Besluit  Gemeenteraad

Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

 

Artikel 1: OPHEFFINGSBEPALINGEN

Niet van toepassing.

Artikel 2: INWERKINGTREDING EN LOOPTIJD

Dit reglement is van toepassing vanaf 1 januari 2026.

Artikel 3: DOEL

De gemeente Grobbendonk wil met dit subsidiereglement financiële ondersteuning verlenen aan originele of vernieuwende culturele, gemeenschapsvormende en sportieve evenementen op haar grondgebied die het imago van de gemeente versterken en dit binnen de perken van het meerjarenplan en het jaarlijks goedgekeurd budget. 

De gemeente Grobbendonk wenst in te zetten op een vrijetijdsaanbod dat openstaat voor iedereen. Met dit reglement willen we daarom organisatoren belonen die oog hebben voor duurzaamheid, toegankelijkheid, diversiteit, mobiliteit en kindvriendelijkheid. We erkennen het maatschappelijk belang van verenigingen en particulieren die samenkomen, samenwerken en initiatief nemen.

Artikel 4: DEFINITIES

Evenement: een publiek toegankelijke activiteit, die beperkt is in de tijd. De activiteit is erop gericht om een publiek uit te nodigen en dat publiek overstijgt de eigen buurt.

Gemeentelijke troeven: unieke en onderscheidende kenmerken van onze gemeente die potentiële klanten kunnen aanspreken.

Buitengewone sportmanifestaties: uitzonderlijke sportevenementen met een belangrijke mediabelangstelling, die het imago van de gemeente Grobbendonk versterken.

Integraal toegankelijk: toegankelijkheid voor iedereen, inclusief minder mobiele mensen, rolstoelgebruikers, … zodat iedereen zich zelfstandig, veilig en comfortabel kan bewegen.

Erkende vereniging: een vereniging die erkend is volgens de voorwaarden in het erkennings- en subsidiereglement Grobbendonkse verenigingen.

Artikel 5: DOELGROEP EN TOEPASSINGSGEBIED

Het evenement wordt georganiseerd door een van de volgende actoren: 

• een erkende Grobbendonkse vereniging;

• een particulier initiatief waarbij de roots in Grobbendonk liggen.

 Deze evenementen komen niet in aanmerking:

• betogingen, optochten, kermissen, rommelmarkten, circussen, optredens van straatmuzikanten, reclame- en promotiecampagnes, filmopnames, ambulante handel;

• evenementen die georganiseerd worden door overheidsdiensten, politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten, beroepsverenigingen;

• evenementen die een louter commercieel doel nastreven;

• een evenement dat al geheel of gedeeltelijk op een andere manier financieel ondersteund wordt door de gemeente Grobbendonk.

Artikel 6: VOORWAARDEN 

De gemeente Grobbendonk verleent de subsidie voor een origineel of vernieuwend cultureel, gemeenschapsvormend en sportief evenement onder de volgende voorwaarden:

• Het evenement moet passen binnen de missie en visie van de gemeente Grobbendonk.

• Het evenement of minstens een deel ervan moet plaatsvinden in Grobbendonk.

• Het evenement is publiek toegankelijk.

• Het evenement is vernieuwend (een nieuw evenement kan maximaal 3 jaar als vernieuwend worden aangemerkt). Als een organisator een vernieuwend element aan zijn evenement toevoegt dat een duidelijke meerwaarde biedt voor de gemeente (bijvoorbeeld door een Grobbendonkse troef in de kijker te zetten), kan het evenement opnieuw in aanmerking komen gedurende opnieuw maximaal 3 jaar.

• De geldende VLAREMA wetgeving omtrent cateringmateriaal wordt gevolgd.

• De aanvrager (of zijn vertegenwoordiger) is rechtsbekwaam.

• Elke aanvrager/vereniging mag in het kader van dit subsidiereglement slechts 1 aanvraag per evenement per jaar indienen.

• Het evenement heeft een voldoende breed sociaal aspect en/of culturele inhoud en overstijgt een louter sportieve, culturele of sociale bijeenkomst.

• Op het evenement kunnen dranken en etenswaren worden verkocht, maar dat mag niet het enige doel zijn van het evenement.

• De begroting (uitgaven en inkomsten) van het evenement is naar behoren ingevuld en is realistisch.

• In de begroting is aangegeven welke andere financiële middelen ter beschikking zijn.

• Het evenement moet door de aanvrager zelf worden georganiseerd.

• De organisator dient tevens een aanvraag in om zijn evenement te laten vergunnen en zorgt voor de nodige toelatingen, vergunningen en verzekeringen.

• De financiële steun van gemeente Grobbendonk moet vermeld worden op alle communicatiekanalen door het plaatsen van het Grobbendonks logo of de vermelding ‘met steun van gemeente Grobbendonk’. De gemeente heeft ook steeds de mogelijkheid om promotie te maken voor gemeentelijke activiteiten tijdens het evenement, voor zover dit toepasselijk is.

• Het evenement wordt ruim bekendgemaakt met het doel een zo groot mogelijk publiek te bereiken (binnen de beoogde doelgroep(en)).

• De organisator moet de voorwaarden en adviezen, opgelegd in de toelating van het lokaal bestuur, naleven. Daarbij houdt deze rekening met de veiligheidsvoorschriften van noodplanning, politie, brandweer, … en heeft desgevallend aandacht voor EHBO.

• Het evenement dient plaats te vinden tussen 1 maart van het jaar van indienen van de subsidieaanvraag en 1 maart van het daaropvolgende jaar.

Artikel 7: SUBSIDIEBEDRAG

• Voor alle aanvragen samen kan max. 5.000 euro worden toegekend.

