Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

Evenement

Op 19 maart 2024 heeft Team Vrije tijd gevraagd om het Weekend van de Verenigingen te mogen organiseren op 07 september 2024 18.00 uur tot 08 september 2024 20.00 uur. 
We voorzien zowel op zaterdag als zondag voldoende foodtrucks voor de bezoekers, nieuwe inwoners en sponsors om van te genieten.
Op zaterdag en zondag is er ook de verenigingentoog met cocktailbar die uitgebaat wordt door de deelnemende verenigingen.
Op zondag wordt op het plein animatie voorzien voor kinderen alsook een verenigingenmarkt. 

Het evenement is een organisatie van het lokaal bestuur Grobbendonk.
Dit heeft als gevolg dat er moet voldaan worden aan de wetgeving inzake herbruikbaar cateringmateriaal.
Tijdens het weekend van de verenigingen zal er ingezet worden op zowel herbruikbare materialen voor drank alsook voor voeding.
Voor het gebruik van herbruikbaar cateringmateriaal neemt team Vrije tijd de regierol voor zijn rekening.

Team Vrije tijd zal voorzien in de logistieke afhandeling van het herbruikbare cateringmateriaal, de werking is als volgt:

1. Op vrijdag 6 september zal een logistiek centrum geplaatst worden in de Volle Vaart. Deelnemende verenigingen/handelaars zullen daar hun vooraf bestelde materialen komen afhalen. Hetzelfde zal gebeuren op maandag 9 september voor het opnieuw inzamelen van de gebruikte materialen.

2. Tijdens het evenement gebruiken alle deelnemers dezelfde materialen die worden gehuurd door het lokaal bestuur. Uitzondering op deze regeling zijn de deelnemers met eigen aangekocht herbruikbaar cateringmateriaal.

3. Alle deelnemers (inclusief met eigen cateringmateriaal) zullen dezelfde waarborg voor het materiaal moeten vragen (2,00 euro). De kostprijs van het huren en reinigen van het materiaal zal in mindering gebracht worden van de opbrengsten. De kostprijs van het huren en reinigen van het materiaal dat gebruikt wordt door verenigingen/handelaars die geen deel uitmaken van de gezamenlijke verenigingentoog zullen worden gefactureerd aan de desbetreffende deelnemer.

Team Vrije tijd voorziet ook in een professionele vaatwasmachine, deze zorgt ervoor dat bekers en cateringmateriaal ter plaatsen kunnen gereinigd worden en kunnen worden herbruikt. Hierdoor zal de kost voor het huren van materiaal (omwille van kleinere aantallen) gedrukt kunnen worden.

De drankentoog wordt op zaterdag en zondag uitgebaat door de verenigingen.
Er worden jetons verkocht via de kassa die bemand wordt door team Vrije tijd, de prijs voor 1 jeton bedraagt 1 euro. 
Deze jetons worden ook aanvaard door alle deelnemende foodtrucks en handelaars / verenigingen. Bij het afhalen van de ingeleverde jetons bij deze standhouders wordt een document ondertekend waarop het totaal ontvangen jetons, het bedrag en de gegevens van de standhouder worden ingevuld en ondertekend. Dit document zit ter info in bijlage. 

Onze prijslijst voor de verenigingentoog is als volgt:
• Frisdranken en lichte bieren: 2 jetons (= 2,00 euro)
• Speciale bieren: 4 jetons (= 4,00 euro)
• Wijn, cava en mocktail: 5 jetons (= 5,00 euro)
• Cocktail: 9 jetons (= 9,00 euro)

Programma zaterdag:

18.00u - 19.30u: Midlife Experience

20.00u - 21.30u: The Tramplers

22.00u - 23.30u: 2 Fabiola & Pat Krimson 

23.30u - 01.00u: DJ Reeze

01.30u: Toog sluit

02.00u: Kassa (waarborg) sluit

Programma zondag

12.00u - 14.00u: Lunch jubilarissen en vrijwilligers

13.00u - 15.00u: Harmonie & Fanfare

15.00u - 16.00u: Loco Kids Disco

16.00u - 16.30u: Laureaten ten Throne - huldiging

17.00u – 18.00u: Live Bait 

18.30u - 20.00u: De Schorre & Luc Canters

Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.

Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

Verkeersmaatregelen

Het ganse Astridplein zal verkeersvrij gemaakt worden van zaterdag 7 september 2024 - 12.00 uur tot zondag 8 september - 24.00 uur. Tevens zal een parkeerverbod ingericht worden op het Astridplein. De noordkant van het Astridplein zal afgesloten worden van zaterdag 7 september - 09.00u  tot maandag 9 september 12.00u.  Hier wordt het parkeerverbod al ingericht vanaf vrijdag 6 september 09.00u tot maandag 9 september 12.00u. De openbare parkings aan de bibliotheek blijven beschikbaar en bereikbaar via de inrit kant kerk. Uitrijden van de parking kan enkel kant De Bist.
• Omleiding tussen Vorselaar en Bouwel via wijk 't Schrans
• Omleiding tussen Pulle en Vorselaar via Nijverheidsstraat - Vorselaarse baan en Wijngaardstraat
• Omleiding tussen Bouwel en Pulle via Vaartkom - Eikenlei - Van Craeyenhemstraat - Rubensstraat en Hendrik Consciencestraat.
• Omleiding vanuit Bergstraat via Quinten Matsyslaan en Vaartkom.

Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.
Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden.Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten.Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator. 

1. Logistieke ondersteuning
   Er worden de nodige materialen aangevraagd in het programma Pixeo. We vragen toestemming om elke dag na de festiviteiten het plein te kunnen proper maken met de veegwagen. 

2. Verzekeringen
   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

3. Personeelsinzet
   Inzet gevraagd van team Vrije tijd, team Uitvoering & Onderhoud, team Mens & Welzijn (nieuwe inwoners en jubilarissen) en subteam HR (Vrijwilligers(coaches)). Personeelsinzet team Vrije tijd wordt vastgelegd via beslissing algemeen directeur.

Juridisch kader

• Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd
• Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd
• Besluit Vlaamse regering 6 februrari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd
• Besluit Vlaamse regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd
• Gemeenteraadsbesluit van 23 april 2024 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement

• Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.
• De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.
• Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
• Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.
• Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.
• Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.
• Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.
• Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.
• De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.

Adviezen

Team Ruimte & Vergunningen:

Voor het afsluiten van het Astridplein en het bepijlen van de omleiding(en) moet een tijdelijk verkeersreglement goedgekeurd worden.

Politiezone Neteland

De politie legt in haar advies van 19-04°2024 inzake "Weekend va de Verenigingen" dd. 7/8 september 2024 volgende voorwaarden op:

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.

- De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.

- De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.

- De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.

Noodplanning

• De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen.

• De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.

• De organisator maakt een inplantingsplan op en bezorgt dit minstens 60 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be.

• De organisator vult een veiligheidsfiche in en bezorgt dit minstens 30 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be.

• De organisator zorgt dat de tent is opgesteld volgens de instructies in het bouwboek van de leverancier. Voor grote tenten (+200m²) stuurt de organisator het bouwboek, waarin de maximale windbelasting, de afmetingen van de tent en de brandklasse van de tentzeilen staan, tijdig door naar noodplanning@regioneteland.be.

• De organisator respecteert de maximale capaciteit (veiligheidscapaciteit) van de tent. Hij berekent de veiligheidscapaciteit volgens de instructies in het politiereglement over maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand tijdens publiek toegankelijke evenementen.

• Spantouwen en hun bevestigingspunten mogen de evacuatie niet hinderen. De organisator zorgt dat tentharingen zijn afgedekt met zachte materialen.

• De organisator voldoet aan het KB van de actieve ontspanningsevenementen.

• De organisator beperkt het geluidsniveau wanneer er kinderen aanwezig zijn op het evenement (max 90dB(A)). Hij voorziet voldoende afstand tussen de plaatsen waar kinderen kunnen komen en de luidsprekers.

• De politie legt in haar advies van 19-04°2024 inzake "Weekend va de Verenigingen" dd. 7/8 september 2024 volgende voorwaarden op:

o De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.

o De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.

o De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.

o De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten. 

• De organisator was op 18/04/2024 aanwezig op het veiligheidsoverleg met noodplanningscoördinator en betrokken hulpdiensten. Tijdens dit overleg bespraken zij de op te volgen richtlijnen. De organisator houdt zich aan deze richtlijnen.

Financiële gevolgen/visum

1. Winstverdeling Weekend van de Verenigingen 

De winst van het weekend van de verenigingen wordt verdeeld volgens het reglement inzake het ondersteunen van het Weekend van de Verenigingen. 

