Besluit  Raad voor maatschappelijk welzijn

DE RAAD VOOR MAATSCHAPPELIJK WELZIJN

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Organisatiestructuur Neteland Welzijn & Zorg - Shared Service Center:

Sinds de oprichting van de projectvereniging Neteland in 2017 is de werking van Neteland heel sterk gegroeid:

• Het aantal projecten is sterk toegenomen.
• Neteland heeft ondertussen heel wat personeelsleden om de samenwerking mee vorm te geven, samen met de lokale medewerkers
• ISOM werd in 2020 één van de beleidsdomeinen van Neteland.

Binnen Neteland is er dan ook constant aandacht om op een optimale manier te blijven samenwerken, aangepast aan de groeiende samenwerking. Daarbij is het belangrijk dat Neteland de nodige wendbaarheid en flexibiliteit blijft behouden.

In 2021 kwam daarom het Vademecum tot stand. Een document waarin duidelijk overlegstructuren en besluitvorming is opgenomen. Er is ook extra aandacht voor informatie-uitwisseling en betrokkenheid vb. personeelsevent, maandelijkse nieuwsbrief, agendering op MAT en CBS van Netelandverslagen,...

Binnen Neteland werd een werkgroep organisatiestructuur opgericht. Daarin werd onderzocht of en in welke structuur Neteland kan gevat worden en op welke manier Neteland de flexibiliteit en wendbaarheid kan behouden zonder de betrokkenheid van de vijf lokale besturen te verliezen en zonder een zesde organisatie te worden met alle overhead die een organisatie met zich meebrengt. De keuze om als netwerkorganisatie te opereren, maakt dat de vereniging behoefte heeft aan een Shared Service Center om ondersteunende diensten zoals personeelsbeheer, ICT, huisvesting en dergelijke te organiseren voor de projectvereniging. Voorstel is om, net als voor de gewezen ISOM diensten (het huidige Neteland Welzijn & Zorg), de stad Herentals te laten optreden als Shared Service Center met een transparante en zo duidelijk mogelijke kostenverdeling. Hierbij moeten volgende zaken worden meegenomen:

• Neteland hanteert andere verdeelsleutels dan Neteland Welzijn & Zorg. Deze laatste zijn historisch gegroeid en verschillen van dienstverlening tot dienstverlening. 
• De verdeelsleutels voor Welzijn & Zorg zijn contractueel vastgelegd tussen OCMW Herentals en de 6 andere OCMW’s. De wijze van doorrekening van de overheadkosten zijn aan actualisatie toe.
• Tot op heden werden geen afspraken gemaakt over de kosten die gedaan worden voor nieuw aangeworven personeelsleden binnen Neteland, hoewel deze op de loonlijst van Herentals staan en gebruik maken van de werkfaciliteiten en interne dienstverlening van Herentals (overheadkosten).
• Binnen Neteland zijn er eveneens medewerkers die op de loonlijst staan van individuele gemeenten én netwerk werken, bv. noodplanning en handhaving.
• De organisatie-, subsidie- en kostenstructuur van Neteland mist heden duidelijkheid, transparantie en overzicht. Uitdaging is om deze erg complexe financiële structuur op de meest eenvoudige wijze in beeld te brengen.
• Uiteraard houden we bij deze denkoefening ook rekening met de toekomstige uittreding van de gemeenten Lille en Kasterlee uit het samenwerkingsverband Neteland Welzijn & Zorg.

2. Beëindiging samenwerking Kasterlee/Lille:

Het samenwerkingsverband Neteland Welzijn & Zorg, het vroegere ISOM, is samengesteld uit volgende lokale besturen:

• Grobbendonk
• Herentals
• Herenthout
• Kasterlee
• Lille
• Olen
• Vorselaar

De samenwerking speelt zich af op de domeinen:

• Rechtshulp
• Vrijwilligerswerk
• Huis van het Kind
• Geïntegreerd Breed Onthaal (GBO)
• Regierol Sociale Economie
• Activering, nl. activerings-/tewerkstellingsdienst, Wijkwerken, ESF-project: MOEF Neteland & ESF-project: ICan

Voor het geheel is een coördinator aangesteld.

Neteland Welzijn & Zorg is een samenwerkingsverband zonder rechtspersoonlijkheid. OCMW Herentals neemt rechtspersoonlijkheid op voor de samenwerking: het personeel is in dienst van OCMW Herentals, personeelsdienst, financiële dienst, ICT-dienst,... zorgen voor de ondersteuning van Neteland Welzijn & Zorg.

OCMW Herentals heeft een samenwerkingsovereenkomst gesloten per domein met elk OCMW dat deelneemt aan de samenwerking. Dat betekent concreet dat OCMW Herentals voor rechtshulp een samenwerkingsovereenkomst heeft afgesloten met Olen, één met Vorselaar,... In de samenwerkingsovereenkomst is naast de werking ook de verdeling van de kosten opgenomen. De ondersteuning vanuit OCMW Herentals zit daarin vervat.

Op 10 december 2021 brachten de burgemeesters en algemeen directeurs van Lille en Kasterlee hun collega’s van Neteland op de hoogte dat zij de samenwerking binnen Neteland Welzijn & Zorg willen stopzetten. In het voorjaar van 2022 is een traject aangevat binnen een werkgroep om in onderling overleg de beëindiging te concretiseren. De werkgroep bestaat uit Tom De Munter, algemeen directeur Kasterlee, Rob Baeyens, adjunct algemeen directeur Kasterlee, Wim Verhulst, waarnemend algemeen directeur Lille, Dirk Soentjens, algemeen directeur Herentals, Elly Beirinckx, algemeen directeur Vorselaar en Margot Lembrechts, coördinator Neteland Welzijn en Zorg.

