DE GEMEENTERAAD
MOTIVERING
Tussen de gemeenten van politiezone Neteland (Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Olen en Vorselaar) is sinds het ontstaan van de zone een goede verstandhouding gegroeid. Binnen die verstandhouding werd voor een aantal specifieke zaken samengewerkt. Gaandeweg is de behoefte ontstaan om op het vlak van vrije tijd en gemeenschappelijke veiligheidsthema’s intensiever en georganiseerd samen te werken. Hiervoor werd op 8 december 2017 projectvereniging Neteland opgericht.
De gemeenten werken ondertussen ook samen rond integrale veiligheid, omgeving, strategie en organisatie en welzijn en zorg. De statuten werden hieraan al aangepast in 2021. De activiteiten binnen de projectvereniging zijn de laatste jaren sterk toegenomen op al deze domeinen. Er kwamen sinds 2021 heel wat mensen in dienst.
De projectvereniging heeft een bepaalde duur en loopt af op 1 januari 2024.
Decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, zoals gewijzigd tot op heden.
Na de oprichting van het samenwerkingsverband Neteland is de samenwerking heel snel gegroeid. De raadsleden konden daar kennis van nemen in de mandatarisavonden die jaarlijks worden georganiseerd, via de maandelijkse elektronische nieuwsbrief van Neteland. De gemeenten van Neteland werken behalve rond vrije tijd, ook samen rond integrale veiligheid, omgeving, strategie en organisatie en welzijn en zorg.
Gezien de continue groei van Neteland, is IDEA op vraag van de mandatarissen gestart met een onderzoek naar de toekomst van Neteland wat betreft organisatie en structuur. Het onderzoek startte in het najaar van 2022 en werd afgerond eind juni 2023.
Onafhankelijk van welke beslissingen worden genomen inzake de toekomst van Neteland, is het nodig om de duur van de projectvereniging te verlengen. De projectvereniging werd opgericht op 8 december 2017 opgericht voor de periode van 1 januari 2018 tot 1 januari 2024.
Daarnaast brengt de continue groei met zich mee dat er steeds meer overheidsopdrachten worden gevoerd binnen de projectvereniging. Er is in de statuten tot op heden niets voorzien wat betreft overheidsopdrachten, wat betekent dat de raad van bestuur van de projectvereniging hiervoor bevoegd is.
De vergaderfrequentie van de raad van bestuur is beperkt, waardoor de procedure van de overheidsopdrachten trager verloopt dan soms nodig. Dat komt een vlotte werking voor de medewerkers en hun projecten (die vaak gekoppeld zijn aan kortlopende subsidies) niet altijd ten goede. Parallel met de delegatie van bevoegdheden aan een college van burgemeester en schepenen, stellen we, afgelijnd, een soortgelijke procedure voor binnen de projectvereniging. Door de bevoegdheid rond overheidsopdrachten te delegeren aan het dagelijks bestuur, is het mogelijk om de procedure van de overheidsopdrachten sneller en efficiënter te laten verlopen. De raad van bestuur bekrachtigt nadien de beslissingen van het dagelijks bestuur én de raad van bestuur blijft ook volledig bevoegd voor de effectieve gunning van de opdracht.
De bevoegdheid van het dagelijks bestuur beperkt zich bovendien alleen tot opdrachten die vallen binnen de opgemaakte begroting.
De gemeenteraad van elke deelnemende gemeente is bevoegd om de statuten van de projectvereniging aan te passen.
BESLUIT
Goedgekeurd met 18 stemmen voor (9 GIB, 3 N-VA, 2 CD&V, 1 De Lokale Lijst, Carine Geyselings, Ivan Verbeeck en Johan Struyfs) en 2 onthoudingen (1 Vlaams Belang en Natalie Moens).
Artikel 1: De gemeenteraad beslist om de duurtijd van de projectvereniging Neteland te verlengen voor zes jaar tot uiterlijk 1 januari 2030.
Artikel 2: De gemeenteraad beslist om de statuten van de projectvereniging 'Neteland' aan te passen en keurt hiervoor volgend ontwerp van statuten goed:
Statuten projectvereniging 'Neteland'.
Hoofdstuk 1: Naam, zetel, doelstellingen en duur
Artikel 1 – Naam van de projectvereniging
De projectvereniging is opgericht onder de naam 'Neteland'.
Artikel 2 – Zetel van de projectvereniging
De zetel van de vereniging is gevestigd in het administratieve centrum van de stad Herentals, Augustijnenlaan 30, 2200 Herentals.
