De notulen van het vast bureau van 13 januari 2025 worden goedgekeurd.
Artikel 1: Kennisname van de bijgevoegde besluiten algemeen directeur OCMW.
Artikel 1: Goedkeuring van het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau als volgt:
Het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau
ORGANISATIE
Art. 1. - § 1. – Het college van burgemeester en schepenen bestaat uit de burgemeester en vier schepenen. De leden van het college van burgemeester en schepenen zijn van rechtswege lid van het vast bureau.
§ 2. – Als na de verkiezing van de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst blijkt dat hij nog geen lid was van het college van burgemeester en schepenen, wordt hij van rechtswege vanaf zijn eedaflegging, als schepen toegevoegd aan het college van burgemeester en schepenen en bijgevolg ook aan het vast bureau.
§ 3. – Het college van burgemeester en schepenen bestaat uit personen van verschillend geslacht.
§ 4. – De rangorde van de schepenen wordt bepaald door de volgorde op de gezamenlijke akte van voordracht. De voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst die niet op de gezamenlijke akte van voordracht is opgenomen, is de laatste in rang.
§ 5. – De burgemeester wordt geacht een hogere rang in te nemen dan de schepenen. Dezelfde rangorde wordt gehandhaafd voor het vast bureau.
Art. 2. - § 1. – Wanneer een schepen ontslag geeft of, conform de bepalingen op de akte van voordracht wordt opgevolgd, blijft hij in functie tot zijn opvolger de eed heeft afgelegd, tenzij bij onverenigbaarheid of wanneer de gemeenteraad beslist om het mandaat niet meer in te vullen.
§ 2. – De vervangende schepen wordt de voorlaatste in rang, tenzij in de akte van voordracht werd bepaald dat hij de rang inneemt van de schepen die hij vervangt.
§ 3. – Een schepen die ontslagnemend, tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt vervangen conform de bepalingen in het decreet lokaal bestuur.
§ 4. – De burgemeester die ontslagnemend, tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt vervangen conform de bepalingen in het decreet lokaal bestuur.
Art. 3. - § 1. – De burgemeester is voorzitter van het college van burgemeester en schepenen en bijgevolg ook van het vast bureau.
§ 2. – Wanneer de burgemeester tijdelijk afwezig of verhinderd is, wordt hij vervangen door de schepen die het hoogst in rang is, tenzij hij een schriftelijke vervangingsopdracht heeft gegeven aan een schepen van zijn keuze.
BEVOEGDHEDEN EN DELEGATIE VAN BEVOEGDHEDEN
Art. 4. - § 1. – Het college van burgemeester en schepenen bereidt de dossiers voor de gemeenteraad voor en voert de raadsbesluiten uit. Het vast bureau bereidt de dossiers voor de raad voor maatschappelijk welzijn voor en voert de raadsbesluiten uit.
§ 2. – Om tot een efficiënte beleidsvoorbereiding, -uitvoering en -evaluatie te komen, wordt, zonder afbreuk te doen aan het beginsel van de collegialiteit, een bevoegdheidsverdeling vastgelegd onder de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
Burgemeester - Marianne Verhaert
Algemene zaken
Burgerlijke stand
Veiligheid, politie en brandweer
Openbare werken en patrimonium
Mobiliteit en verkeersveiligheid
Intergemeentelijke samenwerking
Participatie
Schepen van financiën en erfgoed - Brent Wouters (Eerste schepen)
Financiën
Kerkfabrieken
Werk en economie
Juridische zaken, handhaving en toezicht
Erfgoed en publieke ruimte
Communicatie, digitalisering en administratieve vereenvoudiging
Schepen van leren, jeugd en gezin - Paulien Vervoort (Tweede schepen)
Onderwijs en vorming
Kinderopvang
Jeugd
Evenementen
Ontwikkelingssamenwerking
Vrijetijdsparticipatie
Schepen ruimtelijke ordening - Johan Verhaegen (Derde schepen)
Ruimtelijke ordening
Milieu en afvalbeleid
Landbouw
Dierenwelzijn
Klimaat en duurzaamheid
Schepen van vrije tijd en middenstand - Lorenz Boen (Vierde schepen)
Sport
Cultuur en openbare bibliotheken
Senioren
Middenstand, markten en kermissen
Toerisme
Schepen van Welzijn - Martine Taelman (Voorzitter BCSD/Vijfde schepen)
Zorg, gezondheid en preventie
Sociaal beleid
Inburgering
Armoedebestrijding en activering
Personeelszaken en vrijwilligers
Wonen en huisvesting
§ 3. – Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau is bevoegd voor de door het decreet lokaal bestuur en andere wetgeving toegewezen bevoegdheden en de door de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn gedelegeerde bevoegdheden.
