HET COLLEGE
MOTIVERING
Evenement
Team Vrije tijd vraagt toestemming om de Heksentocht te mogen organiseren van 30 oktober 16.00 uur tot 1 november 2026 03.00 uur.
Aan het evenement nemen ruim 17 verenigingen deel. Er worden in totaal ongeveer 1.300 deelnemers verwacht.
Voor de opbouw, praktische ondersteuning en afbouw van het evenement wordt beroep gedaan op de gemeentelijke diensten en verenigingen.
Kidseditie – vrijdag 30 oktober 2026
Op vrijdag 30 oktober 2026 organiseert het lokaal bestuur een afzonderlijke kidseditie voor kinderen van 6 tot en met 12 jaar.
De kidseditie vindt plaats op het militaire domein.
De kinderen vertrekken vanuit de Volle Vaart en worden per groep van maximaal 15 kinderen met de gemeentelijke bus naar het militaire domein gebracht en na afloop teruggebracht naar de Volle Vaart.
Elke groep wordt begeleid door twee gidsen. Er wordt voorzien dat maximaal één ouder/begeleider per kind de activiteit kan bijwonen.
De eerste groep vertrekt om 17.15 uur en de laatste groep om 20.55 uur.
In totaal kunnen ongeveer 180 kinderen deelnemen.
Op het militaire domein worden de kinderen in kleine groepen langs verschillende acts geleid. Deze acts worden op kindermaat uitgewerkt en uitgevoerd door deelnemende verenigingen.
Heksentocht – zaterdag 31 oktober 2026
Op zaterdag 31 oktober 2026 vindt de Heksentocht plaats op het militaire domein. Verschillende deelnemende verenigingen verzorgen hier een act.
De deelnemers verzamelen in de Volle Vaart en vertrekken in groepen met de bus richting het militaire domein.
Elk kwartier vertrekken maximaal 55 deelnemers, begeleid door twee gidsen.
De eerste groep vertrekt omstreeks 17.15 uur en de laatste groep omstreeks 23.15 uur.
Na de wandeling worden de deelnemers met de bus teruggebracht naar de Volle Vaart, waar zij de mogelijkheid krijgen om nog iets te drinken.
Het lokaal bestuur doet opnieuw beroep op professionele security. De inzet van de bewakingsagenten heeft een preventief en proactief karakter en moet bijdragen aan de veiligheid van deelnemers, medewerkers, vrijwilligers en deelnemende verenigingen én aan het voorkomen van overlast.
Tijdens het evenement worden alcoholische dranken geschonken. Voor het verstrekken van sterke drank wordt de vereiste vergunning aangevraagd.
Voor het gebruik van elektronisch versterkte muziek wordt een geluidsafwijking aangevraagd.
Verkeersmaatregelen
Om de deelnemers veilig met de bussen naar de locatie Training Area van het militaire domein te vervoeren, worden tijdelijke verkeersmaatregelen genomen.
In de Koolaardestraat wordt op vrijdag 30 oktober 2026 tot zondag 1 november 2026 een parkeerverbod voorzien langs de rechterzijde.
De nodige verkeerssignalisatie wordt geplaatst om de opstap- en afstappunten van de bussen duidelijk aan te duiden.
Ter hoogte van Vaartkom wordt de nodige signalisatie voorzien om weggebruikers te waarschuwen voor het busverkeer en de aanwezigheid van deelnemers.
De betrokken bewoners worden voorafgaandelijk geïnformeerd via een bewonersbrief.
De verkeersmaatregelen worden afgestemd met de politie.
Vergunningen
De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.
Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, -schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.
Logistieke ondersteuning
De nodige materialen zijn aangevraagd via het digitale platform PIXEO.
Verzekeringen
De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.
Personeelsinzet
Vrijdag 30 oktober 2026:
Stijn Schoeters: van 09.00 uur tot einde evenement. Hij is coördinator van de Kidseditie.
