Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Team Vrije tijd vraagt toestemming om op zaterdag 4 en zondag 5 september 2021 het evenement "Weekend van de verenigingen" te organiseren. We organiseren dit als een Covid Safe Event. Alle personen die willen deelnemen aan het evenement, worden verplicht om hun vaccinatiecertificaat of negatieve test aan te tonen, alsook hun identiteitsbewijs.  

Op zaterdag 4 september zal er van start gegaan worden met de Laureaten Ten Throne omstreeks 16.00 uur. Hierbij worden de cultuur, jeugd en sport- laureaten gehuldigd. Er kan voor het eerst ook een #Grobbendonk-inspireert award uitgereikt worden. Nadien kunnen mensen genieten van een BBQ waarvoor ze kunnen inschrijven. Het eetgedeelte gaat door tussen 17.00 en 19.00 uur. 

Optredens:
Yves Segers van 19.30 uur - 20.15 uur

5napback van 21.00 uur - 22.30 uur

Ronny Retro van 22.30 uur - 23.30 uur

DJ Milano van 23.30 uur - 1.00 uur (indien de coronamaatregelen dit toelaten kan het einduur naar 2.00 uur verschuiven)

Er zal een ruim zomerterras zijn dat uitgebaat wordt door onze verenigingen waarvan de opbrengst verdeeld wordt.
Het zomerterras wordt op zaterdag uitgebaat met bonnetjes.

Op zondag 5 september wordt het een familiedag. Vanaf 14.00 uur kan iedereen snuisteren op de markt die rond het Astridplein opgebouwd zal zijn. Het zomerterras blijft staan, daar kan iedereen een hapje en drankje nuttigen dat aangekocht wordt bij de standjes.
De kinderanimatie begint met het Pedrolino poppentheater op het podium van 14.00 uur tot 15.00 uur.
In onze animatiezone vind je ook een minigolfterrein, Vlaamse volksspelen en springkastelen.

Optredens:

Harmonie en fanfare van 15.30 uur - 16.30 uur

MAF van 17.00 uur - 18.30 uur

Wim Soutaer van 19.00 uur - 20.00 uur

DJ Reeze van 20.00 uur - 22.00 uur

Alle opbrengsten van het zomerterras en BBQ zullen verdeeld worden onder de deelnemende verenigingen volgens afgesproken subsidiereglement.

2. Tijdelijk verkeersreglement

Het Astridplein dient afgesloten te worden van zaterdag 4 september 2021 - 14.00 uur tot zondag 5 september 2021 - 24.00 uur. Tevens zal een parkeerverbod ingericht worden op het Astridplein en de openbare parkings aan de bibliotheek.

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90 % inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95 %.

4. Logistieke ondersteuning

We voorzien voor dit evenement de nodige logistieke ondersteuning vanuit team U&O:

- nadarhekken 

- feestverlichting 

- voorzettogen 

- elektriciteitskabels

- verdeelposten

5. Verzekeringen

De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij het lokaal bestuur als organisator.
Dit werd reeds voorzien vanuit team HRM.

6. Personeelsinzet

Voor dit evenement wordt de evenementencel (Brent Geukens, Stijn Schoeters en Katleen Schoenmakers) gevraagd om gedurende het hele evenement alles te begeleiden en coördineren. Dit zal gebeuren met in en uittikken in het registratiesysteem, aangezien er perioden van rust voorzien worden. Volgende taken worden opgenomen door de evenementencel: aansturing vrijwilligers, coördineren inkom, overzicht BBQ, overzicht groot terras, eerste aanspreekpunt voor: animatie, artiesten, verenigingen, marktkramers, ... 

Extra taken zijn de scanning van de Covid Safe Tickets zijn en de bemanning van een hulppost hiervoor. Er worden eventueel stewards voorzien om hierin te ondersteunen.

Er wordt voor dit evenement personeelsinzet gevraagd van Noortje Geerts en Krien Huysmans op zaterdag 4 september 2021 van 16.00 uur tot en met 22.00 uur.
Krien Huysmans wordt ook ingezet op zondag 5 september van 16.00 tot en met 22.00 uur. 

Voor de overige taken vragen wij vrijwilligers vanuit erkende Grobbendonkse verenigingen die een prestatietoelage krijgen vanuit het subsidiereglement inzake het ondersteunen van evenementen en/of  dagelijkse werking door verenigingen. Ook kunnen hiervoor extra punten verkregen worden in een jaarlijkse  subsidie vanuit deelname aan gemeentelijke activiteiten.  

Er wordt beperkte ondersteuning van team U&O gevraagd. Zaterdagochtend voor de opbouw. Zaterdagnacht om 1.00 uur opruim samen met medewerkers evenementencel. De nacht van zaterdag op zondag om 6.00 uur wordt er een veegwagen ingezet. Zondag om 22.00 uur wordt er opnieuw een veegwagen ingezet en helpt team U&O met de opruim. 

