Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Op 21 juni 2024 deed team Vrije tijd de aanvraag om Retrokoers Grobbendonk te mogen organiseren op 7 augustus 2024 van 18.00 uur tot 7 augustus 2024 20.00 uur.

De inschrijvingen van de retrokoers lopen via ticketgang. De oproep naar seingevers is uitgeschreven via website, sociale media en HOPLR.
De Retrokoers maakt deel uit van Grobbendonk Kermis. Het hele evenement Grobbendonk Kermis is, inclusief de Retrokoers, reeds voorgelegd en goedgekeurd door het college op 10 juni 2024. Dit is een aparte goedkeuring van de Retrokoers. De enige extra informatie is dat Stijn Vanmuysen, verantwoordelijk voor de Retrokoers zal fungeren als koersdirecteur. Het is de verantwoordelijkheid van de koersdirecteur de algemene leiding en de verantwoordelijkheid van de koers te dragen. De kermis waarvan het evenement Grobbendonk kermis een onderdeel is, begint op zaterdag 3 augustus 2024 en eindigt op woensdag 7 augustus 2024. De kermis wordt opgesteld op donderdag 1 augustus 2024. Op dinsdag 6 augustus 2024 wordt er opnieuw een prikkelarm moment op de kermis georganiseerd tussen 17.00 uur en 19.00 uur. Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd. Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

2. Tijdelijk verkeersreglement

Kermis:

- parking bibliotheek: stilstaan- en parkeerverbod vanaf 1 augustus 2024 06.00 uur tot en met donderdag 8 augustus 2024 14.00 uur
Retrokoers:
De retrokoers start om 18.00 uur.
- op de omloop van de koers, inclusief Boudewijnstraat een stilstaan- en parkeerverbod op 7 augustus 2024 vanaf 15.00 uur (3 uur voor de start van de koers) tot 20.30 uur
- het parcours van de koers moet volledig afgesloten worden voor alle verkeer op 7 augustus 2024 van
17.00u tot 20.30u
Omloop omvat volgende straten: Astridplein, Schransstraat, Wijngaardstraat, Steenbergstraat, Hoogveldstraat, Vorselaarse baan, Nijverheidsstraat en Bergstraat.
Volgende straten zijn niet bereikbaar of met aangepaste verkeersmaatregelen: Melkerijstraat, Quinten Matsijslaan, Steenbergstraat.
Evenement:
- voor het avondprogramma: zone rond het Astridplein volledig afsluiten voor alle verkeer
- zijde Bierinckx: stilstaan- en parkeerverbod op 7 augustus 2024 van 08.00 uur tot 8 augustus 2024 09.00 uur
- volledig Astridplein: stilstaan- en parkeerverbod op 7 augustus 2024 van 15.00 uur tot 03.00 uur

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.
Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bijevenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoorin een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse
overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal
wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator

4. Logistieke ondersteuning

De nodige materialen zijn aangevraagd via het digitale platform PIXEO.

5. Verzekeringen

De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet

Er is een draaiboek gemaakt om de personeelsinzet van team Vrije tijd en team Uitvoering & Onderhoud in kaart te brengen. Het draaiboek zit mee in bijlage. De inzet van de veegwagen wordt gevraagd na het evenement. De veegwagen zal donderdagochtend voor het oprijden van de wekelijkse markt worden ingezet.

Juridisch kader

Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.
Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.
Gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2020 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement
Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.
Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.
Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.
Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.

Adviezen

Mobiliteit
Voor het afsluiten van het parcours tijdens de retrokoers en de avondactiviteiten van de kermis dienen tijdelijke verkeersreglementen goedgekeurd te worden.
Opmerkingen vorige editie:
- kruispunt Molenbaan/Moleneinde en Pulse steenweg/Warme Handstraat: de tonnagebeperking blijft, wél "uitgezonderd De Lijn" bijhangen
- omgeving Eisterlee: tonnagebeperking afdekken aan Vaartkom, Waterwinningsstraat, Hendrik Consciencestraat en Kretbosstraat
- aan kruispunt De Lindekens en kruispunt Leopoldstraat/Vierselse baan moeten borden komen "+3,5ton - centrum afgesloten"
- overhangende takken in Keulse baan en Warme Handstraat moeten gesnoeid worden voor De Lijn
- aan rotonde Troon: tijdens retrokoers - afzethek met vermelding: geen doorgang naar Vorselaar
Politie Neteland
Gunstig onder voorwaarden.
De politie legt in haar advies van 28 februari 2024 inzake "Grobbendonk Kermis" dd. 7 augustus 2024 volgende voorwaarden op:
• De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.
• De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.
• De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.
• De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.
• Op 6 mei 2024 toestemming ontvangen van politie Neteland voor het opheffen van de tonnagebeperking in Warme Handstraat en Heirbaan gezien de talrijke problemen die Vorselaar vorig jaar ondervond met zwaar verkeer.
Noodplanning
• De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen.
In het bijzonder schenkt hij aandacht aan punt 30 'Veiligheidseisen inzake gashouders, bak- en braadinstallaties en verwarmingsinstallaties'.
• De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.
• De organisator leverde reeds een inplantingsplan af waarop alle kramen (met afmetingen), nutsvoorzieningen, brandbestrijdingsmiddelen en vrije doorgangen staan aangeduid. De organisator zorgt dat er steeds een vrije doorgang van 4m is voor de hulpdiensten.
• De organisator beperkt het geluidsniveau wanneer er kinderen aanwezig zijn op het evenement. Hij voorziet voldoende afstand tussen de plaatsen waar kinderen kunnen komen en de luidsprekers.
• De politie legt in haar advies van 28 februari 2024 volgende voorwaarden op:
• De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.
• De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.
• De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.
• De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.
Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

Bijkomende motivering

Het college van burgemeester en schepenen van Vorselaar keurde op 27 mei 2024 een tijdelijk verkeersreglement goed voor het inrichten van een omleiding over hun grondgebied.
Vorselaar voorziet nadars en richt een parkeerverbod in. Grobbendonk bepijlt de omleiding en zet de nadars op de rijbaan bij de start van de retrokoers. Na de retrokoers moet alle bebording zo snel mogelijk verwijderd worden.

Financiële gevolgen/visum

Meerjarenplan 2020-2025.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.
AC000415 Ondersteuning dorpsfeesten en kermissen.
MJP002069 We organiseren Grobbendonk Kermis.
SA/0741/6140300.

Meerjarenplan 2020-2025.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000029 We hebben aandacht voor het dierenwelzijn.
AC000431 Kerstmarkt Bouwel en Grobbendonk Kermis.
MJP000439 Spektakel Grobbendonk en Bouwel.
SA/0710/6140300.

Meerjarenplan 2020-2025.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners.
AC000393 Wielerwedstrijd.
MJP000495 Wielerwedstrijd.
SA/0741/6140300.

De kinderen van de kleuter- en lagere scholen in Grobbendonk en Bouwel ontvangen een kortingsbon van 2 euro. Kinderen t.e.m. het 6de leerjaar die in andere gemeenten naar school gaan, kunnen hun kortingsbon bekomen via het onthaal. Deze kortingsbon kan gebruikt worden op Grobbendonk Kermis op maandag en dinsdag.
De kermiskramers worden door de gemeente vergoed voor de ontvangen kortingsbonnen via uitgaveformulieren.
De kostenraming van Grobbendonk Kermis werd toegevoegd als bijlage.