Artikel 3 – Deelnemers aan de projectvereniging
De leden van de projectvereniging zijn de gemeenten Grobbendonk, Herentals, Herenthout, Olen en Vorselaar.
Artikel 4 – Doel van de projectvereniging
De projectvereniging wil in de deelnemende gemeenten een samenwerking uitbouwen rond vrije tijd (bibliotheek, cultuur, sport …), integrale veiligheid, omgeving, welzijn en zorg en strategie en organisatie.
Artikel 5 – Duur van de projectvereniging
§ 1. De projectvereniging werd op 8 december 2017 opgericht voor de periode van 1 januari 2018 tot 1 januari 2024. Tijdens die periode is geen uittreding mogelijk.
§ 2. De projectvereniging kan opeenvolgende keren voor het verstrijken van de termijn opnieuw verlengd worden voor een periode van maximum 6 jaar indien de deelnemende gemeenten geen andere beslissing daartoe nemen.
Hoofdstuk 2: Bestuur van de vereniging
Artikel 6 – Bestuur van de vereniging
§ 1. De projectvereniging wordt geleid door een raad van bestuur die is samengesteld uit vertegenwoordigers van vijf deelnemende gemeenten, zoals bepaald in artikel 7 van onderhavige statuten. De deelnemende gemeenten duiden elk een bestuurder aan. De deelnemende gemeenten duiden voor elke bestuurder een vaste plaatsvervanger aan.
§ 2. De raad van bestuur kan enkel beslissen over zaken die kaderen binnen het doel van de vereniging. De raad van bestuur kan personeel aannemen en is verantwoordelijk voor het personeelsbeleid.
§ 3. De projectvereniging beschikt over een dagelijks bestuur.
Artikel 7 – Samenstelling raad van bestuur
§ 1. De raad van bestuur bestaat uit stemgerechtigde leden en uit leden met raadgevende stem.
§ 2. Elke deelnemende gemeente duidt één stemgerechtigde bestuurder en één vaste plaatsvervanger aan. Deze bestuurder is een gemeenteraadslid of een lid van het college van burgemeester en schepenen. Elke stemgerechtigde bestuurder beschikt over één stem
§ 3. Elke deelnemende gemeente duidt één afgevaardigde aan als lid met raadgevende stem. Deze afgevaardigde is verkozen op een lijst waarvan geen enkele verkozene deel uitmaakt van het college van burgemeester en schepenen.
§ 4. Er bestaat een onverenigbaarheid tussen het mandaat van bestuurder van de projectvereniging en verschillende ambten, functies en mandaten zoals bepaald in artikel 48 en 51 van het decreet van 6 juli 2001.
§ 5. De bestuurders worden benoemd voor de duur van de projectvereniging, maar zijn van rechtswege ontslagnemend bij het verlies van hun mandaat bij de gemeente of bij de algehele vernieuwing van de gemeenteraden. Het mandaat van bestuurder kan ook worden beëindigd wanneer de gemeente die hij vertegenwoordigt, zijn mandaat intrekt en een vervanger aanduidt.
§ 6. De bestuurders duiden een voorzitter in hun midden aan.
Artikel 8 – Werkingsmodaliteiten
De raad van bestuur maakt een huishoudelijk reglement op waarin de werkingsmodaliteiten van de raad van bestuur worden vastgelegd. Dat huishoudelijk reglement kan worden gewijzigd via een gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 9 – Vergaderingen raad van bestuur
De raad van bestuur vergadert ten minste twee keer per jaar. De uitnodigingen worden minstens 8 dagen vooraf verstuurd, vergezeld van een agenda. Om rechtsgeldig te beslissen, moet de helft van de stemgerechtigde leden aanwezig zijn. Beslissingen worden genomen bij gewone meerderheid van stemmen.
Artikel 10 – Presentiegeld
De leden van de raad van bestuur ontvangen geen presentiegeld.
Artikel 11 – Ondersteuning raad van bestuur
De raad van bestuur kan via het huishoudelijk reglement een dagelijks bestuur, stuurgroepen, werkgroepen of adviesgroepen oprichten om de vergaderingen van de raad van bestuur voor te bereiden. De raad van bestuur kan opdrachten uitbesteden aan derden.
Artikel 12 – Verslaggeving aan de gemeenteraden
§ 1. De vergaderingen van de raad van bestuur zijn niet openbaar. De notulen van de vergaderingen en de bijhorende documenten worden ter inzage gelegd van de gemeenteraadsleden op het secretariaat van alle aangesloten gemeenten.
