Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Team Vrije tijd vraagt de toestemming om op woensdag 10 augustus 2022 het evenement "Grobbendonk kermis" te organiseren van 16.00 uur tot en met 02.00 uur.

De kermis zelf start om 16.00 uur. Om 18.00 uur start de retrokoers. De wedstrijd zal eindigen om 19.30 uur.

Voor en na de retrokoers wordt toestemming gevraagd om een avondvullend programma op te voeren:

- Straattoneel
- Plug it in
- Kreunaerts
- DJ Emillion
- Didiscow

Om de kermiskramers te steunen worden er via de scholen kortingsbonnetjes voor de kermis ter waarde van 2 euro bedeeld voor alle kindjes tot 12 jaar. De bonnetjes zijn geldig op maandag en dinsdag.

Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd. 

Er worden alcoholische dranken geschonken, maar geen sterke dranken.

Verder vragen wij de toestemming om op dinsdag 9 augustus 2022 een prikkelarm moment te mogen voorzien. Dit zal plaatsvinden van 16.00 uur tot en met 18.00 uur en werd reeds met de kermisstandhouders besproken.

Voor de retrokoers:  

- Op de omloop van de koers een stilstaan- en parkeerverbod vanaf één uur voor tot één uur na de koers
- tijdens de koers moet het parcours volledig afgesloten worden voor alle verkeer. 

Voor het aansluitend avondprogramma: zone rond het Astridplein volledig afsluiten voor alle verkeer.

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90 % inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95 %.

4. Logistieke ondersteuning

We voorzien voor dit evenement de nodige logistieke ondersteuning vanuit team U&O: - nadarhekken 

- feestverlichting 
- voorzettogen
- podium Volle Vaart
- erepodium

5. Verzekeringen

De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet

Voor dit evenement wordt de evenementencel gevraagd om gedurende de hele dag tot het einde van het evenement alles te begeleiden en coördineren. Volgende taken worden opgenomen door de evenementencel: aansturing vrijwilligers, overzicht groot terras, eerste aanspreekpunt voor: kermis, kramen van verenigingen, artiesten en renners retrokoers. 

Er zijn 30 seingevers nodig. Er wordt ook een oproep gedaan naar verenigingen. Erkende Grobbendonkse verenigingen komen hierdoor in aanmerking om subsidie te krijgen vanuit het subsidiereglement inzake het ondersteunen van evenementen en/of dagelijkse werking door verenigingen.

Elke vrijwilliger van de retrokoers op het evenement ontvangt 5 bonnetjes ter waarde van 2,00 euro. 

Juridisch kader

1. Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullende verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

2. Vergunningen

Politiecodex zone Neteland – versie met alle wijzigingen tot en met 6 juli 2020.

Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019. 

Adviezen

Vanuit noodplanning kan een gunstig advies worden verleend, onder volgende voorwaarden:

 

-de organisator moet zich houden aan het politiereglement houdende maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen;

-de organisator moet zich houden aan de richtlijnen brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck moet een veiligheidsregister aanwezig zijn;

de politie moet nog een advies afleveren (in aanvraag), de organisator houdt zich aan de richtlijnen van de politie.

Bijkomende motivering

De bewoners van de Schransstraat (vanaf de Wijngaardstraat) en Hofeinde kunnen dit jaar niet ontsluiten via Vorselaar. Zij mogen gebruik maken van Korentenbossen en Watermolenweg. 

Financiële gevolgen/visum

Subsidiereglement inzake het ondersteunen van evenementen en/of dagelijkse werking door  verenigingen 

MJP002069

7.500,00 euro

We organiseren Grobbendonk kermis

MJP001245

2.000,00 euro

Eénmalige retrokoers in Bouwel

MJP000439

6.000,00 euro

Spektakel Grobbendonk en Bouwel

Kostenraming:  

Promotie evenement: 63,50 euro (affiches) 

Koers: 150,00 euro

Bloemen: 200,00 euro

Prijzen: via de schepenen 

Straattoneel: 2.581,10 euro

Plug it in: 750,00 euro

Kreunaers: 1.855,00 euro

DJ Emillion: 300,00 euro

Didiscow: 60,00 euro

Licht en geluid: 1.815,00 euro

Huur tafels, stoelen en staantafels: 895,12 euro

Podium Herentals: gratis 

Rode Kruis: 224,15 euro

Sanitair: 630,00 euro

Catering: 150,00 euro

SABAM: 470,00 euro

Terugbetaling bonnetjes aan kermiskramers en/of verenigingen: afhankelijk van het aantal kindjes: 500 euro