Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Naar de succesvolle editie van vorig jaar wil team Vrije tijd het weekend van de verenigingen organiseren op 2 en 3 juli 2022 op het Astridplein.

Dit jaar worden er teamoverschrijdend nog andere luiken toegevoegd aan het evenement.

 

Een overzicht van de timetable:

Zaterdag

11.00 - 13.00u Waarderingsreceptie van de vrijwilligers

14.00 - 16.00u Receptie voor de nieuwe inwoners

16.00 - 17.00u Viering Laureaten ten Throne op het podium

17.00 - 18.30u BBQ voor mensen die inschrijven en de sponsors

18.30 - 19.30u Optreden Père Totale Nief talent

19.30 - 21.00u Optreden Ritm Stix

21.00 - 23.00u Optreden DJ Reeze

23.00 - 00.30u Optreden DJ Emillion

00.30 - 02.00u Optreden DJ Milano

 

De waarderingsreceptie is voor alle vrijwilligers die zich ingezet hebben. Hier wordt gerekend op 300 personen die uitgenodigd worden. Dit is een budget van team Zorg & Gezondheid.

De receptie nieuwe inwoners wordt financieel ondersteund door team Informatie & Communicatie, de personeelsinzet komt van team Mens & Welzijn.

Tijdens de viering van de Laureaten worden er laureaten gevierd van sport, cultuur en de jeugdpluim wordt uitgereikt. Allen onder de vooropgestelde reglementen en met nominaties goedgekeurd door de adviesraden.

 

Zondag 

11.00 - 13.00u Brunch voor de jubilarissen

14.00 - 15.30u Optreden van harmonie en fanfare

16.00 - 16.40u Optreden Bart Kaëll

17.00 - 18.00u Optreden Koen De Wulf

18.30 - 20.00u Optreden De Schorre en Luc Canters

 

Van 14.00 tot 20.00u is er een markt waarop verenigingen, lokale handelaars en marktkramers mogen plaatsnemen.

Doorlopend is er van 14.00 tot 20.00u kinderanimatie voorzien op het Astridplein. Het gaat over 2 springkastelen, een stormbaan, een klimtoren, swing it off en minigolf parcours. Deze animatie wordt aangevuld met de volksspelen die gehuurd worden bij de provincie. 

De brunch voor de jubilarissen wordt volledig ondersteund door team Mens & Welzijn.

Voor de 3 cateringmomenten is een offertevraag uitgeschreven waaruit 1 cateraar is gekozen aan de hand van een motivatienota na onderzoek. Deze motivatienota zit in bijlage. Hierin wordt gekozen voor Outdoor Cooking te Nijlen.

Voor de BBQ werd Raf Boen aangesteld na prijsaanvraag.

Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd. 

Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning gevraagd. 

 

2. Tijdelijk verkeersreglement

Het ganse Astridplein zal verkeersvrij gemaakt worden van zaterdag 2 juli 2022 - 15.00u tot zondag 3 juli 2022 - 24.00u. Tevens zal een parkeerverbod ingericht worden op het Astridplein. De openbare parkings aan de bibliotheek blijven beschikbaar en bereikbaar via de inrit kant kerk. Uitrijden van de parking kan enkel kant De Bist.

 

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90% inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95%.

 

4. Logistieke ondersteuning

Voor dit weekend vragen wij de logistieke ondersteuning in de vorm van materialen.
We vragen zoals vorig jaar om de camion te laten staan zodat we heel makkelijk materiaal veilig kunnen wegbergen of uithalen.

Het betreft:

• alle elektrische materiaal: verdeelposten, koppelstekkers, kabels
• alle feestverlichting
• alle GFT bakken
• alle nadarhekken
• alle voorzettogen
• 3 easy up tenten

 

5. Verzekeringen

De verzekeringsaanvraag loopt intern.

 

6. Personeelsinzet

Er wordt personeelsinzet gevraagd vanuit:

Team Mens & Welzijn

Team Zorg & Gezondheid

Team Uitvoering & Onderhoud

Team Vrije tijd

Het schema omtrent de personeelsinzet zit bijgevoegd in bijlage. Dit is nog onder voorbehoud van eventuele wijzigingen.

