Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement
   Team Vrije tijd vraagt toestemming om Heksentocht te mogen organiseren op 31 oktober 2025 16.00 uur tot 2 november 2025 03.00 uur.
   Er zijn ruim 17 deelnemende verenigingen en ongeveer 1.300 deelnemers. Voor de opbouw van het evenement wordt beroep gedaan op team Uitvoering & Onderhoud.
   Er is dit jaar op 31 oktober 2025 een kidseditie, voor kinderen tussen de 6 en 12 jaar, die doorgaat in en rond de Kasteelhoeve. De kinderen worden per groep van 15 met de gemeentebus van de Volle Vaart naar de Kasteelhoeve en terug gebracht. Dit steeds onder begeleiding van twee gidsen. Er is plaats voorzien om één ouder per kind mee te laten gaan. De eerste groep vertrekt om 17.15 uur en de laatste groep vertrekt om 20.00 uur. In totaal kunnen 180 kinderen deelnemen. Op de Kasteelhoeve zullen de kinderen begeleid worden langs verschillende acts op kindermaat, uitgevoerd door verenigingen.
   Op zaterdag 1 november 2025 vindt de Heksentocht zelf plaats op het militair domein. Verschillende verenigingen richten hier hun act in. In de Volle Vaart verzamelen de groepen en vertrekken elk kwartier 55 personen met een bus vergezeld van 2 gidsen richting het militair domein. De eerste groep vertrekt omstreeks 17.15 uur, de laatste om 23.15 uur. Na de wandeling zelf kan er nog iets gedronken worden in de Volle Vaart.
   Er wordt dit jaar ook gebruik gemaakt van inzet professionele security, dit om de problemen en overlast van drank- en drugsgebruik zoals in voorgaande edities te kunnen opvangen. De inzet bevordert de werking van het evenement en verhoogt de veiligheid van zowel personeel, deelnemers als deelnemende verenigingen.
   Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.
   Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

1. Verkeersmaatregelen

   Om alle bezoekers van de Heksentocht met reisbussen naar de locatie 'Trainings Area' van het militair domein te vervoeren, is het aangewezen een parkeerverbod langs de rechterzijde in te voeren in de Koolaardestraat. Voor de Kidseditie wordt een parkeerverbod in de Schransstraat tot aan de watertoren op Hofeinde ingevoerd. Dit om de bus vlot op en af te laten rijden. Ook de nodige signalisatie wordt voorzien om de bus opstap- en afstappunten duidelijk kenbaar te maken en de weggebruikers op Hofeinde te waarschuwen.

2. Vergunningen

3. De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.

   Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, -schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator. 
4. Logistieke ondersteuning

   De nodige materialen zijn aangevraagd via het digitale platform PIXEO.

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet
             Vrijdag 31 oktober 2025:

   • Stijn Schoeters: van 09.00 uur tot einde evenement. Hij is coördinator van de Kidseditie.
   • Stijn Vanmuysen: van 10.00 uur tot einde rondleiding gidsen (stopt als eerste). Hij doet mee opbouw, ondersteuning, verkenningswandeling met de gidsen om 19.00 uur op het militair domein.
   • Eva Van den Brande: van 16.00 uur tot einde evenement. Zij is aanspreekpunt in de Volle Vaart.
   • Steven Anthonis: 16.00 uur tot 21.00 uur. Hij is verhalenverteller tijdens de Kidseditie.
   • De gemeentelijke bus en chauffeur zal worden ingezet om de kinderen van en naar de Kasteelhoeve te brengen. Van 16.45 uur tot 21.45 uur.
   • Er wordt inzet gevraagd van team U&O van 2 personen voor het vlot verloop van de afbraak.
     
     Zaterdag 1 november 2025:
   • Stijn Vanmuysen: van 10.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
   • Stijn Schoeters: van 10.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
   • Eva Van den Brande: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet coördinatie en is aanspreekpunt in de Volle Vaart.
     
