Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

   Op 7 januari 2024 kreeg team Vrije tijd de aanvraag van de Kempische marktbond om jaarmarkt te mogen organiseren op 10 maart 2024 10.00 uur tot 10 maart 2024 18.00 uur.
   De jaarmarkt wordt naar jaarlijkse traditie samen georganiseerd met de halfvasten kermis die zal plaatsvinden van zaterdag 9 maart 2024 tot en met maandag 11 maart 2024. De jaarmarkt is een initiatief van een externe organisator.
   Er werd vanuit team Vrije tijd gevraagd om zowel de lokale handelaars alsook de marktkramers van de wekelijkse markt de kans te geven deel te nemen aan de jaarmarkt. Verder werd vanuit team Vrije tijd gevraagd om een voorbeeld te verkrijgen van de communicatie die zal gebeuren naar de handelaars en buurtbewoners toe om het evenement en de bijhorende hinder kenbaar te maken.

2. Verkeersmaatregelen

   De organisator vraagt om het ganse plein af te sluiten voor het opstellen van de jaarmarkt op zondag 10 maart 2024 van 07.00 uur tot 20.00 uur. De parkings aan de bib mogen niet ingenomen worden.

3. Vergunningen

   De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.

   Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.
4. Logistieke ondersteuning

   Er worden volgende materialen gevraagd: elektrische materialen.

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

Juridisch kader

1. Vergunningen

Politiecodex zone Neteland – versie met alle wijzigingen tot en met 6 juli 2020. Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019. Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.

2. Tijdelijk verkeersreglement

• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
• De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.
• Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
• Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
• Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.
• Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.
• Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
• Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
• De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.

Adviezen

Mobiliteit

Het team mobiliteit geeft het volgende advies: Voor het afsluiten van het plein en bepijling omleiding moet een tijdelijk verkeersreglement goedgekeurd worden. 

Noodplanning

- De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen. In het bijzonder schenkt hij aandacht aan punt 30 'Veiligheidseisen inzake gashouders, bak- en braadinstallaties en verwarmingsinstallaties'.

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.

- De organisator licht de standhouders tijdig en duidelijk in over de richtlijnen brandveiligheid. Hiervoor kan hij de fiche ‘Steekkaart kraamhouders’ gebruiken. De organisator neemt maatregelen om te zorgen dat standhouders deze instructies naleven.

- De organisator levert een grondplan af met aanduiding van het marktgedeelte (één kant/twee kanten van de straat), nutsvoorzieningen, brandbestrijdingsmiddelen en vrije doorgangen staan aangeduid. De organisator zorgt dat er steeds een vrije doorgang van 4m is voor de hulpdiensten.

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

Bijkomende motivering

De samenwerking met de organisator verliep in het verleden niet altijd even vlot. We hebben meermaals verwarrende communicatie met buurtbewoners en handelaars ondervonden tot ongenoegen van deze mensen.

Er wordt aan externe organisatoren steeds een voorbeeldcommunicatie opgevraagd die aan buurtbewoners en handelaars dient bezorgd te worden. Ook bij de organisatie van de Jaarmarkt werd al meermaals een voorbeeldbrief opgevraagd. Tot op heden werd deze nog niet ontvangen.

Verder werd de opgevraagde informatie door de dienst Noodplanning tot op heden ook niet verder aangevuld of verduidelijkt.

Om de verstandhouding met de lokale handelaars goed te houden vragen we zoals ook afgesproken de voorgaande jaren om het innemen van de ruimte voor commerciële panden niet toe te staan en lokale handelaars de kans te geven om kosteloos deel te nemen aan de jaarmarkt indien ze hun verkoopstand opstellen voor hun eigen handelszaak.

Financiële gevolgen/visum

1. Retributiereglement

Het gebruik van foorkasten op het openbaar domein hangt vast aan een retributiereglement. Wens je gebruik te maken van de foorkasten, dan ga je automatisch akkoord met dit reglement. Het reglement kan je hier raadplegen: https://www.grobbendonk.be/gemeentelijk-reglement-op-het-gebruikvan-foorkasten-op-openbaar-domein.