Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Gemeente Grobbendonk heeft reeds de mogelijkheid om gebruik te maken van de raamovereenkomsten die C-smart aanbiedt.

Indien de gemeente Grobbendonk gebruik wil maken van een gesloten raamovereenkomst waarvan de procedure door C-smart werd gevoerd, moet er per opdracht een toetredingsbeslissing genomen worden door de bevoegde organen zijnde het college van burgemeester en schepenen en/of desgevallend de gemeenteraad, afhankelijk van de delegatiebevoegdheden.

Het doel van deze aankoopcentrale is het aanbieden van raamovereenkomsten die betrekking hebben op de IT-sector.

Deze sector is een heel volatiele markt, waarbij snel schakelen essentieel is.

Het nemen van elke toetredingsbeslissing voor elke raamovereenkomst vergt tijd die mogelijks een financiële negatieve impact heeft doordat bestellingen niet kunnen geplaatst worden op de meest gunstige momenten.

Om snel te kunnen schakelen wordt de gemeente Grobbendonk gevraagd om een éénmalig akkoord te geven dat er van elke door de aankoopcentrale C-smart gesloten raamovereenkomst per direct bestellingen kunnen geplaatst worden zonder eerst een toetredingsbeslissing te laten nemen door de bevoegde beslissingsorganen van gemeente Grobbendonk.

Er kan na goedkeuring van deze aansluitingsverklaring de reguliere bestelbonprocedure gevolgd worden conform de delegatiebevoegdheden die gelden binnen de gemeente Grobbendonk.

Er geldt geen afnameverplichting van om het even welke beschikbare raamovereenkomst van aankoopcentrale C-smart.

De gemeente wordt gevraagd om deze aansluitings- en vertrouwelijkheidsverklaring goed te keuren. Er vloeien geen verdere verplichtingen voort uit deze aansluitingsverklaring.

Het schaalvoordeel is mooi meegenomen, alsook het ontzorgen van het voeren van een eigen procedure wat al snel tijdswinst oplevert. Op die manier kan er sneller geschakeld worden indien nodig binnen onze organisatie.

Juridisch kader

Artikel 41, tweede lid, 10° van het Decreet Lokaal Bestuur (of artikel 56, §3 of §4 van het Decreet Lokaal Bestuur).

De wetgeving op de overheidsopdrachten, inzonderheid de artikelen 2, 6°, 43, § 1, tweede lid en 47 van de wet van 17 juni 2016 inzake overheidsopdrachten.

De hoedanigheid van C-smart dv als aankoopcentrale in de zin van artikel 2, 6° van de wet van 17 juni 2016, en de mogelijkheid voor de leden en aangesloten besturen om op deze aankoopcentrale beroep te doen.

Bijkomende motivering

Het is aangewezen is dat de gemeente Grobbendonk beroep doet op de aankoopcentrale van C-smart dv, om volgende redenen:

• De raamovereenkomsten van C-smart dv beantwoorden aan terugkerende behoeften van openbare besturen en aldus ook van de gemeente Grobbendonk;
• We dienen hierdoor zelf geen gunningsprocedure te voeren, wat een belangrijke besparing aan tijd en middelen betekent;
• De aansluiting tot één of meerdere raamovereenkomsten een intentie inhoudt om af te nemen, doch is er geen afnameverplichting; 
• We steeds vrij blijven om aankopen te realiseren via eigen gevoerde procedures. 

Entiteit zich akkoord verklaart met de algemene aansluiting en met de daaraan verbonden vertrouwelijkheidsverbintenis zoals omschreven in de aansluitingsverklaring in bijlage. Dit omvat:

• Een intentieverklaring;
• De vraag rond het bezorgen van ramingen met het oog op het opmaken van eventueel nieuwe raamovereenkomsten door de aankoopcentrale zonder daaraan verbonden afnameverplichtingen;
• Melding van de lijst van raamovereenkomsten waarop deze aansluitingsverklaring betrekking heeft;
• Mogelijkheid tot het herroepen van de vertrouwelijkheidsovereenkomst.

Financiële gevolgen/visum

Indien er effectief wordt overgegaan tot een bestelling op een raamovereenkomst aangeboden door C-smart die onder deze aansluitings- en vertrouwelijkheidsverklaring valt, zal de bestelbonprocedure gevolgd worden.