Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Het lokaal bestuur wil een bruisende en sociale gemeente zijn. Daarom bieden zij uitleenmaterialen aan voor o.a. verenigingen en organisatoren van publiek toegankelijke evenementen volgens de voorwaarden en afspraken die hierna worden vastgelegd in een uitleenreglement. De huidige werking en komst van een digitale toepassing vraagt een aanpassing en actualisering van dit reglement. 

Adviezen

Advies Cultuurraad: 

Gunstig advies na aanpassing van de opmerkingen in bijlage. Deze opmerkingen werden gedeeltelijk mee opgenomen. De overige werden genuanceerd of gemotiveerd. 

 

Advies Sportraad: 

Gunstig advies.

 

Advies Jeugdraad:

Gunstig advies.

Bijkomende motivering

De aangepaste onderdelen worden geel gemarkeerd in bijlage 1 en worden hierna opgesomd.

• Art. 1 - toepassing. 'Verwijzen naar helpdesk in beslissing' wordt geschrapt.
• Art. 2 - voorwaarden, aanvrager. Hier worden twee categorieën van aanvragers toegevoegd: "organisator van een openbaar evenement op grondgebied Grobbendonk" en "organisatoren van straat- en buurtfeesten op grondgebied Grobbendonk". Er zijn veel niet-erkende verenigingen uit Grobbendonk en Bouwel die ook aanspraak doen op de gemeentelijke uitleenmaterialen. In de huidige categorisering is dit niet mogelijk. 
  
  
• Art. 4 - uitzonderingen: Verenigingen binnen Neteland krijgen ook de mogelijkheid tot het ontlenen van materialen. Zij krijgen net zoals de naburige gemeenten 1 maand op voorhand bevestiging of het gevraagde materiaal al dan niet ter beschikking is. Organisatoren van evenementen op grondgebied Grobbendonk krijgen dus nog steeds voorrang op naburige gemeenten en verenigingen binnen Neteland. 
  
  
• Art. 5 - aanvraagformulier wordt vervangen door aanvraagprocedure. Door de komst van de digitale toepassing "Pixeo - Flowlab" wordt er niet meer gewerkt met het document "bijlage 3_uitleenreglement materialen". De volledige procedure van aanvraag materiaal tot toekenning gebeurt via Pixeo. Deze werking wordt toegelicht in het reglement. 
  
  
• 4. Leveren en ophalen van materialen door het team Onderhoud & Uitvoering, Art 7 - toepassing. Toevoeging van volgende vermelding: Wanneer team Uitvoering & Onderhoud door overmacht niet in de mogelijkheid is het ontleend materiaal op de voorziene datum ter beschikking te stellen, kan hiervoor geen schadevergoeding gevraagd worden. Bv. door een technische panne (lekke band) kunnen gevraagde materialen niet tijdig gebracht worden. De aanvrager kan in desbetreffend geval geen schadevergoeding vragen aan de gemeente Grobbendonk. 
  
  
• 4. Leveren en ophalen van materialen door het team Onderhoud & Uitvoering, Art 8 - tijdstip. Toevoeging van volgende vermelding: Indien het toegezegde materiaal niet overeenkomt met het geleverde materiaal, moet dit zo snel mogelijk gemeld worden aan het team Uitvoering & Onderhoud. De aanvrager is verantwoordelijk voor het nakijken van het geleverd materiaal op de dag van levering. Het ontbreken van geleverd materiaal moet ten laatste gemeld worden 30 minuten voor sluitingstijd aan team Uitvoering & Onderhoud zoals vermeld in Art. 11. Indien er een levering of afhaling moet gebeuren buiten de openingsuren door een laattijdige melding, wordt er een forfaitaire administratieve kost aangerekend van 50 euro. Indien er hiervoor acties moeten ondernomen worden door team Uitvoering & Onderhoud, worden deze aangerekend volgens het retributiereglement uitvoeren van werken en leveringen van diensten. 
   
  
  Het gebeurt regelmatig dat personeel na de werkuren en in het weekend persoonlijk gecontacteerd wordt voor ontbrekend uitleenmateriaal. Dit kan uiteraard niet de bedoeling zijn. De extra maatregel in dit reglement is ter voorkoming van deze oproepen en om ervoor te zorgen dat de teams tijdig actie kunnen ondernemen om misverstanden recht te zetten. 

• 5. Afhalen en terugbrengen van materialen door de aanvrager, Art. 9 - toepassing. Aanpassing van volgende procedure:
  "Ophalen van uitleenmateriaal in de sporthal gebeurt na telefonisch overleg 014/51.95.54" wordt vervangen door "Ophalen van uitleenmateriaal in de sporthal gebeurt op basis van de in Pixeo doorgegeven momenten en/of tijdstippen."
  5. Afhalen en terugbrengen van materialen door de aanvrager, Art. 10 - tijdstip. Toevoeging van volgende vermelding: 
  Het afhalen en terugbrengen van materialen kan enkel tijdens de openingsuren van het team. Deze openingsuren worden duidelijk vermeld bij de aanvraag in Pixeo.

• 5. Afhalen en terugbrengen van materialen door de aanvrager, Art. 11 - locatie. Hier worden de huidige openingsuren per locatie ter informatie toegevoegd.

• 6. Aansprakelijkheid, Art. 12 - Aansprakelijkheid. Toevoeging van volgende consequenties indien niet naleven van het reglement:

 

Bij het overtreden van de hiervoor vermelde regels of het berokkenen van schade kunnen, desgevallend cumulatief, maatregelen of boetes opgelegd worden:

• weigering om de materialen van de gemeente ter beschikking te stellen als: 

• de afspraken of voorwaarden niet tijdig worden nagekomen
• een voorgaande huur- of schadefactuur niet betaald is 

• weigering om voor één volledig jaar het materiaal van de gemeente te huren wegens:

• vandalisme
• het excessief overtreden van de veiligheids- en verbodsbepalingen

• 6. Aansprakelijkheid, Art. 13 - beschadiging en netheid van de materialen. Toevoeging van volgende voorwaarden: 
  

  Bij beschadiging zal het bedrag van de herstellingskosten en/of werkuren worden gefactureerd.

  Alle materialen dienen proper te worden ingeleverd. Indien dit niet gebeurt, worden de kosten voor het reinigen in rekening gebracht van de ontlener.

  
  

• 6. Aansprakelijkheid, Art. 14 - verlies of onherstelbare schade. Toevoeging van volgende: 
  
  Bij verlies of onherstelbare schade zal de vervangingswaarde worden gefactureerd. 

  Prijsvoorbeelden materialen: 

  • kabel 32A - 25m: 129,99 euro

  • stroomverdeelkast 32A: 423 euro

  • nadar: 125 euro

  Deze prijzen zijn louter informatief. De effectieve kostprijs bij schade of verlies hangt af van de prijzen op het desbetreffende moment.

  De schade zal aangerekend worden conform het retributiereglement "retributie uitvoering van werken en levering van diensten", en meer bepaald het punt herstellingen van schade hiervan.

 

De oude benaming van team Onderhoud & Uitvoering wordt overal in de tekst gewijzigd in team Uitvoering & Onderhoud.