Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.
Artikel 1: Goedkeuring van volgend subsidiereglement:
Artikel 1: Doel en voorwaarde
Met dit subsidiereglement wil de gemeente Grobbendonk financiële ondersteuning verlenen aan originele of vernieuwende culturele, gemeenschapsvormende of sportieve evenementen op haar grondgebied die het imago van de gemeente versterken en dit binnen de perken van het meerjarenplan en het goedgekeurde krediet.
De gemeente Grobbendonk wenst in te zetten op een vrijetijdsaanbod dat openstaat voor iedereen. Met dit reglement willen we daarom organisatoren belonen die oog hebben voor duurzaamheid, toegankelijkheid, diversiteit, mobiliteit en kindvriendelijkheid. We erkennen het maatschappelijk belang van verenigingen en particulieren die samenkomen, samenwerken en initiatief nemen.
Artikel 2: Definities
Evenement: Een evenement is een publiek toegankelijke activiteit, dat beperkt is in de tijd. De activiteit is erop gericht om een publiek uit te nodigen. Dat publiek overstijgt de eigen buurt.
Gemeentelijke troeven: Unieke en onderscheidende kenmerken van onze gemeente die potentiële klanten kunnen aanspreken.
Buitengewone sportmanifestaties: Uitzonderlijke sportevenementen met een belangrijke mediabelangstelling, die het imago van de gemeente Grobbendonk versterken.
Integraal toegankelijk: Toegankelijkheid voor iedereen waaronder bijvoorbeeld minder mobiele mensen, rolstoelgebruikers, … zodat iedereen zich zelfstandig, veilig en comfortabel kan bewegen.
Artikel 3: Doelgroep en toepassingsgebied
Het evenement wordt georganiseerd door een van de volgende actoren:
- een Grobbendonkse vrijetijdsvereniging
- een particulier initiatief waarbij de roots in Grobbendonk liggen
Deze evenementen komen niet in aanmerking:
- betogingen, optochten, kermissen, rommelmarkten, circussen, optredens van straatmuzikanten, reclame- en promotiecampagnes, filmopnames, ambulante handel
- evenementen die georganiseerd worden door overheidsdiensten, politieke partijen, vakbonden, mutualiteiten, beroepsverenigingen
- evenementen die een louter commercieel doel nastreven
- straat- en/of buurtfeesten
- een evenement dat al geheel of gedeeltelijk op een andere manier financieel ondersteund wordt door gemeente Grobbendonk.
Artikel 4: Voorwaarden
- het evenement moet passen binnen de missie en visie van de gemeente Grobbendonk.
- het evenement of minstens een deel ervan moet plaatsvinden in Grobbendonk.
- het evenement is publiek, gratis en integraal toegankelijk voor het publiek.
- de geldende VLAREMA wetgeving omtrent cateringmateriaal wordt gevolgd.
- de aanvrager (of zijn vertegenwoordiger) is rechtsbekwaam.
- elke aanvrager mag in het kader van dit subsidiereglement slechts 1 aanvraag per evenement per jaar indienen.
- het evenement heeft een voldoende breed sociaal aspect en/of culturele inhoud en overstijgt een louter sportieve, culturele of sociale bijeenkomst.
- het evenement is toegankelijk voor een extern publiek en is erop gericht een publiek ruimer dan de eigen buurt aan te trekken.
- op het evenement kunnen dranken en etenswaren worden verkocht, maar dat mag niet het enige doel zijn van het evenement.
- de begroting (uitgaven en inkomsten) van het evenement is naar behoren ingevuld en is realistisch.
- in de begroting is aangegeven welke andere financiële middelen ter beschikking zijn.
- het evenement moet door de aanvrager zelf worden georganiseerd.
- de organisator dient tevens een aanvraag in om zijn evenement te laten vergunnen en zorgt voor de nodige toelatingen, vergunningen en verzekeringen.
- de financiële steun van gemeente Grobbendonk moet vermeld worden op alle communicatiekanalen door het plaatsen van het Grobbendonks logo of de vermelding ‘met steun van gemeente Grobbendonk’. De gemeente heeft ook steeds de mogelijkheid om promotie te maken voor gemeentelijke activiteiten tijdens het evenement, voor zover dit toepasselijk is.
