Notulen  Gemeenteraad

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Maarten Wouters werd bij de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018 verkozen voor CD&V en werd op 3 januari 2019 als gemeenteraadslid geïnstalleerd. Op 5 december 2022 hebben de algemeen directeur en de voorzitter van de gemeenteraad een schrijven ontvangen waarin voor Maarten Wouters opvolging dient te worden voorzien door oproeping van de eerst in aanmerking komende opvolger.

De eerste in aanmerking komende opvolgers van de lijst nr. 3 CD&V, zoals opgenomen in het proces-verbaal van de gemeenteraadsverkiezingen van 14 oktober 2018, zijn: De Moor Kitty, Ludwig Jacobs, Soetemans Hedwig, Wynens Ludo, Rymen Fons, Truyen Sandra en Verboven Jolien. Zij geven allen geen aanspraak te willen maken op de functie als raadslid ter opvolging van de heer Maarten Wouters, m.u.v. De Moor Kitty en Verboven Jolien. Zij zijn niet meer wonende te Grobbendonk.

De eerstvolgende in aanmerking komende opvolger is Koenraad De Vries. Hij is dienvolgens overeenkomstig de gemeentekieswet aangewezen om Maarten Wouters, ontslagnemend gemeenteraadslid, op te volgen.

De gemeenteraad dient de geloofsbrieven van verkozen gemeenteraadsleden goed te keuren.
Het onderzoek van de geloofsbrieven bestaat erin dat de gemeenteraad nagaat of de verkozen kandidaten voldoen aan de verkiesbaarheidsvoorwaarden en zich niet in één van de gevallen van onverenigbaarheid bevinden. De geloofsbrieven bestaan uit schriftelijke bewijsstukken die het lid van de gemeenteraad moet voorleggen en waaruit blijkt dat zij op een wettige wijze is verkozen en dat tegen haar verkiezing geen bezwaren zijn.
Hiertoe werden volgende documenten ingediend:
- een recent uittreksel uit het bevolkingsregister;
- een recent uittreksel uit het strafregister, algemeen model;
- een verklaring op eer dat men zich niet bevindt in één van de gevallen van onverenigbaarheid zoals voorzien in artikel 10 van het decreet lokaal bestuur en men kennis heeft genomen van de bepalingen van artikel 27 van het decreet lokaal bestuur met betrekking tot het verbod aan gemeenteraadsleden om deel te nemen aan de bespreking en de stemming in de gevallen zoals voorzien in artikel 27 van het decreet lokaal bestuur.

Er werden geen bezwaren voor het onderzoek van de geloofsbrieven ingediend bij de gemeenteraad. Conform het onderzoek van de geloofsbrieven werd het bewijs geleverd dat Koenraad De Vries voldoet aan de verkiesbaarheidsvereisten zoals bepaald in artikel 6 van het decreet lokaal bestuur.

Het verkozen gemeenteraadslid van wie de geloofsbrieven werden goedgekeurd wordt uitgenodigd de eed “ik zweer de verplichtingen van mijn mandaat trouw na te komen” af te leggen in handen van de voorzitter van de gemeenteraad waarna zij vervolgens wordt aangesteld.

Juridisch kader

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Het decreet lokaal bestuur verplicht de gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn een systeem van klachtenbehandeling te organiseren. De raad is vrij om te kiezen welk systeem van klachtenbehandeling het wenst uit te werken. De raad moet wel rekening houden met het volgende:

• het organiseren van het systeem van klachtenbehandeling op ambtelijk niveau
• het systeem moet maximaal onafhankelijk zijn van de diensten waarop de klachten betrekking hebben

De gemeente of het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn kunnen ervoor kiezen om een ombudsdienst op te richten.

De algemeen directeur rapporteert jaarlijks aan de raad over de ingediende klachten.

Juridisch kader

Decreet lokaal bestuur van 21 december 2017, titel 6, hoofdstuk 1, klachtenbehandeling (art. 302 en 303).

Gemeenteraadsbesluit van 20 januari 2009 betreffende goedkeuring reglement klachtenbehandeling.

Bijkomende motivering

Het huidige reglement betreffende klachtbehandeling, met een eerder interne focus, dateert reeds van 2009.