Art. 5. - De burgemeester is bevoegd voor:
1e de uitvoering van politieaangelegenheden;
2e de uitvoering van wetten en decreten, tenzij de uitvoering aan een ander orgaan is opgelegd;
3e de aangelegenheden, vermeld in artikels 134bis, 134ter en 134quater van de Nieuwe Gemeentewet.
Art. 6. - § 1. – De algemeen directeur is bevoegd voor het dagelijks personeelsbeheer. De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn bepalen wat wordt verstaan onder dagelijks personeelsbeheer, voor zover deze niet onderworpen werden aan delegatie.
§ 2. – De algemeen directeur is bevoegd voor de door het decreet lokaal bestuur en andere wetgeving toegewezen bevoegdheden en de door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau gedelegeerde bevoegdheden.
§ 3. – De algemeen directeur oefent de bevoegdheden, vermeld onder § 2 persoonlijk uit. De bevoegdheden, vermeld onder § 1 kan hij delegeren aan personeelsleden in de organisatie.
Art. 7. - § 1. – De reglementen, verordeningen, akten en briefwisseling van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en de burgemeester worden door de voorzitter en de algemeen directeur ondertekend.
§ 2. – De voorzitter tekent de documenten van het college van burgemeester en schepenen met “burgemeester” en de documenten van het vast bureau met “burgemeester-voorzitter”.
BIJEENROEPING COLLEGE VAN BURGEMEESTER EN SCHEPENEN EN VAST BUREAU
Art. 8. - § 1. – Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau vergadert zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§ 2. - Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau vergadert in principe elke maandag om 14.30 uur in het gemeentehuis. In geval van feestdagen of vakantieperiodes kan hier in overleg van afgeweken worden.
§ 3. – Voor de vooraf vastgestelde vergaderingen worden geen bijzondere oproepingen of uitnodigingen verstuurd. De agenda wordt uiterlijk op de vrijdag voorafgaand aan de vergadering vanaf 11.00 uur via eMobile ter beschikking gesteld, samen met de bijhorende stukken.
§ 4. – In spoedeisende gevallen kan de voorzitter het college van burgemeester en schepenen en/of het vast bureau samenroepen op de dag en het uur door hem bepaald. Deze oproeping met mededeling van de agenda gebeurt zo mogelijk via eMobile, maar kan ook mondeling gebeuren.
AGENDA
Art. 9. - § 1. – De agendapunten worden aangebracht door de verscheidene teams in samenspraak met de bevoegde schepen, elk voor de thema’s waarvoor zij verantwoordelijk zijn. De agenda voor het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau wordt afzonderlijk opgesteld.
§ 2. – De leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kunnen eveneens agendapunten aanbrengen. Zij laten deze agendapunten via de betrokken teams inbrengen in eMobile.
§ 3. – Elk agendapunt bevat volgende elementen:
1e titel met duidelijke omschrijving van het onderwerp, zonder vermelding van privacygevoelige informatie;
2e toelichting waaruit de context en het voorwerp van het agendapunt blijken, desgevallend met vermelding van interne en/of externe adviezen;
3e verwijzingen naar het juridische kader, indien van toepassing;
4e referentie naar meerjarenplan, financiële informatie en visum, indien van toepassing;
5e voorstel van beslissing, gesteund op een wettelijke basis en rekening houdend met het algemeen belang en het belang van de inwoners van Grobbendonk.
§ 4. – Enkel in spoedeisende gevallen kunnen na het afsluiten van de definitieve agenda door de verscheidene teams punten aan de agenda worden toegevoegd. De algemeen directeur oordeelt in overleg met de burgemeester over de spoedeisendheid. Deze agendapunten voldoen eveneens aan §3 van dit artikel.
Art. 10. - § 1. - De definitieve agenda wordt digitaal ter beschikking gesteld van de leden van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het managementteam.
§ 2. – Voor elk agendapunt worden de dossiers via eMobile of via inzage ter beschikking gehouden voor de leden van het college van burgemeester en schepenen, het vast bureau en het managementteam.
QUORUM
Art. 11. - Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kan enkel beraadslagen en beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is. Indien er een kwartier na het vastgestelde uur onvoldoende aanwezigen zijn, stelt de voorzitter vast dat de vergadering niet kan doorgaan.
WIJZE VAN VERGADEREN
Art. 12. - Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau vergaderen aaneensluitend en in die volgorde, tenzij er een ernstige reden is om hiervan af te wijken.