     Zondag 2 november 2025:
   • Stijn Vanmuysen: coördinatie afbraak.
   • Stijn Schoeters: coördinatie afbraak.
     
     Bij de personeelsinzet wordt rekening gehouden met een efficiënte inzet van werkuren. Zodra er afgebouwd kan worden, wordt er uitgetikt en eindigt de werkdag. De personeelsinzet werd reeds besproken en goedgekeurd via beslissing algemeen directeur.

Juridisch kader

Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.

Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.

Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.

Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.

Gemeenteraadsbesluit van 23 april 2024 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017. De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.

Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.

Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.

Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.

Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.

De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.

Adviezen

Mobiliteit

Naar analogie met vorige edities is het aangewezen een parkeerverbod in te richten in de Koolaardestraat van zaterdag 1 november - 15.00 uur tot en met zondag 2 november - 04.00 uur langs de rechterzijde van de straat, kant van de even huisnummers.
Voor de kidseditie in de Kasteelhoeve kan best een parkeerverbod ingericht worden in de Schransstaat en Hofeinde (aan beide zijden van de straat) op vrijdag 31 oktober van 15.00 uur tot 22.00 uur.
Kinderen kunnen veilig uit de bus stappen op de zandweg aan het Kapelleke - toegangsweg naar de Kasteelhoeve. In Hofeinde, waar de bus moet manoeuvreren om achteruit de zandweg in te rijden is het aangewezen waarschuwing te voorzien voor aankomend verkeer.
Om het in- en uitstappen op de Vaartkom veilig te laten verlopen is het aangewezen de snelheid op de Vaartkom te beperken tot 30km/uur.

Noodplanning

Er zijn bijzondere veiligheidsvoorwaarden voor dit evenement:

De organisator maakt een inplantingsplan (volgens de richtlijnen op de website van Neteland) op en bezorgt dit minstens 60 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be.
De organisator ziet erop toe dat de deelnemers altijd de wegcode volgen.
De organisator voorziet veiligheidsmaatregelen zoals signalisatie, begeleiders of waarschuwingsborden bij gevaarlijke (kruis-)punten. Begeleiders mogen het verkeer niet stilleggen, enkel deelnemers wijzen op de gevaarlijke situatie.

Het gebruik van fluovesten bij het wandelen over de openbare weg wordt geadviseerd.
Gelet op de afwezigheid van een brandweerkeuring van de gebouwen van de kasteelhoeve die gebruikt zullen worden, alsook de afwezigheid van brandpreventie middelen (brandblusmiddelen, rookmelders, ...) in deze delen wordt er vanuit noodplanning negatief geadviseerd op het gebruik van deze gebouwen. Ook worden er vragen gesteld bij de stabiliteit van de dakstructuur van de 'oude schuur'.

Bijkomende motivering

Overeenkomsten

De verenigingen worden vergoed voor hun prestaties. Deze vergoeding wordt op voorhand vastgelegd aan de hand van een samenwerkingsovereenkomst (als bijlage). De inhoud van deze overeenkomst werd afgestemd met de werkgroep Heksentocht. De overeenkomsten per vereniging zijn in bijlage. Enkel de overeenkomst van Chiro Bouwel ontbreekt nog, deze zal na ontvangst nog ter goedkeuring worden voorgelegd.

Negatief advies noodplanning

• Het voorzien van een zo maximaal aantal mogelijk evacuatiewegen en het openzetten van deze (nood-)uitgangen bv. beide poorten oude schuur, poort koeienstal, deuren woning. => de evacuatiewegen worden voorzien - uitgangen duiden we aan op plan en zetten we open.

• Vluchtwegen visueel duidelijk maken met autonome lichtslingers. Op deze vluchtwegen mogen er geen obstakels of constructies geplaatst worden => lichtslingers duiden aan wat de weg is en worden aangebracht op plan - mogelijke obstakels worden verwijderd.

• Het voorzien van een brandblusser per gebruikte binnenlocatie. Minimaal 6kg poederblusser of 6l schuimblusser => 6 van deze brandblussers worden voorzien op plan en aangebracht in de binnenlocaties.