- het evenement wordt ruim bekendgemaakt met het doel een zo groot mogelijk publiek te bereiken (binnen de beoogde doelgroep(en)).
- de voorwaarden en adviezen die worden opgelegd in de toelating die wordt afgeleverd door het gemeentebestuur, moeten worden nageleefd. De organisator houdt rekening met veiligheidsvoorschriften van noodplanning, politie, brandweer, … en heeft desgevallend aandacht voor EHBO.
- het evenement dient plaats te vinden tussen 1 maart van het jaar van indienen van de subsidieaanvraag en 1 maart van het jaar na het indienen van de subsidie aanvraag.
- het evenement is een UiTPAS-activiteit waarvoor er punten kunnen worden verzameld. De organisator voorziet ook een aantrekkelijk omruilvoordeel. Om beide mogelijk te maken dient de organisator UiTPAS-partner te worden, team Vrije tijd biedt hierbij ondersteuning.
Artikel 5: Subsidiebedrag
- Jaarlijks worden max. 3 evenementen via deze subsidie gesubsidieerd.
- Er kan jaarlijks 3 x 5.000,00 euro worden toegekend, waarvan 80% als geldbedrag en 20% als Grobbendonkse cadeaucheques.
- Per aanvraag kan max. 5.000 euro worden toegekend. De subsidie kan nooit hoger zijn dan de som van de uitgaven vermeld in de begroting van het evenement.
- De subsidie kan niet aangewend worden voor investeringskosten (aankoop van materialen zoals meubilair, toestellen, machines, elektronische apparatuur, …) of reguliere personeelskosten.
Artikel 6: Procedure
Aanvraagprocedure
De aanvraag dient uiterlijk te worden ingediend op de laatste zondag van januari van het jaar N, voorafgaand aan de eerstvolgende periode van 12 maanden die begint te lopen vanaf de maand mei van het jaar N tot en met de maand april van het jaar N+1 waarbij het evenement binnen deze periode van 12 maanden zal plaatsvinden.
- De aanvraag omvat minstens: een duidelijke omschrijving van het evenement, een timing en fasering van het evenement en een begroting (raming inkomsten en uitgaven).
- De subsidie wordt digitaal/schriftelijk aangevraagd via het daarvoor voorziene aanvraagformulier en bezorgd aan team Vrije tijd.
- Om voor subsidiëring in aanmerking te komen, moet het aanvraagformulier volledig worden ingevuld.
Beoordelingsprocedure - criteria
De indiener moet in zijn aanvraag motiveren hoe hij op volgende criteria scoort, maar moet niet voldoen aan alle criteria.
- Organisatorische criteria
- Er worden inspanningen gedaan om specifieke doelgroepen (vb. kinderen en jongeren) actief te betrekken bij de organisatie.
- Er is een samenwerking met Grobbendonkse verenigingen.
- Er is een samenwerking met Grobbendonkse handelaars. Het evenement heeft een meerwaarde voor lokale handel en/of horeca.
- De organisatie beschikt over een mobiliteitsplan dat bepaalt hoe het gebruik van het openbaar vervoer wordt gestimuleerd, het gebruik van de fiets wordt gestimuleerd en welke parkings voor voertuigen worden voorzien.
- De organisatie past de principes van duurzaamheid toe: het evenement wordt ecologisch verantwoord georganiseerd.
- Er is aandacht voor de toegankelijkheid van het evenement: er wordt rekening gehouden met personen met een beperking.