Verdeelsleutel
Prestatietoelage 50% wordt evenredig verdeeld per deelnemende organisatie aan het Weekend van de Verenigingen op zaterdag (25%) en op zondag (25%), die met minstens 2 personen ondersteuning biedt.
50% wordt verdeeld voor het kosteloos uitoefenen van prestaties voor het lokaal bestuur Grobbendonk tijdens het Weekend van de Verenigingen op zaterdag (25%) en op zondag (25%), afhankelijk van de gepresteerde uren.
Subsidiebedrag presterende organisatie = bedrag prestatietoelage x (totaal aantal punten presterende organisatie/ totaal aantal punten prestatietoelage alle deelnemende organisaties)
De presterende organisatie heeft recht op de prestatietoelage indien deze een vooraf afgesproken prestatie aflevert tijdens het Weekend van de Verenigingen op zaterdag.
De organisatie mag gedurende deze prestatie geen eigen inkomsten vergaren. De subsidie wordt op basis van een puntensysteem onder de verschillende presterende organisaties verdeeld. Elk begonnen uur door elke vertegenwoordiger van de presterende organisatie geeft recht op 10 punten.

Berekening en betaling
De deelname (per organisatie) en prestatie (per helper) worden geregistreerd door het team Vrije tijd. Het team Vrije tijd berekent de subsidiebedragen per organisatie en legt deze voor aan de vrijetijdsraad. Vervolgens wordt de berekening geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen.
Op basis van het advies van de vrijetijdsraad neemt het college van burgemeester en schepenen een beslissing omtrent de betaling van de subsidie.

2. Uitbetaling foodtrucks

De foodtrucks worden verplicht om tijdens het Weekend van de Verenigingen met jetons te werken. 
Deze jetons worden uitbetaald binnen een week aan de standhouders. 
Het bedrag wordt bij het overdragen van de jetons genoteerd op het document samen met de financiële gegevens. 

3. Sponsorpaketten

Net zoals vorige editie willen we onze lokale handelaars en industrie betrekken bij dit mooie event.
De sponsorpakketten voorgesteld aan de ondernemers via mail, via folder als we hen fysiek benaderen en via de website.
De tarieven zijn in bijlage terug te vinden.

MJP002248 Retributie sponsoring bij activiteiten.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.
AC000598 Sponsoring bij evenementen gebaseerd op een retributiereglement.
MJP002248 Retributie sponsoring bij activiteiten.
7000000 Verkopen en dienstprestaties: Algemeen

4. Cateringmomenten

Om de jubilarissen een lunch aan te bieden gebruiken we onderstaand budget van team Mens & Welzijn

AC000138
MJP002404
Raming: 3.500 euro

Om de vrijwilligers te waarderen met een lunch gebruiken we onderstaand budget van team HR & Secretariaat:
AC000047
MJP002396
Raming: 9.000 euro

5. Herbruikbaar cateringmateriaal

De herbruikbare cateringmaterialen zullen gezamenlijk door het lokaal bestuur worden gehuurd voor alle deelnemers aan het evenement.
De kostprijs (huur en reiniging) van het herbruikbaar cateringmateriaal dat gebruikt zal worden door de verenigingen die de algemene drankenstand uitbaten, wordt in mindering van de opbrengsten gebracht.
De kostprijs (huur en reiniging) van het herbruikbaar cateringmateriaal dat gebruikt zal worden door verenigingen/handelaars buiten de algemene drankenstand zal via facturatie worden ontvangen.

Raming:
• Huur bekers + reiniging: 0,07 euro/beker
• Huur materiaal voeding + reiniging: 0,30 euro/kommetje (- verlies 1,99 euro/st.)
• Servicekost: 50,00 euro

Om de kosten te drukken wordt een professionele vaatwasmachine ingehuurd, hierdoor zal het aantal nodige materialen sterk verminderen.

Raming:
• Afwasmachine: 195,00 euro

Voor het herbruikbare cateringmateriaal zal een waarborg gevraagd worden. Deze waarborg bedraagt 2,00 euro en wordt aanschouwd als een ontvangst.
Indien het cateringmateriaal wordt ingeruild zal deze waarborg worden terugbetaald en ontstaat er een uitgave.
In het geval het cateringmateriaal niet wordt ingeruild zal de betaalde waarborg gebruikt worden om de kosten van het huren en verloren gaan van het materiaal te dekken. Bij een overschot zal de opbrengst toegevoegd worden aan de algemene winst van het evenement ten voordele van de deelnemende verenigingen.

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.
AC000422 Ondersteuning weekend van de verenigingen.
MJP001241 Weekend van de verenigingen - (o.a. drank en bbq, ...)