Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

   Op 25 maart 2023 kreeg team Vrije tijd de aanvraag van Chiro Bouwel om Spel Zonder Grenzen 2023 te mogen organiseren op 6 oktober 2023 19.00 uur tot 8 oktober 2023 20.00 uur.

   Het evenement bestaat uit drie verschillende deel evenementen. Op vrijdagavond organiseert Chiro Bouwel een quiz, zaterdagavond is er het spel zonder grenzen doorheen Bouwel met aansluitend een fuif. Op zondag organiseren ze de jaarlijkse mosselfeesten.
   Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.

   Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

2. Verkeersmaatregelen

   De organisator vraagt om de Molendreef af te sluiten voor alle verkeer omwille van veiligheidsredenen.

3. Vergunningen

   De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.

   Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.
   
   
4. Logistieke ondersteuning

   Er werden nog geen materialen aangevraagd door de organisator.

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

Juridisch kader

• Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.
• Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
• Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
• Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.
• Gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2020 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Retributiereglement 

Het gebruik van foorkasten op het openbaar domein hangt vast aan een retributiereglement.
Het reglement kan je hier raadplegen: https://www.grobbendonk.be/gemeentelijk-reglement-op-het-gebruik-van-foorkasten-op-openbaar-domein

Adviezen

Noodplanning

- De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen.  

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.  

- De organisator maakt een inplantingsplan op en bezorgt dit minstens 60 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be. 

- De organisator zorgt dat de tent is opgesteld volgens de instructies in het bouwboek van de leverancier. Voor grote tenten (+200m²) stuurt de organisator het bouwboek, waarin de maximale windbelasting en de afmetingen van de tent staan, tijdig door naar noodplanning@regioneteland.be.  

- De organisator respecteert de maximale capaciteit (veiligheidscapaciteit) van de tent. Hij berekent de veiligheidscapaciteit volgens de instructies in het politiereglement over maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand tijdens publiek toegankelijke evenementen.  

- Spantouwen en hun bevestigingspunten mogen de evacuatie niet hinderen. De organisator zorgt dat tentharingen zijn afgedekt met zachte materialen.  

- De organisator ziet erop toe dat deelnemers en bezoekers reglementair parkeren. De toegangswegen voor de hulpdiensten moeten op elk moment bereikbaar blijven.  

- Voor het Spel zonder Grenzen op zaterdag: de organisator ziet erop toe dat de deelnemers altijd de wegcode volgen.

- Voor de fuif op zaterdag: de organisator volgt de reglementen voor het schenken van sterke drank (politiecodex artikel 49,50 en 51). Het verkooppunt voor sterke drank moet duidelijk gescheiden zijn van de andere verkooppunten, er is een duidelijk zichtbare vermelding met betrekking tot het verbod van verkoop aan minderjarigen.  

- Voor de fuif op zaterdag: de organisator stuurt twee weken voor het event een update over de voorverkoop van de tickets naar noodplanning@regioneteland.be. 

- Voor de fuif op zaterdag: de politie legt in haar advies van 29 juni 2023 volgende voorwaarden op:

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.

- De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.

- De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten

- De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.

- Gelet op de omvang van het evenement adviseren wij om te voorzien in voldoende (private) beveiliging.

- Aangezien het hier een niet-commerciële organisator betreft, is het uitzonderingsregime van het verenigingsleven van kracht. D.w.z. dat men, mits het naleven van een aantal voorwaarden (zie aanvraag of netelandgids ‘security op jouw evenement), vrijwilligers kan inzetten voor bepaalde securitytaken. Voor een voorafgaandelijke screening bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’.

- Men kan in dit geval ook kiezen voor de combinatie van veiligheidsagenten aangevuld met leden van de eigen vereniging. Hiervoor bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging'.

- De organisator voorziet, tijdens de fuif, een inzet van minstens 4 personen vrijwillige security.  Voor een voorafgaandelijke screening bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’.

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

PZ Neteland

Wij leggen in ons advies van 29 juni 2023 volgende voorwaarden op:

-          De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.

-          De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden

-          De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten

-          De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.

-          Gelet op de omvang van het evenement adviseren wij om te voorzien in voldoende (private) beveiliging.

-          Aangezien het hier een niet-commerciële organisator betreft, is het uitzonderingsregime van het verenigingsleven van kracht. D.w.z. dat men, mits het naleven van een aantal voorwaarden (zie aanvraag of netelandgids ‘security op jouw evenement), vrijwilligers kan inzetten voor bepaalde securitytaken. Voor een voorafgaandelijke screening bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’.

-          Men kan in dit geval ook kiezen voor de combinatie van veiligheidsagenten aangevuld met leden van de eigen vereniging. Hiervoor bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging'.

-          De organisator voorziet, tijdens de fuif, een inzet van minstens 4 personen vrijwillige security. Voor een voorafgaandelijke screening bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’.

-          De organisator voorziet inzet van professionele security via een private firma met minstens X personen.

 

Wij hebben wel bedenkingen/opmerkingen bij:

- Het feit dat evenementen van diverse aard, over verschillende dagen verspreid in één enkel dossier worden aangevraagd, graag hadden wij voor de fuif een aparte aanvraag gezien.

- Een update over de voorverkoop van de tickets een tweetal weken voor het evenement

- Wat onze diensten betreft is er voor de andere activiteiten geen nood aan security.