Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

   Op 14 november 2023 kreeg team Vrije tijd de aanvraag van de betrokkene om buurtfeest wijk Langenheuvel te mogen organiseren op 2 december 2023 16.00 uur tot 3 december 2023 00.00 uur. 

2. Verkeersmaatregelen

   Er wordt gevraagd om de Dijkstraat af te sluiten vanaf de Langenheuvel tot aan de Verbindingsstraat.

3. Vergunningen

   De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.

   Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.

4. Logistieke ondersteuning

   Er kunnen materialen aangevraagd worden via het digitale platform Pixeo. 

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

Juridisch kader

Subsidie buurtfeesten

Voorwaarden voor de uitbetaling van de subsidie gaat volgens subsidiereglement straat- en buurtfeesten (zie bijlage).
Onderstaande wordt vermeld in GEO-IT als je de aanvraag invult.
Het gemeentebestuur stimuleert het organiseren van straatfeesten door onder andere een subsidie van 100 euro toe te kennen in de vorm van Grobbendonkse cadeaucheques.

Volgende voorwaarden zijn van toepassing:
1. Het evenement mag op geen enkele andere wijze worden betoelaagd door het lokaal bestuur Grobbendonk.
2. Het feest heeft geen politiek, religieus of filosofisch karakter en heeft geen winstoogmerk.
3. Het feest gaat niet uit van een reguliere buurtwerking of een organisatie met een uitstraling die de directe straat of buurt overstijgt.
4. Het feest vindt plaats in de straat van de deelnemers of in hun directe woonomgeving.
5. Alleen de bewoners van het geografisch afgebakend gedeelte krijgen de kans om deel te nemen aan het straat- of buurtfeest.
6. Indien de geografische afbakening geheel of gedeeltelijk overlapt met de geografische afbakening van een straat- of buurtfeest waarvoor deze subsidie reeds werd toegekend, kan er geen aanspraak worden gemaakt op een subsidie.
7. Op communicatiemateriaal van het straat- of buurtfeest dient het logo van het lokaal bestuur Grobbendonk vermeld te worden.
8. Er wordt geen afwijking van de geluidsnorm toegestaan. Artikel 68 van de politiecodex is van toepassing.

Procedure aanvraag
De subsidieaanvraag gebeurt uiterlijk 3 dagen voor het straat- of buurtfeest plaatsvindt. Er wordt gebruik gemaakt van het desbetreffende aanvraagformulier, te verkrijgen bij het team Vrije tijd of online op www.grobbendonk.be. Laattijdige aanvragen worden niet behandeld. De aanvraag bevat volgende gegevens:
- naam en voornaam van minimum drie initiatiefnemers, hun telefonische contactgegevens en minstens één e-mailadres;
- plaats, datum, duur en omschrijving van het feest;
- een duidelijke geografische afbakening en een raming van het aantal deelnemers.
Het volledige reglement kan je hier raadplegen: https://www.grobbendonk.be/buurtfeest

Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

Adviezen

Team Ruimte & Vergunningen

De dienst mobiliteit geeft het volgende advies: Voor het afsluiten van de Dijkstraat moet een tijdelijk verkeersreglement goedgekeurd worden.

Noodplanning 

- De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid voor houtskoolbarbecues op het openbaar domein. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid bij vuurkorven. 

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

Bijkomende motivering

Vrije tijd

De aanvraag is laattijdig ingediend door de betrokkene wegens een technisch probleem met het evenementenloket.

De leverancier heeft na contact met ons team en de betrokkene het probleem kunnen oplossen.

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020-2025.

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.

AC000407 Ondersteuning buurtcomités.

MJP001974 SA/0709/649000.