Art 13. Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kan op digitale of hybride wijze vergaderen conform artikel 54, 83 of 129 van het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur als al de volgende voorwaarden zijn vervuld:
- ieder lid heeft afzonderlijk digitaal toegang tot de beraadslaging en de stemming;
- de leden zijn zichtbaar en hoorbaar herkenbaar op een wijze waardoor hun identiteit kan worden vastgesteld;
- bij een stemming over een onderwerp waarvoor geen geheime stemming is voorgeschreven, maakt ieder lid dat aan de vergadering deelneemt,
zijn stem uitdrukkelijk kenbaar. De voorzitter van het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend. Bij een geheime stemming wordt de stemming op zodanige digitale wijze georganiseerd dat de voorzitter de authenticiteit van de uitgebrachte stem kan controleren, waarbij een geheime stem niet herleid kan worden tot het lid dat de stem heeft uitgebracht. De voorzitter maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Art. 14.- § 1. – De voorzitter zit de vergaderingen voor en opent en sluit de vergadering.
§ 2. – De vergaderingen zijn niet openbaar. Personeelsleden en deskundigen kunnen uitgenodigd worden om toelichting te geven over bepaalde dossiers.
§ 3. – De algemeen directeur of zijn vervanger woont de vergadering bij.
Art. 15. - § 1. – De punten die vermeld staan op de agenda worden behandeld in de daardoor bepaalde volgorde, tenzij er uitdrukkelijk anders wordt over beslist.
§ 2. - De algemeen directeur adviseert het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau op beleidsmatig, bestuurlijk en juridisch vlak. Hij herinnert in voorkomend geval aan de geldende rechtsregels en vermeldt de feitelijke gegevens waarvan hij kennis heeft.
§ 3. - Nadat de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau voldoende aan het woord zijn geweest en wanneer de voorzitter oordeelt dat het agendapunt voldoende werd besproken, sluit hij de bespreking.
Art. 16. - § 1. – Het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau beslist collegiaal en is collegiaal verantwoordelijk voor de genomen beslissingen.
§ 2. - Wanneer, voorafgaand aan de vergadering, alle leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau een agendapunt in eMobile hebben goedgekeurd, wordt unaniem ingestemd met het in het agendapunt opgenomen voorstel van beslissing. Het agendapunt wordt tijdens de vergadering van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau niet besproken, tenzij een lid van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau hierom uitdrukkelijk verzoekt.
§ 3. - Wanneer de voorzitter na de bespreking van een agendapunt vaststelt dat er eensgezindheid is over de beslissing, wordt niet overgegaan tot stemming. Telkens wanneer een lid van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau hierom verzoekt, wordt een agendapunt ter stemming voorgelegd.
§ 4. - Als een lid van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau hierom verzoekt, wordt een agendapunt verdaagd. Een agendapunt kan twee maal worden verdaagd. Wanneer dit punt voor de derde maal, zonder nieuwe informatie, op de agenda staat en er wordt nog geen eensgezindheid bereikt, wordt er over gestemd.
WIJZE VAN STEMMEN
Art. 17. - § 1. – Voor elke stemming omschrijft de voorzitter het voorwerp van de bespreking waarover gestemd moet worden.
§ 2. - De stemming gebeurt via eMobile en is niet geheim, behalve voor individuele personeelszaken, waarover geheim wordt gestemd.
§ 3. – De geheime stemming gebeurt elektronisch of bij voorafgemaakte stembriefjes bij technisch falen van het systeem. De leden van het college van burgemeester en schepenen stemmen ‘ja’, ‘neen’ of onthouden zich.
§ 4. - De besluiten worden genomen met volstrekte meerderheid van de geldig uitgebrachte stemmen, zonder rekening te houden met de onthoudingen.
§ 5. - Bij staking van stemmen wordt het agendapunt verdaagd naar de volgende vergadering. Als de meerderheid van de aanwezige leden het agendapunt vóór de behandeling ervan als spoedeisend heeft bestempeld, is de stem van de voorzitter doorslaggevend. De stem van de voorzitter is eveneens doorslaggevend wanneer er tijdens twee opeenvolgende vergaderingen over eenzelfde agendapunt staking van stemmen is.
§ 6. – In afwijking van § 4. van dit artikel is bij staking van stemmen het voorstel verworpen in de gevallen dat het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau optreedt als tuchtoverheid.
§ 7. - Voor elke aanstelling, aanwijzing of verkiezing van kandidaten, wordt tot een afzonderlijke stemming overgegaan. Als de vereiste meerderheid niet wordt verkregen bij de eerste stemming, wordt opnieuw gestemd over de twee kandidaten die de meeste stemmen hebben gehaald. Als bij de eerste stemming sommige kandidaten een gelijk aantal stemmen behaald hebben, wordt de jongste kandidaat tot de herstemming toegelaten. Bij staking van stemming bij de herstemming heeft de jongste kandidaat de voorkeur.
§ 8. – Bij vergaderen op digitale wijze gelden de voorwaarden beschreven in Art. 13. van dit reglement.
