Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

   Op 3 oktober 2023 kreeg team Vrije tijd de aanvraag van betrokkene om samen met de werkgroep de Heksentocht 2023 te mogen organiseren van 3 november 2023 17.00 uur tot 4 november 2023 02.00 uur. Er zijn ruim 17 deelnemende verenigingen en ongeveer 1.250 deelnemers. Voor de opbouw van het evenement op het militair domein wordt beroep gedaan op team Uitvoering & Onderhoud. Op vrijdag 3 november 2023 wordt een kindereditie georganiseerd voor kinderen van 6 tot 12 jaar. Dit concept omvat een avontuurlijke tocht rond de Volle Vaart met verhalen en opdrachten waarbij de kinderen betrokken worden. In totaal zijn er 150 plaatsen waarbij tussen 18.00 en 20.30 uur telkens om de 15 minuten een groep van 15 kinderen vertrekt. De tocht zelf duurt ongeveer één uur. De ouders kunnen een drankje nuttigen in De Volle Vaart.

   Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd. Op zaterdag 4 november 2023 vindt de Heksentocht zelf plaats op het militair domein. Verschillende verenigingen richten hier hun act in. In de Volle Vaart verzamelen de groepen, er vertrekken elk kwartier 55 personen met een bus richting het militair domein. De eerste groep vertrekt omstreeks 17.45 uur, de laatste om 23.15 uur. Na de wandeling zelf kan er nog iets gedronken worden in de Volle Vaart. 
   Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.

2. Verkeersmaatregelen

   Om alle bezoekers van de Heksentocht met reisbussen naar de locatie Trainings Area van het Militaire Domein te vervoeren is het aangewezen een parkeerverbod in te voeren in de Koolaardestraat.

3. Vergunningen

   De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.

   Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, - schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator.
   
   
4. Logistieke ondersteuning

   Er wordt ondersteuning gevraagd voor het ophalen en vervoeren van allerlei materialen en goederen voorafgaand en na de Heksentocht. Dit vanaf woensdag 18 oktober 2023 tot woensdag 9 november 2023. Naar behoefte minimaal twee arbeiders met een lichte vrachtwagen en indien nodig met grote vrachtwagen en vrachtwagen met laadklep. Overigens wordt beroep gedaan op volgende materialen naar beschikbaarheid: • nadars  • herashekken • elektriciteitskabels van verschillende ampères • verdeelposten • podiumelementen • voortogen.

5. Verzekeringen

   De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet
   
   Vrijdag 3 november 2023:
   • Stijn Schoeters: van 09.00 uur tot 12.00 uur en van 13.30 uur tot wanneer het toelaat om te vertrekken. Stijn vertrekt als eerste. Hij is coördinator van de Kidseditie.
   • Stijn Vanmuysen: van 15.00 uur tot einde evenement. Hij doet mee opbouw, wandeling met de gidsen bij nacht en afbouw.
   • Mie Van Looy: van 17.00 uur tot einde evenement. Zij doet kinderanimatie in de Volle Vaart en afbouw.
   • Krien Huysmans: van 17.00 uur tot einde evenement. Zij doet permanentie kassa en afbouw.
   • Noortje Geerts: van 17.00 uur tot 21.00 uur. Zij is verhalenvertelster tijdens de Kidseditie.
   
   Zaterdag 4 november 2023:
   • Stijn Schoeters: van 12.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
   • Stijn Vanmuysen: van 12.00 uur tot einde event. Uitvoeren van opbouw, coördinatie en afbouw.
   • Mie Van Looy: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet ticketcontrole Volle Vaart en afbouw.
   • Krien Huysmans: van 16.30 uur tot einde event. Zij doet permanentie aan de kassa en afbouw.
   
   Bij de personeelsinzet wordt rekening gehouden met een efficiënte inzet van werkuren. Zodra er afgebouwd kan worden, wordt er uitgetikt en eindigt de werkdag. De personeelsinzet werd reeds besproken en goedgekeurd via beslissing algemeen directeur.

Juridisch kader

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

2. Vergunningen

Politiecodex zone Neteland – versie met alle wijzigingen tot en met 6 juli 2020.

Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019.

Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.

Adviezen

1. Noodplanning
Gunstig onder voorwaarden

De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig. 

- De organisator maakt een inplantingsplan op en bezorgt dit minstens 60 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be. 

- De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid bij vuurkorven. 

- Voor de vuuract: De artiest stelt een risicoanalyse op van de vuuract en houdt rekening met ondergrond en beplanting, gebruikt materiaal, minimale veiligheidsafstand en weersomstandigheden. Hij voorziet de nodige blusmiddelen en andere veiligheidsmaatregelen. 

- De organisator ziet erop toe dat de deelnemers altijd de wegcode volgen. Deelnemers wordt aangeraden om een fluorescerend hesje te dragen en een zaklamp bij te hebben. 

- De organisator zorgt voor een afsluiting en/of plaatst signalisatie die bezoekers attent maakt op de aanwezigheid van water. 

- De organisator voorziet een EHBO-koffer. 

- De organisator beperkt het geluidsniveau wanneer er kinderen aanwezig zijn op het evenement. Hij voorziet voldoende afstand tussen de plaatsen waar kinderen kunnen komen en de luidsprekers. 

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

2. Ruimte en vergunningen
Gunstig onder voorwaarden
Voor de goede doorstroming van het busvervoer is het aangewezen dat er een parkeerverbod ingericht wordt in de Koolaardestraat, kant van de pare huisnummers.

Bijkomende motivering

De verenigingen worden vergoed voor hun prestaties. Deze vergoeding wordt op voorhand vastgelegd aan de hand van een samenwerkingsovereenkomst (als bijlage). De inhoud van deze overeenkomst werd afgestemd met de werkgroep Heksentocht. De overeenkomsten per vereniging worden voorgelegd aan het college van burgemeester en schepenen ter goedkeuring en geldigheid van de verbintenis.

Financiële gevolgen/visum

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente. 2020 - 2025.

AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners. 2020 - 2025.

AC000395 We organiseren de heksentocht.

MJP000448 We organiseren de heksentocht.

Budget: 9.600 euro.

Kostenraming:

• busvervoer: 1.341 euro, inclusief btw
• toiletten op het militair domein: 385 euro, inclusief btw
• huur licht & geluid: in afwachting van offerte
• soep: 600 euro, inclusief btw en levering
• broden: 120 euro, inclusief btw
• hotdogbroodjes: 350 euro, inclusief btw

Deelname aan de kidseditie kost 5 euro

Deelname aan de volwasseneditie kost 15 euro

MJP002410 Prestaties - overeenkomsten heksentocht

Budget 15.000 euro.

Zie overeenkomsten in bijlage

Kostenraming: 13.025 euro.