Juridisch kader

1. Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

2. Vergunningen

• Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.
• Politiecodex zone Neteland – versie met alle wijzigingen tot en met 6 juli 2020.
  Vlarema wijziging 7, goedgekeurd door de Vlaamse Regering op 22 maart 2019. 

Adviezen

Team Ruimte & Vergunningen

Besluit van de Vlaamse Regering van 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne.

Noodplanning

Er volgt nog een veiligheidsoverleg waaruit de verschillende maatregelen zullen blijken.

Op dit moment dus nog geen volledig advies.

Bijkomende motivering

Vermits Hofeinde afgesloten is dient de eerder goedgekeurde omleiding vanuit Bouwel naar Vorselaar aangepast te worden.

Financiële gevolgen/visum

Inkomsten 

Verdeelsleutel goedgekeurd op de gemeenteraad van 17 mei 2022.

Prestatietoelage 50% wordt evenredig verdeeld per deelnemende organisatie aan het Weekend van de Verenigingen op zaterdag die met minstens 2 personen ondersteuning biedt. De vereniging mag tijdens het evenement geen eigen inkomsten vergaren. 50% wordt verdeeld voor het kosteloos uitoefenen van prestaties voor het lokaal bestuur Grobbendonk tijdens het Weekend van de Verenigingen op zaterdag, afhankelijk van de gepresteerde uren. Subsidiebedrag presterende organisatie = bedrag prestatietoelage x (totaal aantal punten presterende organisatie/ totaal aantal punten prestatietoelage alle deelnemende organisaties). De presterende organisatie heeft recht op de prestatietoelage indien deze een vooraf afgesproken prestatie aflevert tijdens het Weekend van de Verenigingen op zaterdag. De organisatie mag gedurende deze prestatie geen eigen inkomsten vergaren. De subsidie wordt op basis van een puntensysteem onder de verschillende presterende organisaties verdeeld. Elk begonnen uur door elke vertegenwoordiger van de presterende organisatie geeft recht op 10 punten.

Opbrengst van de steunkaartenverkoop: per verkochte steunkaart gaat 2 euro naar de vereniging per verkochte kaart. Verenigingen mogen de genummerde steunkaarten enkel verkopen in de aan hen toegewezen ‘wijk’. Het toewijzen van de ‘wijken’ gebeurt door loting. Na de verkoop en vóór een afgesproken datum stort de vereniging de volledige opbrengst van de steunkaartenverkoop aan de gemeente Grobbendonk op het rekeningnummer BE42 3200 6474 5954 met vermelding van verkoop steunkaarten: ‘naam vereniging’ en ‘aantal verkochte kaarten’. Het overschot van de kaarten wordt binnengebracht op het gemeentehuis vóór een afgesproken datum.

De verkoop van de steunkaarten, de deelname (per organisatie) en prestatie (per helper) worden geregistreerd door het team Vrije tijd. Het team Vrije tijd berekent de subsidiebedragen per organisatie en legt deze voor aan de vrijetijdsraad. Vervolgens wordt de berekening geagendeerd op het college van burgemeester en schepenen. Op basis van het advies van de vrijetijdsraad neemt het college van burgemeester en schepenen een beslissing omtrent de betaling van de subsidie.

Kosten 

Er is een kostenraming gemaakt voor het volledige weekend. Deze ramingen vind je terug in bijlage.

De catering zit opgesplitst over MJP van verschillende teams.

 

Voor team Vrije tijd worden onderstaande financiële budgetten gebruikt:

Weekend van de verenigingen

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.

AC000422 Ondersteuning weekend van de verenigingen.

6140300 Werking dienst: Activiteiten doelgroep.

 

Viering laureaten

BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.

AP000021 We organiseren zelf activiteiten en evenementen.

AC000384 Viering sportlaureaten.

6140300 Werking dienst: Activiteiten doelgroep.