Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

In 2020 werd door en voor de gemeente/het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn een kader vastgelegd waarbinnen de organisatiebeheersing wordt georganiseerd. 

Organisatiebeheersing wordt decretaal in artikel 217 van het decreet lokaal bestuur (hierna DLB) omschreven als volgt: 

'Organisatiebeheersing is het geheel van maatregelen en procedures die ontworpen zijn om een redelijke zekerheid te verschaffen dat men:

1° de vastgelegde doelstellingen bereikt en de risico's om deze te bereiken kent en beheerst;

2° wetgeving en procedures naleeft;

3° over betrouwbare financiële en beheersrapportering beschikt;

4° op een effectieve en efficiënte wijze werkt en de beschikbare middelen economisch inzet;

5° de activa beschermt en fraude voorkomt.'

Als richtinggevend kader werd de leidraad van Audit Vlaanderen gekozen: dit model benadert organisatiebeheersing vanuit tien verschillende thema's. 

Gezien de steeds meer complexere context waarbinnen lokale besturen dienen te opereren, wint organisatiebeheersing aan toenemend belang. Ook binnen onze organisatie worden de principes van organisatiebeheersing steeds meer meegenomen in onze dagdagelijkse werking en hierop zal de komende periode nog veel sterker worden ingezet. Enkele (kleinere) aanpassingen (actualisaties naar aanleiding van de vernieuwde organisatiestructuur alsook een meer permanente monitoring in plaats van de oorspronkelijk voorziene driejaarlijkse zelfevaluatie) werden aan het kader aangebracht waardoor in de praktijk per legislatuur telkens een gehele cyclus zal worden doorlopen. 

De vaststelling van het organisatiebeheersingssysteem is een bevoegdheid van de algemeen directeur, na overleg met het managementteam. De rapportage dient te gebeuren conform artikel 219 DLB, op jaarlijkse basis en uiterlijk voor 30 juni. De rapportage omvat enerzijds een terugblik op het voorbije werkingsjaar en de verwezenlijkingen, anderzijds wordt op basis van een actieplan de komende periode benaderd.

Juridisch kader

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 juni 2025 houdende organisatiebeheersing - jaarlijkse rapportering - kennisname; 

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 25 juni 2024 houdende organisatiebeheersing - jaarlijkse rapportering - kennisname;

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 20 juni 2023 houdende organisatiebeheersing - jaarlijkse rapportering - kennisname;

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 21 juni 2022 houdende organisatiebeheersing - jaarlijkse rapportering - kennisname; 

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 22 juni 2021 houdende organisatiebeheersing - jaarlijkse rapportering - kennisname; 

Besluiten van de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn van 26 mei 2020 houdende organisatiebeheersing - kader en jaaractieplan 2020 - goedkeuring; 

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen (art. 217 t.e.m. art. 220).

Adviezen

Positief advies van het managementteam van 1 juni 2026 met betrekking tot het verslag van het werkingsjaar 2025-2026.

Positief advies van het managementteam van 1 juni 2026 met betrekking tot het voorstel van het jaaractieplan 2026-2027.

Bijkomende motivering

Teneinde een efficiënte benadering van de organisatiebeheersing na te streven werd ervoor geopteerd om de rapportage en de vooruitblik (actieplan) in één rapporteringsmoment samen te brengen, waardoor de combinatie terug- en vooruitblik naadloos in mekaar overgaan. Vermits de rapportage gebeurt in de raden van juni, wordt er gekozen voor een actieplan dat zowel het tweede semester van 2026 omvat, maar ook het eerste van 2027. De rapportering (evaluatie) hierover zal gebeuren op de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn van juni 2027.