§ 2. De raad van bestuur legt de jaarrekeningen, samen met het activiteitenverslag en het verslag van de accountant jaarlijks ter kennisgeving voor aan de gemeenteraden.
Artikel 13 – Samenstelling en werking dagelijks bestuur
§ 1. Het dagelijks bestuur bestaat uit een voorzitter, ondervoorzitter, coördinator en financieel coördinator.
§ 2. Het dagelijks bestuur is bevoegd voor exploitatie-uitgaven tot 10.000 euro en voor investeringsuitgaven tot 2.500 euro op voorwaarde dat deze uitgaven dermate dringend zijn dat de werking van de projectvereniging ernstig bemoeilijkt zou worden, als op de goedkeuring moet gewacht worden van de raad van bestuur en op voorwaarde dat de uitgaven binnen het goedgekeurde budget vallen. Het dagelijks bestuur is verantwoordelijk voor de aanstelling, de weddevaststelling, het ontslag en de tuchtbevoegdheid voor het eigen personeel.
§ 3. Het dagelijks bestuur is bevoegd om te beslissen over het voorwerp van de opdracht en voor het bepalen en voeren van de plaatsingsprocedure van de overheidsopdracht in het kader van exploitatie-uitgaven waarvan het geraamde bedrag kleiner is dan 30.000 euro op voorwaarde dat deze uitgaven dermate dringend zijn dat de werking van de projectvereniging ernstig bemoeilijkt zou worden, als op de goedkeuring moet gewacht worden van de raad van bestuur en op voorwaarde dat de uitgaven binnen het goedgekeurde budget vallen. De gunning van overheidsopdrachten blijft een bevoegdheid van de raad van bestuur.
§ 4. De bevoegdheden van het dagelijks bestuur omvatten zowel de besluitvorming, als het aangaan van verbintenissen en het vertegenwoordigen van de projectvereniging naar buiten toe voor deze bevoegdheden.
§ 5. Alle beslissingen en verbintenissen van het dagelijks bestuur moeten bekrachtigd worden op de eerstvolgende raad van bestuur.
Hoofdstuk 3: Financieel beheer
Artikel 14 – Begroting en rekeningen
§ 1. De boekhouding wordt gevoerd volgens de wetgeving op de boekhouding van de ondernemingen en met naleving van de richtlijnen over de boekhoudkundige verrichtingen.
§ 2. De raad van bestuur stelt de rekening van het afgelopen jaar vast uiterlijk op 31 maart na het verstreken boekjaar. De raad van bestuur legt de jaarrekening samen met het verslag van de accountant en het activiteitenverslag ter kennisgeving voor aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten. De raad van bestuur keurt de begroting goed uiterlijk op 31 december van het jaar dat het werkingsjaar voorafgaat.
Artikel 15 – Financiering
De deelnemende gemeenten financieren de werking van de projectvereniging via een jaarlijkse dotatie die de gemeenteraden jaarlijks vastleggen. Het bedrag van de dotatie wordt bepaald conform de noden en de te verwachten kosten van de projectvereniging. De projectvereniging financiert zijn werking zo veel mogelijk via subsidies toegekend door derde instanties.
Artikel 16 - Financiële controle
De raad van bestuur stelt een accountant aan, die de controle op de financiële toestand uitvoert en hierover jaarlijks rapporteert.
Hoofdstuk 4: Wijziging statuten, toetreding, ontbinding
Artikel 17 - Wijziging van de statuten, toetreding
De wijzigingen van de statuten en de toetreding van nieuwe leden moeten worden goedgekeurd met twee derde (2/3) van de stemmen van de deelnemende gemeenten, op basis van een gemeenteraadsbeslissing.
Artikel 18 - Ontbinding van de vereniging
De vereniging wordt bij het verlopen van de duurtijd en bij gebrek aan tijdige verlenging ontbonden. De raad van bestuur stelt hiervoor een vereffenaar aan.
Artikel 19 - Bestemming van de activa
In geval van ontbinding van de vereniging worden de activa, na aanzuivering van de eventuele passiva, overgedragen aan de deelnemende gemeenten in verhouding tot de betaalde financiële bijdragen.
Bij de ontbinding van de vereniging zullen de eventueel in gebruik gegeven goederen worden teruggegeven aan de rechthebbenden van deze goederen.
Artikel 3: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
Team Informatie & Communicatie