Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Team Vrije tijd vraagt toestemming om samen met de werkgroep een kindereditie Heksentocht op 5 november 2022 en Heksentocht op 6 november 2022 te organiseren op het militair domein van het 29e bn logistiek. Er zijn ruim 15 deelnemende verenigingen en ongeveer 1.100 deelnemers. Voor de opbouw van het evenement op het militair domein wordt er beroep gedaan op team Uitvoering & Onderhoud.

Op vrijdag 4 november 2022 wordt er een kindereditie georganiseerd voor kinderen van 6 tot 12 jaar. Dit concept omvat een avontuurlijke tocht rond de Volle Vaart met verhalen en opdrachten waarbij de kinderen betrokken worden. In totaal zijn er 165 plaatsen waarbij tussen 18.00 en 20.30 uur telkens om de 15 minuten een groep van 15 kinderen vertrekt. De tocht zelf duurt ongeveer één uur. De ouders kunnen een drankje nuttigen in De Volle Vaart.

Op zaterdag 5 november 2022 vindt de Heksentocht zelf plaats op het militair domein. Verschillende verenigingen richten hier hun act in. In de Volle Vaart verzamelen de groepen en vertrekken elk kwartier 50 personen met een bus richting het militair domein. De eerste groep vertrekt omstreeks 17.45 uur, de laatste om 23.15 uur. Na de wandeling zelf kan er nog iets gedronken worden in de Volle Vaart. Er wordt geen geluidsafwijking aangevraagd, wel een vergunning voor een vreugdesalvo. Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning gevraagd.

Voor de goede doorstroming van het busvervoer is het aangewezen dat er een parkeerverbod ingericht wordt in de Koolaardestraat langs de rechterzijde, kant van de pare huisnummers op zaterdag 5 november 2022 van 15.00 uur tot zondag 6 november 2022 08.00 uur.

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90% inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95%.

4. Logistieke ondersteuning

Er wordt ondersteuning gevraagd voor het ophalen en vervoeren van allerlei materialen en goederen voorafgaand en na de Heksentocht. Dit vanaf maandag 17 oktober 2022  tot woensdag 9 november 2022. Naar behoefte minimaal twee arbeiders met een lichte vrachtwagen en indien nodig met grote vrachtwagen en vrachtwagen met laadklep.

Overigens wordt er beroep gedaan op volgende materialen naar beschikbaarheid:

• nadars

• elektriciteitskabels van verschillende ampères

• verdeelposten

• podiumelementen

• voortogen

5. Verzekeringen

De verzekering voor dit evenement zal afgesloten worden via team FIM

6. Personeelsinzet

Vrijdag 4 november 2022: 

• Stijn Schoeters: van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.30 uur tot wanneer het toelaat om te vertrekken. Stijn vertrekt als eerste. Hij is coördinator van de Kidseditie.
• Brent Geukens: van 15.00 uur tot einde evenement. Hij doet mee opbouw, wandeling met de gidsen bij nacht en afbouw. 
• Mie Van Looy: van 17.00 uur tot einde evenement. Zij doet kinderanimatie in de Volle Vaart en afbouw. 
• Krien Huysmans: van 17.00 uur tot einde evenement. Zij doet permanentie kassa en afbouw. 
• Noortje Geerts: van 17.00 uur tot 21.00 uur. Zij is verhalenvertelster tijdens de Kidseditie. 

Zaterdag 5 november 2022: 

• Stijn Schoeters: van 12.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw. 
• Brent Geukens: van 12.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw. 
• Mie Van Looy: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet ticketcontrole Volle Vaart en afbouw. 
• Krien Huysmans: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet permanentie aan de kassa en afbouw. 

Bij de personeelsinzet wordt rekening gehouden met een efficiënte inzet van werkuren. Zodra er afgebouwd kan worden, wordt er uitgetikt en eindigt de werkdag. 

Juridisch kader

1. Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

2. Vergunningen

Politiecodex zone Neteland – versie met alle wijzigingen tot en met 6 juli 2020.

Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019. 

Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.

Adviezen

Noodplanning: 

· De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen.

· De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.

· Alle deelnemers moeten zich aan de wegcode houden op het openbaar domein.

· De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vuurkorven.

Bijkomende motivering

De verenigingen worden vergoed voor hun prestaties. Deze vergoeding wordt op voorhand vastgelegd aan de hand van een samenwerkingsovereenkomst. De inhoud van deze overeenkomst werd afgestemd met de werkgroep Heksentocht. De overeenkomsten per vereniging wordt voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring en geldigheid van de verbintenis. 

Financiële gevolgen/visum

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025.

AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners. 2020 - 2025.

AC000395 We organiseren de heksentocht.

MJP000448 We organiseren de heksentocht.

Budget: 8.300 euro.

 

Kostenraming: 

• busvervoer: 1.050 euro inclusief btw
• toiletten op het militair domein: 150 euro inclusief btw
• huur licht & geluid: in afwachting van offerte
• soep: 518 euro inclusief btw en levering
• broden: 103,25 euro inclusief btw