Besluit  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

In 2022 organiseerde Audit Vlaanderen een thema-audit 'Interne monitoring met financiële impact' bij veertien lokale besturen, waaronder het lokaal bestuur Grobbendonk. Eerst en vooral evalueerde Audit Vlaanderen de risico's gelinkt aan het specifieke thema en in concreto aan de hand van twee processen:

- monitoring van de invulling van de personeelsformatie en de bijhorende personeelskosten

- monitoring van de retributies op het gebruik van accommodaties van het lokaal bestuur.

Bijkomend beoordeelde Audit Vlaanderen ook de ruimere organisatiebeheersing.

Beide eindrapporten worden in bijlage voorgelegd ter kennisname.

Enerzijds worden de bevindingen van de audit uitgewerkt, anderzijds werden aanbevelingen geformuleerd door Audit-Vlaanderen waarmee het bestuur aan de slag kan. Op basis van de aanbevelingen werd het bestuur gevraagd een voorstel uit te werken om de verbeterpunten aan te pakken. Deze zijn evenzeer in het rapport terug te vinden en zullen voorwerp uitmaken van opvolging en rapportering. 

Juridisch kader

Besluit van de gemeenteraad van 21 juni 2022 houdende kennisname van de opdrachtdefinitie auditopdracht TA Interne monitoring met financiële impact.

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen. 

Bijkomende motivering

Audit Vlaanderen voert sedert 2014 audits uit bij de Vlaamse lokale besturen. Doorheen de jaren bleek in diverse audits dat er heel wat risico’s verbonden zijn aan financiële processen. Vanuit deze overweging werkte Audit Vlaanderen in samenwerking met Vlofin en VVSG een risicoanalyse m.b.t. financiële processen uit. Het auditcomité van de lokale besturen keurde deze risicoanalyse goed op 4 april 2019 als basis voor de planning van thema-audits over financiële processen. Bij het uitvoeren van audits van
hoog geprioriteerde risicovolle financiële processen alsook bij de uitvoering van andere thema-audits en organisatieaudits bleek dat risico’s omtrent monitoring vaak onvoldoende beheerst werden, zeker op het vlak van interne monitoring. Daarom werd beslist om een thema-audit interne monitoring met financiële impact op te starten.

Met deze thema-audit wil Audit Vlaanderen helpen om de werking van het lokaal bestuur effectiever, efficiënter, kwaliteitsvoller en meer integer te maken door na afloop van de audit een rapport te bezorgen dat een overzicht biedt van sterke punten en verbeterpunten. Audit Vlaanderen voert deze audit in veertien lokale besturen uit. Audit Vlaanderen bundelt in een globaal rapport de vaststellingen bij de verschillende besturen tot globale conclusies en aanbevelingen die zinvol kunnen zijn voor alle lokale besturen en voor andere actoren (bijvoorbeeld de Vlaamse overheid). Dit globaal rapport zal ook terug te vinden zijn op www.auditvlaanderen.be.