschikking:

• Bibliotheek Grobbendonk (*): zaaltje eerste verdieping, sanitair

• De Volle Vaart (*): kleine zaal, grote zaal, gang, sanitair

• Kindercampus De Droom (*): refter, keuken, turnzaal, kleedkamers, sanitair

• KLIM-OP Grobbendonk (*): refter, keuken, turnzaal, kleedkamers, sanitair

• ‘t Pleintje (**): polyvalente zaal 1, polyvalente zaal 2

• Sporthal De Molen (*): grote zaal, polyvalente zaal

• ‘t Trefpunt (**): forum, kapel

Elke locatie heeft zijn eigen kenmerken en mogelijkheden, zodat zowel sportieve, laagdrempelige, bruisende als sociaal gerichte activiteiten een passende plaats kunnen vinden.

De concrete voorwaarden voor gebruik en de toepasselijke tarieven zijn opgenomen in het retributiereglement.

Artikel 4: RESERVATIE EN ANNULATIE VAN DE GEMEENTELIJKE INFRASTRUCTUUR, LOKALEN OF ZALEN

Artikel 4.1: Dagdelen

Het gebruik van de gemeentelijke infrastructuur, lokalen en zalen wordt aangerekend via een basistarief per dagdeel:

• voormiddag: 08.00 uur tot 13.00 uur

• namiddag: 13.00 uur tot 18.00 uur

• avond: 18.00 uur tot 24.00 uur (of later, inclusief tijd om op te ruimen)

• avond De Volle Vaart: 18.00 uur tot 08.00 uur

Indien meerdere dagdelen op dezelfde dag worden gereserveerd, wordt voor elk dagdeel afzonderlijk het basistarief aangerekend. Zo geldt bij een reservatie van zowel voormiddag als namiddag dat tweemaal het basistarief verschuldigd is.

De tijd voor het opstellen en opruimen van het benodigde materiaal wordt beschouwd als deel uitmakend van de gehuurde periode.

Wanneer eenzelfde activiteit binnen een periode van veertien opeenvolgende dagen meermaals wordt ingericht, wordt voor de eerste dag het tarief vastgesteld op driemaal het basistarief van de gemeentelijke infrastructuur, lokaal of zaal.
Voor elke bijkomende dag waarop de activiteit plaatsvindt binnen dezelfde periode, wordt een coëfficiënt opgenomen in het retributiereglement.

Indien een ééndaagse activiteit op basis van een vergunning toegelaten wordt na 24.00 uur, tot maximum 03.00 uur van de volgende dag en de gebruiker de gemeentelijke infrastructuur, lokalen en zalen in ordelijke staat achterlaat wordt de voorziene coëfficiënt in het retributiereglement niet toegepast.

Artikel 4.2: Reservatie

Bibliotheek

De aanvraag van reservaties kan via mail (bibliotheek@grobbendonk.be). Deze locatie kan aangevraagd worden op basis van de reguliere werking van de bibliotheek en minstens 14 dagen op voorhand.

De Volle Vaart:

De aanvraag verloopt via de website van de gemeente Grobbendonk (https://www.grobbendonk.be/DeVolleVaart). Deze locatie kan aangevraagd worden minimaal 60 dagen voor de activiteit.

KLIM-OP Grobbendonk en KLIM-OP Bouwel

De aanvraag van reservaties kan via mail (reservatie.kos@grobbendonk.be). Deze locatie kan aangevraagd worden op basis van de planning van de gemeentelijke basisscholen, buitenschoolse opvang en academiewerking en minimaal 14 dagen voor de activiteit.

‘t Pleintje en ‘t Trefpunt (lokale dienstencentra)

De aanvraag van reservaties kan via mail (info.ldc@grobbendonk.be). Deze locatie kan aangevraagd worden op basis van de planning van de lokale dienstencentra en permanente vorming en minstens 30 dagen voor de activiteit.

Sporthal De Molen:

Team Vrije tijd wordt belast met het opmaken van een seizoensplanning voor de erkende verenigingen. In het voorjaar van elk jaar doen zij een bevraging bij deze verenigingen en ten laatste op 1 mei dan dat jaar dient de keuze door de erkende verenigingen te zijn doorgegeven.

De aanvraag van overige reservaties kan telefonisch of via mail (sporthal.demolen@grobbendonk.be). Deze locatie kan aangevraagd worden op basis van de seizoensplanning van de erkende verenigingen en minimaal 10 dagen voor de activiteit.

Artikel 4.3: Annulatie

De procedure en voorwaarden voor annulering zijn vastgelegd in het retributiereglement. Elke gebruiker die een reservatie wenst te annuleren, dient deze bepalingen na te leven.

Artikel 4.4: Wederkerende activiteiten

De hierboven vernoemde infrastructuur, lokalen en zalen kunnen maximaal één jaar op voorhand gereserveerd worden. Jaarlijks wederkerende activiteiten krijgen de mogelijkheid om hun vaste periode tot twee jaar op voorhand te reserveren, zodat continuïteit en een goede planning gegarandeerd blijven.