NOTULEN
Art. 18. - § 1. - Van iedere vergadering worden notulen opgemaakt. De notulen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau vermelden, in chronologische volgorde, alle besproken agendapunten, alsook het gevolg dat gegeven werd aan die punten waarover het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau geen beslissing heeft genomen.
§ 2. – De notulen maken duidelijk melding van alle besluiten. Alleen de besluiten in de notulen kunnen rechtsgevolgen hebben.
§ 3. – Als het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau overeenkomstig artikel 267 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 en 273 van het decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, als een lid van het college van burgemeester en schepenen of het vast bureau daarom verzoekt, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen.
§ 4. – De notulen worden onder verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld, overeenkomstig de bepalingen van het decreet lokaal bestuur.
§ 5. – De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
§ 6. – Elk lid van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau heeft het recht opmerkingen te maken over de redactie van de notulen van de vorige vergadering. Als die opmerkingen door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau worden aangenomen, worden de notulen in die zin aangepast.
§ 7. - In afwijking van §5. van dit artikel worden de notulen geheel of gedeeltelijk, zo dikwijls als het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau het wenst, staande de vergadering opgemaakt en door de meerderheid van de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau en de algemeen directeur ondertekend.
§ 8. – De notulen worden in eMobile bewaard.
INFORMATIE VOOR RAADSLEDEN EN PUBLIEK
Art. 19. - § 1. – De notulen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau worden, uiterlijk op dezelfde dag als de vergadering van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau volgend op deze waarop de notulen werden goedgekeurd, gedeeld met de gemeenteraadsleden. Dit gebeurt via eMobile.
§ 2. – Andere informatie met betrekking tot het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau kan door raadsleden ingekeken worden in het kader van hun inzagerecht.
§ 3. – De beknopte lijst van besluiten van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau wordt, exclusief privacygevoelige informatie, na goedkeuring van de notulen, gepubliceerd op de website.
§ 4. - Bekendmaking van informatie van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau is mogelijk naar aanleiding van aanvragen in het kader van de openbaarheid van bestuur, waaraan een gunstig gevolg werd gegeven.
VERGOEDINGEN
Art. 20. - § 1. – Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau worden geen presentiegelden verleend.
§ 2. - Wanneer de leden zich verplaatsen met het openbaar vervoer, worden de gemaakte kosten volledig terugbetaald na voorlegging van het origineel vervoerbewijs. Tevens zal een auto of fiets ter beschikking worden gesteld van de leden van het college van burgemeester en schepenen.
§ 3. – Aan de leden van het college van burgemeester en schepenen wordt een laptop als werkinstrument ter beschikking gesteld.
§ 4. – Ter ondersteuning van de leden van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau wordt jaarlijks een gezamenlijk werkingsbudget (incl. kosten van studiedagen of vormingscursussen) ten laste van de gemeentebegroting ter beschikking gesteld als volgt bepaald: 700 euro per lid van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau.
§ 5. – Op het einde van het werkjaar licht het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau aan de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn in een nota met bewijsstukken toe hoe ze de ontvangen middelen gebruikte. Jaarlijks wordt een overzicht gemaakt van de aanwending van alle middelen. Dat overzicht is openbaar.
SAMENWERKING MET DE ADMINISTRATIE
Art. 21. - § 1. – De algemeen directeur sluit, mede namens het managementteam, een afsprakennota met het college van burgemeester en schepenen, met het vast bureau, met de burgemeester, met het bijzonder comité voor de sociale dienst en met de voorzitter van het bijzonder comité voor de sociale dienst over de wijze waarop zal samengewerkt worden om de beleidsdoelstellingen te bereiken en over de omgangsvormen tussen bestuur en administratie.
§ 2. – Voor het optimaliseren van de interne werking en het bereiken van de beleidsdoelstellingen, is het noodzakelijk een effectieve en efficiënte overlegstructuur tussen bestuur en administratie op te zetten. De algemeen directeur werkt hiervoor, samen met het managementteam, een voorstel uit. Het voorstel wordt na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau consequent in de organisatie toegepast.
Artikel 2: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
Algemeen directeur
Financieel directeur
Team Informatie & Communicatie
Team Financieel Management
Team HRM & Secretariaat
Dit agendapunt wordt doorverwezen naar de dagorde van de raad voor maatschappelijk welzijn met volgend voorstel:
Artikel 1: De raad voor maatschappelijk welzijn duidt volgende personen aan tot het einde van de legislatuur:
Artikel 2: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
De voorzitter van de lokale adviescommissie
Artikel 1: Goedkeuring van de bestellijst exploitatie van 20 januari 2025.
Artikel 1: Goedkeuring van de opbrengsten van 2024001229 tot en met 2024001267 (2024) en 2025000034 tot en met 2025000112 (2025).
Artikel 1: Goedkeuring van de kosten van 10 januari 2025 tot en met 16 januari 2025 (2024 en 2025).