Stijn Vanmuysen: van 10.00 uur tot nodig geacht in samenspraak. Hij doet mee opbouw, ondersteuning en verkenningswandeling met de gidsen om 19.00 uur op het militair domein.
Eva Van den Brande: 16.00 uur tot einde evenement. Zij doet coördinatie en is aanspreekpunt in de Volle Vaart.
Steven Anthonis: 16.00 uur tot 21.00 uur. Hij is verhalenverteller tijdens de Kidseditie.
De gemeentelijke bus en chauffeur zal worden ingezet om de kinderen van en naar het militaire domein te brengen. Van 16.45 uur tot 21.45 uur.
Er wordt inzet gevraagd van team U&O van 2 personen voor het vlot verloop van de afbraak (onder voorbehoud van planning).
Zaterdag 31 oktober 2026:
Stijn Vanmuysen: van 10.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
Stijn Schoeters: van 10.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
Eva Van den Brande: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet coördinatie en is aanspreekpunt in de Volle Vaart.
Zondag 1 november 2026:
Stijn Vanmuysen: coördinatie afbraak.
Stijn Schoeters: coördinatie afbraak.
De personeelsinzet werd vooraf besproken en goedgekeurd via beslissing van de algemeen directeur.
Er wordt gestreefd naar een efficiënte inzet van de gemeentelijke werkuren. Zodra de werkzaamheden kunnen worden beëindigd, wordt het werk beëindigd en wordt uitgetikt.
Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.
Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.
Gemeenteraadsbesluit van 23 april 2024 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.
Gemeenteraadsbesluit van 18 december 2025 houdende retributie van vrijetijdsactiviteiten.
Tijdelijk verkeersreglement
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.
Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.
Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.
Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.
Mobiliteit
Naar analogie met vorige edities is het aangewezen een parkeerverbod in te richten in de Koolaardestraat van vrijdag 30 oktober - 15.00 uur tot en met zondag 1 november - 04.00 uur langs de rechterzijde van de straat, kant van de even huisnummers.
Om het in- en uitstappen op de Vaartkom veilig te laten verlopen is het aangewezen de snelheid op de Vaartkom te beperken tot 30km/uur.
Verder adviseert politie Neteland om deelnemers te doen oversteken waar de bussen effectief vertrekken. Daar kan dan extra waarschuwing met dagslapers gezet worden. Vanaf de in-/uitrit van de parking van het gemeentehuis en vanaf het bruggetje naar het jeugdhuis tot aan deze oversteekplaats kan het voetpad afgezet worden met nadarhekken.
Noodplanning
Overeenkomsten
De deelnemende verenigingen worden vergoed voor de prestaties die zij in het kader van de Heksentocht leveren. De modaliteiten en voorwaarden van deze vergoeding worden voorafgaandelijk vastgelegd in een samenwerkingsovereenkomst tussen het lokaal bestuur Grobbendonk en de betrokken vereniging.
De inhoud van de samenwerkingsovereenkomst werd afgestemd binnen de werkgroep Heksentocht.
In deze beslissing wordt de blanco samenwerkingsovereenkomst als model ter goedkeuring voorgelegd. De individuele samenwerkingsovereenkomsten met de deelnemende verenigingen worden vervolgens, op basis van dit goedgekeurde model, afzonderlijk ter goedkeuring voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen.
BD000002 Beleven, ontmoeten en ondernemen 2026 - 2033
AP000015 Evenementen & activiteiten 2026 - 2033
AC000078 We organiseren een jaarlijkse Heksentocht.
MJP000612 We organiseren de heksentocht.
Budget: 18.500 euro.
MJP000657 Heksentocht tickets ontvangsten.
Raming: 19.000 euro
MJP000656 Heksentocht drank en catering ontvangsten.
Raming: 8.000 euro
MJP000613 Heksentocht prestaties overeenkomsten.