Om meer duidelijkheid te kunnen bieden aan de burger, is een opfrissing van het reglement aan de orde. Inhoudelijk zijn er weinig verschillen.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Elk lokaal bestuur dient een systeem voor klachtenbehandeling te voorzien dat georganiseerd wordt op ambtelijk niveau en maximaal onafhankelijk is van de diensten waarop klachten betrekking hebben. Jaarlijks dient aan de gemeenteraad gerapporteerd te worden over de ingediende klachten tegen het lokaal bestuur. Bijgevoegd verslag bundelt de klachten die zijn binnengekomen in 2022.

Juridisch kader

Besluit van het college van burgemeester en schepenen van 12 februari 2018 betreffende de wijziging van klachtencoördinator.

Decreet lokaal bestuur van 21 december 2017, titel 6, hoofdstuk 1, klachtenbehandeling.

Gemeenteraadsbesluit van 20 januari 2009 betreffende goedkeuring reglement klachtenbehandeling.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

In 2022 organiseerde Audit Vlaanderen een thema-audit 'Interne monitoring met financiële impact' bij veertien lokale besturen, waaronder het lokaal bestuur Grobbendonk. Eerst en vooral evalueerde Audit Vlaanderen de risico's gelinkt aan het specifieke thema en in concreto aan de hand van twee processen:

- monitoring van de invulling van de personeelsformatie en de bijhorende personeelskosten

- monitoring van de retributies op het gebruik van accommodaties van het lokaal bestuur.

Bijkomend beoordeelde Audit Vlaanderen ook de ruimere organisatiebeheersing.

Beide eindrapporten worden in bijlage voorgelegd ter kennisname.

Enerzijds worden de bevindingen van de audit uitgewerkt, anderzijds werden aanbevelingen geformuleerd door Audit-Vlaanderen waarmee het bestuur aan de slag kan. Op basis van de aanbevelingen werd het bestuur gevraagd een voorstel uit te werken om de verbeterpunten aan te pakken. Deze zijn evenzeer in het rapport terug te vinden en zullen voorwerp uitmaken van opvolging en rapportering. 

Juridisch kader

Besluit van de gemeenteraad van 21 juni 2022 houdende kennisname van de opdrachtdefinitie auditopdracht TA Interne monitoring met financiële impact.

Decreet lokaal bestuur van 22 december 2017 en latere wijzigingen. 

Bijkomende motivering

Audit Vlaanderen voert sedert 2014 audits uit bij de Vlaamse lokale besturen. Doorheen de jaren bleek in diverse audits dat er heel wat risico’s verbonden zijn aan financiële processen. Vanuit deze overweging werkte Audit Vlaanderen in samenwerking met Vlofin en VVSG een risicoanalyse m.b.t. financiële processen uit. Het auditcomité van de lokale besturen keurde deze risicoanalyse goed op 4 april 2019 als basis voor de planning van thema-audits over financiële processen. Bij het uitvoeren van audits van
hoog geprioriteerde risicovolle financiële processen alsook bij de uitvoering van andere thema-audits en organisatieaudits bleek dat risico’s omtrent monitoring vaak onvoldoende beheerst werden, zeker op het vlak van interne monitoring. Daarom werd beslist om een thema-audit interne monitoring met financiële impact op te starten.

Met deze thema-audit wil Audit Vlaanderen helpen om de werking van het lokaal bestuur effectiever, efficiënter, kwaliteitsvoller en meer integer te maken door na afloop van de audit een rapport te bezorgen dat een overzicht biedt van sterke punten en verbeterpunten. Audit Vlaanderen voert deze audit in veertien lokale besturen uit. Audit Vlaanderen bundelt in een globaal rapport de vaststellingen bij de verschillende besturen tot globale conclusies en aanbevelingen die zinvol kunnen zijn voor alle lokale besturen en voor andere actoren (bijvoorbeeld de Vlaamse overheid). Dit globaal rapport zal ook terug te vinden zijn op www.auditvlaanderen.be.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Op 15 december 2022 ontving de gemeente Grobbendonk een mail van Lokale Politie Neteland met een pdf-bijlage van een uittreksel uit de notulen van de politieraad van 14 december 2022. In de notulen wordt de begroting 2023 goedgekeurd. De mail en het uittreksel uit de notulen vindt u in bijlage. De bijdrage voor de gemeente Grobbendonk blijft ongewijzigd t.o.v. deze uit de meerjarenplanning die Lokale Politie Neteland in 2020 bezorgde en door de gemeenteraad op 17 november 2020 werd besproken.