• De subsidie kan nooit hoger zijn dan de som van de uitgaven vermeld in de begroting van het evenement.

• De subsidie kan niet aangewend worden voor investeringskosten (aankoop van materialen zoals meubilair, toestellen, machines, elektronische apparatuur, …)  of reguliere personeelskosten.

Artikel 8: PROCEDURE

1. Aanvraag

De aanvraag dient uiterlijk te worden ingediend op de laatste zondag van januari van het jaar N, voorafgaand aan de eerstvolgende periode van 12 maanden die begint te lopen vanaf de maand maart van het jaar N tot en met de maand februari van het jaar N+1 waarbij het evenement binnen deze periode van 12 maanden zal plaatsvinden. 

• De aanvraag omvat minstens: een duidelijke omschrijving van het evenement, een timing en een begroting (raming van de inkomsten en uitgaven).

• De subsidie wordt digitaal/schriftelijk aangevraagd via het daarvoor voorziene aanvraagformulier en bezorgd aan team Vrije tijd.

• Om voor deze subsidie in aanmerking te komen, moet het aanvraagformulier volledig worden ingevuld.

Beoordelingsprocedure - criteria

De indiener moet in zijn aanvraag motiveren hoe hij op volgende criteria scoort, maar moet niet voldoen aan alle criteria.

• Organisatorische criteria

• Er worden inspanningen gedaan om specifieke doelgroepen (vb. kinderen en jongeren) actief te betrekken bij de organisatie.

• Er is een samenwerking met Grobbendonkse verenigingen.

• Er is een samenwerking met Grobbendonkse handelaars. Het evenement heeft een meerwaarde voor lokale handel en/of horeca.

• De organisatie beschikt over een mobiliteitsplan waarin staat hoe het gebruik van het openbaar vervoer en de fiets wordt gestimuleerd en welke parkings voor voertuigen worden voorzien.

• De organisatie past de principes van duurzaamheid toe: het evenement wordt ecologisch verantwoord georganiseerd.

• Er is aandacht voor de toegankelijkheid van het evenement: er wordt rekening gehouden met personen met een beperking.

• Het evenement is een UiTPAS-activiteit (waarbij bezoekers punten kunnen sparen en een kortingstarief wordt toegepast indien het evenement niet gratis toegankelijk is). Om dit mogelijk te maken dient de organisator UiTPAS-partner te worden. Team Vrije tijd biedt hierbij ondersteuning.

• Het evenement is gratis toegankelijk.

• Programmatorische criteria:

• Het evenement bereikt een divers publiek. Het publiek heeft een diversiteit aan kenmerken op vlak van leeftijd, gender, etnische-culturele afkomst, seksuele geaardheid en genderidentiteit, lichamelijke, psychische en verstandelijke mogelijkheden, socio-economische status,…

• Er worden inspanningen gedaan om specifieke doelgroepen te bereiken: jongeren, senioren, …

• Het evenement promoot één of meerdere gemeentelijke troeven van Grobbendonk. Gemeente Grobbendonk werkt graag samen met organisatoren die met hun evenement bijdragen aan de missie en visie van Grobbendonk. Publieksevenementen bieden een ideaal platform om de positionering van ons dorp te ondersteunen. Daarom zet Grobbendonk in op initiatieven die de kernwaarden van Grobbendonk versterken:

• Grobbendonk ademt natuur en cultuur en heeft een groots verleden.

• Via een ruim vrijetijdsaanbod voor inwoners, maar ook voor toeristen, geven we Grobbendonk een plaats in het lokale en regionale cultuurlandschap.

• Grobbendonk brengt haar inwoners samen en zet nog meer in op onderlinge verbondenheid en solidariteit.

• Schaal van het programma: het programma is inhoudelijk sterk.

• Belevingswaarde: aantrekkelijke aankleding van de locatie, betrokkenheid bezoekers, kwaliteit catering en randactiviteiten, …

• Het evenement zorgt voor versterking van bestaande gemeentelijke evenementen.

• Schaalgrootte:

• Het aantal dagen dat het evenement plaatsvindt.

• Het ambitieniveau van het evenement: de beoogde opkomst en publieksbereik.

• Het evenement heeft een gemeentelijke, promotionele meerwaarde.

2. Toe te voegen documenten

• een gemotiveerde aanvraag;

• begroting (raming van de inkomsten en uitgaven) van het evenement.

3. Behandeling

 De beoordeling van de aanvragen gebeurt door een comité, samengesteld uit:

• de burgemeester of diens afgevaardigde;

• de bevoegde schepen Vrije tijd;

• de stafmedewerker samenleving of diens afgevaardigde;

• de evenementencoördinator of teamleider Vrije tijd;

• een onafhankelijk lid. 

Het comité behandelt de aanvragen en kent een score toe volgens de vastgelegde criteria.

Het beschikbare jaarbudget, zijnde 5.000 euro wordt vervolgens toegekend in volgorde van de score, tot het budget uitgeput is.

De gemotiveerde beoordeling wordt door het comité voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen neemt daarna een beslissing over de subsidieaanvragen en vermeldt daarin het subsidiebedrag.

4. Uitbetaling

Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing over de aanvraag uiterlijk 15 maart van het jaar van indienen van de subsidieaanvraag. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt 100% van het toegekende subsidiebedrag uitgekeerd.

Artikel 9: CONTROLE

Het college van burgemeester en schepenen behandelt alle betwistingen. Elke aanvrager moet zich onderwerpen aan eventuele controles of vragen om toelichting.

Indien het evenement (door overmacht) geannuleerd wordt, kan het college van burgemeester en schepenen de toegekende subsidie (deels) terugvorderen.

Artikel 10: SANCTIES