Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Het college van burgemeester en schepenen besliste op 4 september 2023 om met Neteland een bestek uit te schrijven voor een nieuwe leverancier voor een software voor een evenementenloket. Indien er een geschikte kandidaat is die ook een toepassing voor inname openbaar domein aanbiedt dan kan deze module ook opnieuw uitgeschreven worden.

De stad Herentals wordt gemandateerd om de procedure te voeren en in naam van Gemeente Grobbendonk, Gemeente Olen, Gemeente Herenthout en Gemeente Vorselaar bij de gunning van de opdracht op te treden. In geval van een juridisch geschil omtrent deze overheidsopdracht, is elk deelnemend bestuur mee verantwoordelijk voor alle mogelijke kosten in verhouding tot zijn aandeel in de opdracht. 

Een ruime werkgroep met collega’s uit Neteland binnen evenementen, mobiliteit, noodplanning, informatie en GIS maakten op dinsdag 26 september 2023 een behoefteanalyse voor de nieuwe software. Alvorens een bestek te schrijven werd beslist om met een kerngroep van medewerkers eerst een marktonderzoek te voeren. Dit gebeurde in oktober en november 2023. De bevindingen van dit onderzoek werden aan de ruime werkgroep gepresenteerd op dinsdag 21 november 2023. Tijdens dit overleg werd de richting bepaald voor het opmaken van het bestek. Het bestek werd opnieuw geschreven door de kerngroep samen met de expert overheidsopdrachten van Herentals. Het bestek werd samen met de samenwerkingsovereenkomst opnieuw besproken met alle betrokken collega’s op 18 december 2023. Hier werden de documenten gefinaliseerd.

Juridisch kader

• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikel 56 betreffende de bevoegdheden van het college van burgemeester en schepenen.
• Wet van 29 juli 1991 betreffende de uitdrukkelijke motiveringsplicht van bestuurshandelingen en latere wijzigingen.
• Bestuursdecreet van 7 december 2018.
• Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017, meer bepaald artikelen 326 tot en met 341 betreffende het bestuurlijk toezicht.
• Wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en latere wijzigingen.
• Wet van 17 juni 2016 en latere wijzigingen inzake overheidsopdrachten, meer bepaald artikel 41, §1, 1° (het geraamde bedrag exclusief btw bereikt de drempel van 215.000,00 euro niet), en meer bepaald  artikels 2, 36° en 48 die een gezamenlijke realisatie van de opdracht in naam en voor rekening van meerdere aanbesteders toelaat.
• Koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en latere wijzigingen.
• Koninklijk besluit van 18 april 2017 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren en latere wijzigingen.

Bijkomende motivering

Het college van burgemeester en schepenen keurde op 8 januari 2023 het bestek "Het leveren en implementeren van een softwaremodule voor de digitalisering en automatisering van alle aanvragen van evenementen en inname openbaar domein volgens het gipod decreet” goed.

Het betreft een gezamenlijke opdracht waarbij het aangewezen is dat Stad Herentals de procedure zal voeren en in naam van Gemeente Grobbendonk, Gemeente Olen, Gemeente Herenthout en Gemeente Vorselaar bij de gunning van de opdracht zal optreden.

Elke gemeente van Neteland agendeert het bestek op het college van burgemeester en schepenen en de samenwerkingsovereenkomst (in bijlage) op de gemeenteraad. De publicatie van het bestek gebeurt na goedkeuring op de laatste gemeenteraad. Hieronder staat het overzicht van de verschillende zittingen in chronologische volgorde:

-          Herenthout: 22 januari

-          Vorselaar: 23 januari

-          Grobbendonk: 23 januari

-          Herentals: 30 januari

-          Olen: 7 februari

De publicatie van het bestek gebeurt op donderdag 8 februari 2024. Leveranciers hebben tijd tot en met 11 maart om 5.00 uur 2024 om hun voorstel in te dienen. De gunning wordt verwacht in de week van 25 maart of 1 april.

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020 -2025 van lokaal bestuur Grobbendonk.

BD000005 We realiseren een slank en efficiënt bestuur. 2020 - 2027.
AP000041 We garanderen een correcte, snelle en efficiënte dienstverlening en werking van de administratie.
AC000162 We houden de toepassingen voor het team Vrije tijd up-to-date.

MJP001594 Evenementenloket - 2024/2110000/IO/0119/01 (investering).
MJP000152 Evenementenloket - 2024/6140200/SA/0719 (exploitatie).