Juridisch kader

De wet van 7 december 1998 tot organisatie van een geïntegreerde politiedienst en latere wijzigingen: artikels 38-41 en 71.

Bijkomende motivering

Meerjarenplan 2020-2025 zoals goedgekeurd door de gemeenteraad van 12 december 2019 en latere wijzigingen.

BD000004 We gaan voor een financieel gezonde gemeente.

AP000036 We werken samen met andere partners en leveren hiertoe werkingsbijdragen.

AC000024 We leveren een bijdrage aan Lokale Politiezone Neteland.

MJP001158 IO/0400/6490000.

Financiële gevolgen/visum

Voor 2023 bedraagt de dotatie 1.221.769,00 euro. In het gemeentelijk meerjarenplan, dat door de gemeenteraad in december 2020 werd vastgesteld, werd reeds 1.221.769,00 euro als dotatie voor de politiezone voor 2023 opgenomen.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

De gemeenteraad gaf op 17 oktober 2019 goedkeuring aan het meerjarenplan 2020-2025 van de kerkfabriek via het agendapunt met als titel “Financiën: Kerkfabriek St. Lambertus – meerjarenplan 2020-2025 – goedkeuring."

Op 22 december 2022 nam de kerkraad een besluit betreffende het document “Meerjarenplanwijziging opgemaakt in 2022.” Dit document werd op 5 januari 2023 via Religiopoint bij de gemeente ingediend. Hierover gaat dit agendapunt. De wijzigingen worden door de kerkfabriek beschreven in de strategische nota die ze als bijlage toevoegde.

Deze aanpassing kwam er na facturen omtrent gas- en elektriciteitsverbruik die de kerkfabriek ontving. Een aantal facturen dateren van het voorjaar van 2022, maar bereikten de kerkfabriek slechts op het einde van het jaar. Gezien de hoge bedragen, was het niet mogelijk om dit via interne kredietverschuivingen of een budgetwijziging binnen het lopende meerjarenplan op te vangen. Om de facturen te kunnen betalen, wordt tijdelijk de patrimoniumrekening aangewend. De kerkfabriek besprak de materie met de gemeente.

Op 31 maart 2020 keurde de gemeenteraad via het agendapunt "Afsprakennota Centraal Kerkbestuur Grobbendonk - actualisatie 2020 - goedkeuring" de geactualiseerde afsprakennota met het Centraal Kerkbestuur Grobbendonk goed.

Juridisch kader

Decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten en latere wijzigingen.

Artikels 33 en 33/1 (overleg over meerjarenplan).

Artikels 43 en 44 (goedkeuring gemeenteraad).

Artikel 52/1 (bijpassen tekorten door gemeentebesturen).

Adviezen

Op 4 januari 2023 verstrekte bisdom Antwerpen gunstig advies over de meerjarenplanwijziging van kerkfabriek St. Lambertus.

Bijkomende motivering

De aanpassingen zijn grijs gemarkeerd in deel IV van het document "Meerjarenplanwijziging opgemaakt in 2022" en hebben op zowel de exploitatiebudgetten als de investeringsbudgetten betrekking. Naast de nutsvoorzieningen werden ook enkele andere kredieten geactualiseerd.

Exploitatie

Investeringen

Code 339: Op deze code wordt de tijdelijke overschrijving van een bedrag van de patrimoniumrekening naar de zichtrekening verwerkt om betalingen te kunnen doen.

Code 439: Deze uitgave dient om de patrimoniumrekening terug aan te zuiveren. 

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020 – 2025.

BD000004 We gaan voor een financieel gezonde gemeente.

AP000036 We werken samen met andere partners en leveren hiertoe werkingsbijdragen.

AC000027 We leveren een bijdrage aan de erediensten van de gemeente Grobbendonk.

MJP000006.