Raming: 15.500 euro
Kostenraming:
Het budget wordt beheerd en gemonitord in aanloop van het evenement.
Ticketgang: zit inbegrepen in het algemene contract
Deelname aan de kidseditie kost 8 euro
Deelname aan de volwasseneditie kost 15 euro
Consumptieprijzen:
We zetten in op UiTPAS kansentarief en omruilvoordeel.
BESLUIT
Artikel 1: Het college van burgemeester en schepenen geeft toestemming voor de organisatie van Heksentocht die aanvangt 30 oktober 2026 om 16.00 uur en eindigt op 1 november 2026 om 03.00 uur.
Artikel 2: De organisator de toestemming te geven tot het schenken van alcoholische dranken en specifiek te wijzen op de regelgeving om geen alcoholische dranken te schenken aan jongeren onder de 16 jaar en geen sterke dranken te schenken aan jongeren onder de 18 jaar. De organisator dient hier actief op te controleren (bv. door bandjes).
Artikel 3: Het college van burgemeester en schepenen geeft goedkeuring voor de samenwerkingsovereenkomst (zie bijlage).
Artikel 4: Een afwijking toe te staan van de geluidsnorm voor het evenement op 30 oktober 2026 tot 1 november 2026 tot maximum 03.00 uur tot een maximaal geluidsvolume van ≤ 95 dB(A). 95 dB met een bijkomende dB(c) weging op het evenement van 107 dB(C), gemeten als LCeq, 15 min bij 95 dB(A). Zo blijft de overlast van bastonen bij de buurtbewoners beperkt (dB(c) weging geldt enkel voor evenementen die buiten plaatsvinden).
Artikel 5: Deze afwijking toe te staan als aan volgende voorwaarden voldaan worden:
Artikel 6: Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de ticketprijzen van 8 euro voor de kidseditie en 15 euro voor de volwassenen mits inzet op de UiTPAS als kansentarief en omruilvoordeel.
Artikel 7: Het college van burgemeester en schepenen gaat akkoord met de consumptieprijzen:
Artikel 8: Van vrijdag 30 oktober 2026 - 15.00 uur tot zondag 1 november 2026 - 04.00 uur zal met E3-borden en onderborden GXa, GXb en GXd een parkeerverbod ingevoerd worden in de Koolaardestraat langs de rechterzijde van de straat, kant van de pare huisnummers.
GXa: begin van de reglementering
GXb: einde van de reglementering
GXd: reglementering op een lange afstand
Artikel 9: Van vrijdag 30 oktober tot en met zondag 1 november 2026 zal in de Vaartkom een snelheidsbeperking ingevoerd worden van 30km/uur. Hiervoor worden de nodige C43-borden gezet aan het begin van de Vaartkom (kant rotonde) en aan het einde van de zone 30 komende uit de Eikenlei.
Artikel 10: De plaats waar deelnemers oversteken ter hoogte van de op-/afstapplaats van de bus aan de kazerne wordt geaccentueerd. Links en rechts van de rijbaan, in beide rijrichtingen worden dagslapers gezet. Vanaf de in-/uitrit van de parking van het gemeentehuis en vanaf het bruggetje naar het jeugdhuis tot aan deze oversteekplaats zullen nadarhekken gezet worden tussen de rijbaan en het voetpad.
Artikel 11: De organisator op te dragen alle richtlijnen, voorwaarden en veiligheidsvoorschriften na te volgen zoals terug te vinden in het digitaal evenementenloket.
Artikel 12: De organisator op te dragen de richtlijnen van noodplanning strikt te volgen, namelijk:
Artikel 13: De organisator te belasten met de verantwoordelijkheid voor het afsluiten van een evenementenverzekering.
Artikel 14: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
Team Ruimte & Vergunningen
Team Uitvoering & Onderhoud
Team Financieel Management
Team Informatie & Communicatie
Team Secretariaat
Wijkpost politie
Noodplanningsambtenaar