- Programmatorische criteria:
- Het evenement bereikt een divers publiek. Het publiek heeft een diversiteit aan kenmerken op vlak van leeftijd, gender, etnische-culturele afkomst, seksuele geaardheid en genderidentiteit, lichamelijke, psychische en verstandelijke mogelijkheden, socio-economische status,…
- Er worden inspanningen gedaan om specifieke doelgroepen te bereiken: jongeren, senioren, …
- Het evenement promoot één of meerdere gemeentelijke troeven van Grobbendonk. Gemeente Grobbendonk werkt graag samen met organisatoren die met hun evenement bijdragen aan de missie en visie van Grobbendonk. Publieksevenementen bieden een ideaal platform om de positionering van ons dorp te ondersteunen. Daarom zet Grobbendonk in op initiatieven die de kernwaarden van Grobbendonk versterken:
- Grobbendonk ademt natuur en cultuur en heeft een groots verleden.
- Via een ruim vrijetijdsaanbod voor inwoners, maar ook voor toeristen, geven we Grobbendonk een plaats in het lokale en regionale cultuurlandschap.
- Grobbendonk brengt haar inwoners samen en zet nog meer in op onderlinge verbondenheid en solidariteit.
- Schaal van het programma: het programma is inhoudelijk sterk
- Belevingswaarde: aantrekkelijke aankleding van de locatie, betrokkenheid bezoekers, kwaliteit catering en randactiviteiten, …
- Het evenement zorgt voor versterking van bestaande gemeentelijke evenementen.
- Schaalgrootte:
- Het aantal dagen dat het evenement plaatsvindt.
- Het ambitieniveau van het evenement: de beoogde opkomst en publieksbereik.
- Het evenement heeft een gemeentelijke, promotionele meerwaarde.
De beoordeling van de aanvragen gebeurt door een comité, samengesteld uit:
- Burgemeester of zijn/ haar afgevaardigde;
- Bevoegde schepen Vrije tijd;
- Clusterverantwoordelijke Samenleving of zijn/ haar afgevaardigde;
- Noodplanningscoördinator;
- Onafhankelijk lid.
De gemotiveerde beoordeling wordt door het comité voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen. Het college van burgemeester en schepenen neemt daarna een beslissing over de subsidieaanvragen en vermeldt daarin het subsidiebedrag, onder voorbehoud van de realisatie van het evenement en onder voorbehoud van staving door bewijsstukken. Indien het evenement door overmacht geannuleerd wordt, kan de organisator via bewijzen de kosten die reeds gemaakt werden voor het evenement, terugbetaald krijgen. Deze zijn gelimiteerd tot het subsidiebedrag waar ze recht op zouden hebben.
Bij een gelijke score van meerdere aanvragen wordt rekening gehouden met het tijdstip van indiening. Het vroeger ingediende krijgt voorrang.
Beslissingstermijn en uitbetaling
Het college van burgemeester en schepenen neemt een beslissing over de aanvraag uiterlijk 15 maart van het jaar van indienen van de subsidieaanvraag. Na goedkeuring door het college van burgemeester en schepenen wordt 100% van het toegekende subsidiebedrag uitgekeerd (geldbedrag + Grobbendonkse cadeaucheques).
Artikel 7:
Controle
Het evaluatieverslag en de financiële afrekening moeten ten laatste 2 maanden na afloop van het evenement aan team Vrije tijd worden bezorgd. De financiële afrekening omvat een overzicht van alle inkomsten en uitgaven van het evenement (inclusief sponsoring of andere subsidiekanalen). Eventueel kunnen bijkomende bewijsstukken (o.a. kopie facturen) worden opgevraagd. Elke aanvrager moet zich onderwerpen aan eventuele controles of vragen om toelichting.
Artikel 8: Sancties
Indien uit onderzoek blijkt dat een aanvrager onjuiste gegevens heeft verstrekt, kan dit leiden tot geheel of gedeeltelijk verlies van de toegekende subsidies of, in voorkomend geval, een geheel of gedeeltelijke terugbetaling van de uitbetaalde subsidie. Het college van burgemeester en schepenen beslist hierover, na evaluatie van het evaluatieverslag en het financiële eindverslag.
Artikel 9: Inwerkingtreding en looptijd
Dit reglement is van toepassing vanaf 1 januari 2024 en loopt tot 31 december 2025.
Artikel 2: Een afschrift van dit besluit wordt bezorgd aan:
Team Financieel Management
Team HRM & Secretariaat
Team Vrije tijd