De gemeentelijke exploitatietoelage komt op budgetsleutel 6490000/IO/0790/01 voor 36.499,34 euro waarvan reeds 8.999,34 euro is uitbetaald in 2022. Deze verhoging zal verwerkt worden in de jaarrekening 2022 en toegelicht worden bij de materiële verschillen.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

De gemeenteraad nam op 14 december 2021 via het agendapunt met als titel “Financiën: Kerkfabriek St. Lambertus – budget 2022 – aktename” akte van het budget 2022 van de kerkfabriek.

Op 22 december 2022 nam de kerkraad een besluit aangaande “Budgetwijziging 2022”. Dit document werd op 8 januari 2023 via Religiopoint bij de gemeente ingediend. Hierover gaat dit agendapunt. Indien de meerjarenplanwijziging, zoals goedgekeurd door de kerkraad op 22 december 2022, door de gemeenteraad wordt goedgekeurd, wordt van deze budgetwijziging door de gemeenteraad akte genomen aangezien het gewijzigde budget 2022 in het gewijzigde meerjarenplan past.

Op 31 maart 2020 keurde de gemeenteraad via het agendapunt "Afsprakennota Centraal Kerkbestuur Grobbendonk - actualisatie 2020 - goedkeuring" de geactualiseerde afsprakennota met het Centraal Kerkbestuur Grobbendonk goed.

Juridisch kader

Het decreet van 7 mei 2004 betreffende de materiële organisatie en werking van de erkende erediensten en latere wijzigingen.

Artikels 45 t.e.m. 50 (wetgeving omtrent budgetten en budgetwijzigingen).

Artikel 52/1 (bijpassen tekorten door gemeentebesturen).

Adviezen

Op 4 januari 2023 verstrekte bisdom Antwerpen gunstig advies over de budgetwijziging 2022 van kerkfabriek St. Lambertus.

Bijkomende motivering

Het aangepaste budget 2022 van kerkfabriek St. Lambertus zoals voorgelegd bij deze budgetwijziging:

Investeringen

De wijzigingen werden in het agendapunt omtrent de meerjarenplanwijziging opgenomen.

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020 – 2025.

BD000004 We gaan voor een financieel gezonde gemeente. 2020-2025.

AP000036 We werken samen met andere partners en leveren hiertoe werkingsbijdragen. 2020-2025.

AC000027 We leveren een bijdrage aan de erediensten van de gemeente Grobbendonk.

MJP000006.

De gemeentelijke exploitatietoelage komt op budgetsleutel 6490000/IO/0790/01 voor 36.499,34 euro waarvan reeds 8.999,34 euro is uitbetaald in 2022. Deze verhoging zal verwerkt worden in de jaarrekening 2022 en toegelicht worden bij de materiële verschillen.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Op de gemeenteraad van 22 november 2022 werd de aanpassing van het meerjarenplan 2020-2025 2023 vastgesteld.

De toezichthoudende overheid formuleerde technische opmerkingen.

Juridisch kader

Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur en de memorie van toelichting van het decreet.

Besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

Verslag van de Vlaamse Regering bij het besluit van de Vlaamse Regering van 30 maart 2018 over de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

Ministerieel besluit van 26 juni 2018 tot vaststelling van de modellen en de nadere voorschriften van de beleidsrapporten, de rekeninguittreksels en de digitale rapportering van de beleids- en beheerscyclus van de lokale besturen.

Omzendbrief KBBJ / ABB 2020 /3 betreffende de aanpassing van de meerjarenplannen 2020 - 2025 van de lokale en provinciale besturen volgens de beleids- en beheerscyclus.

Bijkomende motivering

Het nazicht van dit beleidsrapport heeft niet geleid tot formele vaststellingen maar wel tot enkele technische bemerkingen die in bijlage kunnen teruggevonden worden. Het wegwerken van deze bemerkingen strekt tot aanbeveling en zal de kwaliteit van de beleidsrapporten ongetwijfeld verder verhogen. Deze bemerkingen zullen worden opgevolgd bij de volgende beleidsrapporten.

DE GEMEENTERAAD

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Vragen en antwoorden over gemeentelijke aangelegenheden die niet op de agenda van de gemeenteraad staan, ingevolge artikel 11 van het huishoudelijk reglement van de gemeenteraad.