Zaalreservaties gebeuren steeds op volgorde van categorie en op volgorde van aanvraag.

Artikel 5: GEBRUIK EN VERANTWOORDELIJKHEDEN

Artikel 5.1: Algemeen gebruik

• De gebruiker verbindt zich ertoe de infrastructuur te gebruiken als een voorzichtig en redelijk persoon;

• Het gebruik is beperkt tot de periode en doeleinden zoals vermeld in de reservatiebevestiging;

• Onderverhuur of overdracht aan derden is niet toegestaan zonder voorafgaandelijke schriftelijke toestemming van het bestuur.

Artikel 5.2: Netheid en poetsverplichting

• De gebruiker is verantwoordelijk voor het netjes achterlaten van de infrastructuur, inclusief het opruimen en afvoeren van afval, het terugplaatsen van meubilair en het reinigen van gebruikte oppervlakken. Dit wil zeggen in dezelfde staat van orde en netheid als waarin de infrastructuur ter beschikking werd gesteld;

• Indien de infrastructuur niet in propere staat wordt achtergelaten, zal een forfaitaire poetskost worden aangerekend conform het retributiereglement;

• Bij intensief gebruik (bv. catering, evenementen, sportactiviteiten) kan vooraf een verplichte poetskost worden opgelegd.

Artikel 5.3: Schade en aansprakelijkheid

• Elke vastgestelde schade aan de infrastructuur, het materiaal of de omgeving dient onmiddellijk gemeld te worden aan de gemeentelijke dienst;

• De gebruiker is aansprakelijk voor alle schade die voortvloeit uit onoordeelkundig gebruik, nalatigheid of het niet naleven van dit reglement;

• Herstelkosten kunnen worden doorgerekend aan de gebruiker, onverminderd eventuele juridische stappen.

Artikel 5.4: Veiligheid en orde

• De gebruiker draagt zorg voor de veiligheid van alle aanwezigen tijdens het gebruik;

• Het is verboden om gevaarlijke stoffen, vuurwerk of andere risicovolle materialen te gebruiken zonder expliciete toestemming;

• Geluidsoverlast, hinder voor omwonenden of verstoring van de openbare orde zijn niet toegestaan.

Artikel 5.5: Controle en sancties

• Gemeentelijke medewerkers of gemachtigde toezichthouders hebben het recht om het gebruik te controleren;

• Bij vaststelling van overtredingen kan het bestuur sancties opleggen, waaronder:

• onmiddellijke stopzetting van het gebruik;

• weigering van toekomstige reservaties;

• facturatie van bijkomende kosten (bv. poets, schade);

• melding aan bevoegde instanties indien nodig.

Artikel 5.6: Verwijzing naar het retributiereglement

• Alle financiële gevolgen van het gebruik, inclusief poetskosten, schadevergoedingen en annulatiekosten, worden geregeld in het retributiereglement.

 

Artikel 6: HUISHOUDELIJKE REGLEMENTEN PER LOCATIE

Naast dit algemene gebruikersreglement beschikt elke gemeentelijke locatie of zaal over een afzonderlijk huishoudelijk reglement.

Dit huishoudelijk reglement bevat de praktische afspraken en richtlijnen die specifiek gelden voor het gebruik van de betreffende infrastructuur, zoals:

• welke categorieën van gebruikers kunnen gebruikmaken van de locatie; 

• de aanwezige materialen en hun gebruik (bv. glazen, stoelen, tafels, sportmateriaal);

• de voorzieningen en hulpmiddelen (bv. afwasproduct, schoonmaakmateriaal, technische installaties);

• veiligheidsvoorschriften en noodprocedures;

• afspraken rond het achterlaten van de ruimte in nette en ordelijke staat.

Elke gebruiker is verplicht zich te houden aan zowel dit algemene gebruikersreglement als het huishoudelijk reglement van de gekozen locatie.

Bij tegenstrijdigheid tussen bepalingen geldt steeds dit algemene gebruikersreglement, tenzij het huishoudelijk reglement striktere veiligheids- of gebruiksvoorschriften oplegt.

Artikel 7: INWERKINGTREDING EN DUUR

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2026, na bekendmaking overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.

Dit gebruikersreglement blijft van kracht totdat het door de gemeenteraad wordt gewijzigd of opgeheven. Met de inwerkingtreding van dit reglement worden alle eerdere retributiereglementen betreffende het gebruik van gemeentelijke infrastructuur, lokalen en zalen opgeheven.

 

Artikel 8: BEKENDMAKING

Dit reglement wordt afgekondigd en bekendgemaakt overeenkomstig artikels 286, 287 en 330 van het decreet lokaal bestuur.

 

Artikel 9: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:

Team Financieel Management

Team Uitvoering & Onderhoud

Team Staf van de AD

Team Vrije tijd