Juridisch kader

1. Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullende verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

2. Vergunningen

Zonale politiecodex Neteland versie 6 juli 2020, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 30 juni 2020.

Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019.

Adviezen

Noodplanning:

Advies (gunstig onder voorwaarden)

- voldoen aan het politiereglement houdende maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen;

- voldoen aan de richtlijnen brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck dient een veiligheidsregister aanwezig te zijn;

- er wordt een veiligheidsoverleg gepland met politie om de handhaving van de maatregelen te bespreken.

Er wordt gebruik gemaakt van het Covid Safe Ticket. Hierbij is het belangrijk op voorhand duidelijk te communiceren over de voorwaarden om het evenementterrein te kunnen betreden. Iedereen boven de 12 jaar moet een identiteitsbewijs en CST kunnen voorleggen. Dit kan op papier of via de Covid-safe app.

Om fraude tegen te gaan, moet aan de ingang worden nagegaan of de identiteit van de bezoeker overeenstemt met het aangeboden CST. Zonder deze documenten is toegang tot het evenementterrein niet mogelijk.

Door het gebruik van dit ticket is er binnen het evenementterrein geen mondmaskerplicht en geen verplichting voor social distance. Buiten het evenementterrein (wachtrij aan de inkom, diensten die buiten het terrein worden aangeboden), gelden de corona-maatregelen wel. Ook hier moet ingezet worden op toezicht.

Bijkomende motivering

Team R&V

Omwille van de veiligheid van de bezoekers is het aangewezen het ganse Astridplein verkeersvrij te maken tijdens de festiviteiten.

Voor het opstellen en afbreken van het podium zal een bijkomend parkeerverbod ingericht worden aan de plantsoenkant van het Astridplein ter hoogte van bakkerij Bierinckx.

Team FIM

Om verschuivingen te beperken en efficiënt te laten verlopen worden deze voorzien wanneer het volledige kostenplaatje bekend is. Deze kunnen voorzien worden vanuit acties voor evenementen en activiteiten die niet konden doorgaan omwille van corona.

Subsidiereglement inzake het ondersteunen van evenementen en/of dagelijkse werking door verenigingen
Meerjarenplan 2020-2025.
BD000005: We realiseren een slank en efficiënt bestuur. 2020 - 2025.
AP000040: We streven naar een efficiënte, professionele en klantgerichte organisatie. 2020 – 2025.
AC000552: We voorzien middelen en maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan.

Viering sportlaureaten
Meerjarenplan 2020-2025.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025
AP000021 We organiseren zelf activiteiten en evenementen. 2020 - 2025
AC000384 We organiseren de viering van laureaten ten Throne.

Financiële gevolgen/visum

Subsidiereglement inzake het ondersteunen van evenementen en/of dagelijkse werking door verenigingen

BD000005 We realiseren een slank en efficiënt bestuur. 2020 - 2025

AP000040 We streven naar een efficiënte, professionele en klantgerichte organisatie. 2020 - 2025

AC000552 We voorzien middelen en maatregelen om de verspreiding van het coronavirus tegen te gaan

MJP001802        2021/6490000/SA/0750

18.000 euro

Viering sportlaureaten

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025

AP000021 We organiseren zelf activiteiten en evenementen. 2020 - 2025

AC000384 We organiseren de viering van laureaten ten Throne.

MJP002020      2021/6140300/IO/0119/00

1.600 euro

Weekend van de verenigingen

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025

AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers. 2020 - 2025

AC000422 We ondersteunen het weekend van de verenigingen.

MJP002025   2021/6140300/SA/0741

1.250 euro

Verzekering 

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025

AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers. 2020 - 2025

AC000422 We ondersteunen het weekend van de verenigingen.

MJP002023            2021/6120000/SA/0710

202,00 euro

 

Kostenraming:

Promotie evenement: in afwachting van

Verzekering evenement: in afwachting van team HRM 

Yves Segers: 995 euro inclusief BTW

5napback: 1097,50 euro inclusief BTW

Ronnie Retro: 2725 euro inclusief BTW

DJ Milano: 350 euro inclusief BTW

Pedrolino poppentheater: 446,05 euro inclusief BTW

Harmonie en fanfare: deelname subsidie gemeentelijke activiteiten

MAF: 800 euro inclusief BTW

Wim Soutaer: 1176 euro inclusief BTW

DJ Reeze: 120 euro inclusief BTW

Licht en geluid: 3560 euro inclusief BTW

Verhuur tafels, stoelen en receptietafels: 1039,41 euro inclusief BTW

Podium: 3255 euro inclusief BTW

Rode Kruis: 300 euro (schatting) 

Sanitair: in afwachting van 

Catering: 250 euro (schatting)

SABAM: in afwachting van factuur unisono 

Minigolf: 100 euro inclusief BTW