De werkgroep is vertrokken vanuit de engagementen die zijn aangegaan met derden: subsidies en samenwerkingsovereenkomsten met partners die niet behoren tot de samenwerking. Deze engagementen worden zoveel mogelijk behouden. Daarnaast wordt uitgegaan van volgende principes:

• Niet in de scope: Eerstelijnszone Middenkempen, SVK Isom, Het Gerief en Eerstelijnspsycholoog via CGG Kempen.
• We vervangen geen personeel zonder voorafgaand overleg.
• We werken naar de timing zoals vooropgesteld, maar als er andere opportuniteiten zijn, gaan we in gesprek wat betreft de mogelijkheden voor zowel Kasterlee, Lille als Neteland.
• We communiceren pas als de stap die we zetten duidelijk is én eerst aan de betrokken medewerkers.

Deze uitgangspunten werden onderschreven door de stuurgroep van Neteland en de colleges van Kasterlee en Lille.

Adviezen

Argumentatie

1. Shared Service Center

Historisch werden voor de verrekening van de kosten: de loonkosten, de rechtstreeks toewijsbare werkingskosten en de overheadkosten als basis genomen. Deze laatste werden sedert een aantal jaren louter geïndexeerd en zijn toe aan een update.

Om te komen tot een update is een berekening gemaakt van de kostprijs van de overhead zoals terug te vinden in de bijlage. Uit deze simulatie op basis van deze overheadkosten is vastgesteld dat de totale overheadkost gelijk is aan 18,82% van de loonkost van de personeelsleden in het Shared Service Center. De simulatie is gebeurd op basis van gemiddelde loonkosten van de huidige personeelsleden van Welzijn & Zorg, met uitzondering van de juristen, met toepassing van de nieuwe uitgangspunten voor berekening van de overheadkosten. Door het hanteren van dit generiek percentage wordt de jaarlijkse verrekening aanzienlijk veréénvoudigd. Daarenboven worden de overheadkosten op deze wijze automatisch gekoppeld aan de gezondheidsindex. Voor alle duidelijkheid: met de loonkost wordt hier het brutoloon vermeerderd met de patronale bijdragen bedoeld.

De overheadkosten (en bijgevolg ook het aan te rekenen percentage) zullen om de drie jaar geüpdatet en afgetoetst worden aan de geactualiseerde kosten en parameters en eventueel bijgestuurd worden. In uitzonderlijke omstandigheden, zoals bijvoorbeeld een uitbreiding van kantoorruimte, kan de aftoetsing en update tussentijds gebeuren.

De totale kosten van het Shared Service center Herentals zullen voor de vijf Neteland-gemeenten worden doorgerekend aan de projectvereniging Neteland die deze op zijn beurt aanrekent aan de deelgemeenten. De kostenverdeling hiervoor zal aangeleverd worden door Herentals.

De stuurgroep van Neteland keurde deze berekening van de overheadkost goed vanaf werkjaar 2022 op de vergadering van 24 juni 2022.

2. Samenwerking Kasterlee - Lille

De samenwerking tussen Neteland en Kasterlee en Lille wordt stopgezet. Daarvoor is volgend tijdsverloop voorzien:

Vanaf 1 januari 2023:

• wordt de samenwerking stopgezet rond vrijwilligerswerk.
• wordt de samenwerking rond rechtshulp verder gezet in dienstverlenend verband. Dit betekent dat Kasterlee en Lille elk één dag per week deze dienstverlening afnemen.
• wordt de inzet van de coördinator voor Neteland Welzijn & Zorg teruggebracht naar 50%.

De samenwerkingsovereenkomsten tussen OCMW Herentals en Kasterlee en Lille worden in die zin aangepast.

De samenwerking binnen de andere domeinen blijft verder lopen:

• Huis van het kind tot 1 januari 2024
• Activering tot en met 31 december 2025.

De verdeelsleutels worden behouden zoals ze werden overeengekomen.

OCMW en stad Herentals hebben daarnaast de overhead en werkingskosten aangepast aan de werkelijke kost. Het gaat over de ondersteuning die OCMW en stad Herentals bieden wat betreft ICT, P&O, financiën en huisvesting. De kostprijs bedraagt 18,82% van de personeelskost. Andere werkingskosten vallen hierbuiten.

De overeenkomsten tussen OCMW Herentals en Kasterlee en Lille worden hieraan aangepast.

De duurtijd van de overeenkomst is niet meer van onbepaalde duur, zoals dat in het verleden het geval was, maar wordt aangepast aan het moment dat de samenwerking wordt beëindigd:

• Rechtshulp onbepaalde duur, met de mogelijkheid tot stopzetting;
• Huis van het kind tot 1 januari 2024
• Activering tot en met 31 december 2025
• Coördinator tot en met 31 december 2025.

3. Samenwerkingsovereenkomsten

OCMW Herentals heeft een samenwerkingsovereenkomst afgesloten per dienstverlening met elk OCMW. Deze samenwerkingsovereenkomsten worden aangepast aan de hierboven omschreven wijzigingen.

Overeenkomst	Contracterende partij	Wijziging	Duur
Vrijwilligerswerk
	Neteland	- Verdeelsleutel kosten aangepast naar 5 partners - Overhead 18,82%	Onbepaald
Rechtshulp
	Neteland	-  Kosten gemeenschappelijke uren worden verdeeld onder 5 in plaats van 7 partners -  Overhead 18,82%	Onbepaald
Coördinator
	Neteland	- 50% van de tijd van coördinator voor 7 besturen - 50% van de tijd van coördinator voor 5 besturen - Overhead 18,82%	31 december 2025
Huis van het Kind	Neteland	- Overhead 18,82%	31 december 2023