Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

   Team Vrije tijd vraagt toestemming om Grobbendonk Kermis met retrokoers en optredens te mogen organiseren op 9 augustus 2023 18.00 uur tot 10 augustus 2023 01.00 uur.
   Het dagprogramma verloopt als volgt:
   18.00u: Retrokoers
   19.00u: Loco Kids Disco
   20.00u: MTOW
   21.30u: Band Marginal
   23.00u: Emillion
   
   De inschrijvingen van de retrokoers lopen via ticketgang.
   De oproep naar seingevers is uitgeschreven via website, sociale media en HOPLR. 

   Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.

   Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

2. Verkeersmaatregelen

   Voor de retrokoers: 
   - op de omloop van de koers een stilstaan- en parkeerverbod vanaf 3 uur voor tot 1 uur na de koers - start koers om 18.00 uur
   - tijdens de koers moet het parcours volledig afgesloten worden voor alle verkeer. 

   Voor het aansluitend avondprogramma: zone rond het Astridplein volledig afsluiten voor alle verkeer.

3. Vergunningen

   De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90% inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95%. Voor lokale overheden geldt de 95%-maatregel niet. Zij zijn altijd verplicht om drank in herbruikbare recipiënten te schenken op events en in de eigen werking. Bovendien zijn Vlaamse overheden en lokale besturen sinds 1 januari 2022 verplicht om ook bereide voedingsmiddelen in herbruikbaar cateringmateriaal te serveren. Wegwerpborden, -kommetjes, -schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten.

4. Logistieke ondersteuning

   De nodige materialen zijn aangevraagd via het digitale platform PIXEO.

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet

Er is een draaiboek gemaakt om de personeelsinzet van team Vrije tijd en team Uitvoering & Onderhoud in kaart te brengen.
Het draaiboek zit mee in bijlage. Hiervoor werd tevens een beslissing Algemeen Directeur opgemaakt.

Juridisch kader

• Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.
• Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
• Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
• Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.
• Gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2020 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.
Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.
Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.
Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.
Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

Adviezen

Team Ruimte & Vergunningen

Toestemming ontvangen van politie Neteland tot het afdekken van de borden voor de tonnagebeperking omgeving Eisterlee en Warme Handstraat.
Op 10 augustus 2023 dienen de uren van de afdekking van de borden worden doorgegeven in kader van ANPR-controles.

Fiat lokaal bestuur Vorselaar voor plaatsen bebording en inrichten omleiding over hun grondgebied.

Noodplanning 

- De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen. In het bijzonder schenkt hij aandacht aan punt 30 'Veiligheidseisen inzake gashouders, bak- en braadinstallaties en verwarmingsinstallaties'. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig. 

- De organisator levert een inplantingsplan af waarop alle kramen (met afmetingen), nutsvoorzieningen, brandbestrijdingsmiddelen en vrije doorgangen staan aangeduid. De organisator zorgt dat er steeds een vrije doorgang van 4m is voor de hulpdiensten. 

- De organisator beperkt het geluidsniveau tijdens de kinderdisco. Hij voorziet voldoende afstand tussen de plaatsen waar kinderen kunnen komen en de luidsprekers. 

- Advies i.v.m. de retrokoers
Voor het parcours zoals voorgesteld moeten de paaltjes in de Steenbergstraat verwijderd worden.
Voor het vrijhouden van het parcours, parkeerverbod en inrichten van de omleiding moet een tijdelijk verkeersreglement goedgekeurd worden.
De organisator volgt de richtlijnen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu voor het inrichten van de medische hulpverlening.Voor randevenementen (start, aankomst, VIP,…) dient de organisator een afzonderlijke aanvraag in bij de betrokken gemeenten.

- De politie legt in haar advies van 22 juni 2023 volgende voorwaarden op:

• De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.
• De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.
• De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.
• De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.
• Gelet op onder andere de omvang en aard van het evenement adviseren wij om te voorzien in voldoende (private) beveiliging.
• Wij adviseren de inzet van 'crowd support' personeel. 

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket. 

Politiezone Neteland

Politioneel advies betreffende ‘Grobbendonk Kermis op 9 augustus 2023’: gunstig onder voorwaarden.

Wij leggen in ons advies van 22 juni 2023 volgende voorwaarden op:

-          De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.

-          De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.

-          De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.

-          De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.

-          Gelet op onder andere de omvang en aard  van het evenement adviseren wij om te voorzien in voldoende (private) beveiliging.

Wij adviseren de inzet van 'crowd support' personeel.

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020-2025.

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.

AC000415 Ondersteuning dorpsfeesten en kermissen.

MJP002069 We organiseren Grobbendonk Kermis.

SA/0741/6140300.

Meerjarenplan 2020-2025.

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000029 We hebben aandacht voor het dierenwelzijn.

AC000431 Kerstmarkt Bouwel en Grobbendonk Kermis.

MJP000439 Spektakel Grobbendonk en Bouwel.

SA/0710/6140300.

Meerjarenplan 2020-2025.

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners.

AC000393 Wielerwedstrijd.

MJP000495 Wielerwedstrijd.

SA/0741/6140300.

De kinderen van de kleuter- en lagere scholen in Grobbendonk en Bouwel hebben een kortingsbon van 2 euro ontvangen. Kinderen t.e.m. het 6de leerjaar die in andere gemeenten naar school gaan, kunnen hun kortingsbon bekomen via het onthaal. Deze kortingsbon kan gebruikt worden op Grobbendonk Kermis op maandag en dinsdag.

De kermiskramers worden door de gemeente vergoed voor de ontvangen kortingsbonnen.