• Geen gebruik maken van de elektrische installatie van de gebouwen => stroom wordt voorzien via gekeurde generatoren.

• Keuring van de generator door een erkende instantie tot het laatste aftappunt => keuring gebeurd via een erkende instantie.

• Verenigingen geven door welke elektrische apparaten gebruikt zullen worden => op basis van de bestellijst hebben we dit overzicht - verenigingen mogen enkel gebruiken maken van gekeurde apparaten.

• Verenigingen en begeleiders krijgen een veiligheidsbriefing voor aanvang van het evenement.

• Duidelijke richtlijnen van hoe ze moeten handelen bij incident => veiligheidsbriefing op mail.

• Duidelijke richtlijnen over gebruik van elektriciteit (haspels volledig afrollen, geen verlengkabels in verlengkabels) => veiligheidsbriefing op mail.

• Verantwoordelijke per deel gebouw die onderling ook snel kunnen communiceren => algemene coördinatie door Stijn Schoeters.

• Geen gebruik van toestellen op gas => er worden geen toestellen op gas gebruikt.

• Geen verwarmingstoestellen plaatsen in de binnenlocaties => er worden geen verwarmingstoestellen gebruikt in de binnenlocaties - mee opgenomen in de veiligheidsbriefing.

• Vuurkorven worden op voldoende afstand van de gebouwen geplaatst. Nabij de vuurkorven is er een brandblusser voorzien en er is één verantwoordelijke voor de vuurkorven => de vuurkorven worden op een veilige afstand van de gebouwen geplaatst, een brandblusser is aanwezig en Stijn Schoeters is op het terrein als verantwoordelijke.

• De oude schuur wordt ontruimd en gesloten wanneer er windsnelheden van >50km/h worden voorspeld => wanneer deze windsnelheden worden voorspeld, wordt de oude schuur ontruimd en gesloten.

Financiële gevolgen/visum

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente 2020 - 2025

AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners. 2020 - 2025.
AC000395 We organiseren de heksentocht.
MJP000448 We organiseren de heksentocht.
Budget: 15.500 euro.

MJP002386 Heksentocht tickets ontvangsten.
Raming: 18.500 euro

MJP002250 Heksentocht drank en catering ontvangsten.
Raming: 6.000 euro

MJP002410 Heksentocht prestaties overeenkomsten.
Raming: 15.000 euro (zie overeenkomsten in bijlage)

Kostenraming:
• Busvervoer: 1250 euro, inclusief btw
• Toiletten op het militair domein: 465 euro, inclusief btw
• Huur licht & geluid: in afwachting van offerte (3000 euro in 2024)
• Soep: 875 euro, inclusief btw en levering
• Broden en hotdogbroodjes: 350 euro, inclusief btw
• Herbruikbare jeneverglazen: 420 euro, inclusief btw
• Concessie legerterrein: 110 euro, inclusief btw
• Uitgaven brouwer: 5800 euro, inclusief btw
• Verrekening kosten Ticketgang: 1200 euro, inclusief btw
• Snoepzakjes: 400 euro, inclusief btw
• Materialen - decoratie: 650 euro, inclusief btw
• Drukwerk: 20 euro, inclusief btw
• Security (2pers): 985 euro, inclusief btw
• Unisono: (250 euro in 2024)
• Kosten stroomverbruik (benzine + afname bij aggregaat Reno): 350 euro, inclusief btw

Deelname aan de kidseditie kost 8 euro
Deelname aan de volwasseneditie kost 15 euro

Consumptieprijzen:

• Frisdrank: 2.5 euro, inclusief btw
• Bieren: tussen 2.5 euro en 4.5 euro, inclusief btw
• Jenever: 3 euro, inclusief btw
• Wijn: 4.5 euro, inclusief btw
• Cava: 5 euro, inclusief btw
• Hotdogs: 3 euro, inclusief btw