Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Op 23 januari 2023 kreeg team Vrije tijd de aanvraag van Katleen Schoenmakers om Weekend van de Verenigingen te mogen organiseren op 2 september 2023 van 18.00 uur tot 01.00u en op 3 september 2023 van 12.00 uur tot 20.00 uur. Het evenement vindt plaats op en rond het Astridplein.

Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.

Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd voor zaterdag tussen 18.00u en 01.00u en op zondag tussen 12.00u tot 20.00u.

Het evenement is een organisatie van het lokaal bestuur Grobbendonk. Dit heeft als gevolg dat er moet voldaan worden aan de wetgeving inzake herbruikbaar cateringmateriaal (VLAREMA 9 - ART. 5.3.12.1 - VERVANGING).

Tijdens het weekend van de verenigingen zal er ingezet worden op zowel herbruikbare materialen voor drank alsook voor voeding.

Het gebruik van herbruikbaar cateringmateriaal, lokaal bestuur neemt de regierol voor zijn rekening.
Team Vrije tijd zal voorzien in de logistieke afhandeling van het herbruikbare cateringmateriaal, de werking is als volgt:

1. Er zal op vrijdag 1 september een logistiek centrum geplaatst worden in de Volle Vaart. Deelnemende verenigingen/handelaars zullen daar hun vooraf bestelde materialen komen afhalen. Hetzelfde zal gebeuren op maandag 4 september voor het opnieuw inzamelen van de gebruikte materialen.

2. Tijdens het evenement gebruiken alle deelnemers dezelfde materialen die worden gehuurd door het lokaal bestuur. Uitzondering op deze regeling zijn de deelnemers met eigen aangekocht herbruikbaar cateringmateriaal.

3. Alle deelnemers (inclusief met eigen cateringmateriaal) zullen dezelfde waarborg voor het materiaal moeten vragen (3,00 euro).

De kostprijs van het huren en reinigen van het materiaal zal in mindering gebracht worden van de opbrengsten. De kostprijs van het huren en reinigen van het materiaal dat gebruikt wordt door verenigingen/handelaars die geen deel uitmaken van de gezamenlijke verenigingentoog zullen worden gefactureerd aan de desbetreffende deelnemer.

Team Vrije tijd voorziet ook in een professionele vaatwasmachine, deze zorgt ervoor dat bekers en cateringmateriaal ter plaatsen kunnen gereinigd worden en kunnen worden herbruikt. Hierdoor zal de kost voor het huren van materiaal (omwille van kleinere aantallen) gedrukt kunnen worden.

Zaterdag 
De eerste dag van het weekend beginnen we met een BBQ. 
Op deze BBQ worden onze nieuwe inwoners ontvangen alsook onze sponsors die ingeschreven hebben op 1 van de sponsorpakketten.
Alle burgers die mee willen komen eten, kunnen zich inschrijven om mee te eten op de BBQ via ticketgang.
Voor dit cateringmoment wordt er een overheidsopdracht uitgeschreven.

De drankentoog wordt op zaterdag uitgebaat door de verenigingen. Er worden jetons verkocht via de kassa die bemand wordt door team Vrije tijd. 
De prijs voor 1 jeton bedraagt 1,20 euro.
Onze prijslijst is als volgt:

• Frisdranken en lichte bieren: 2 jetons (= 2,40 euro)
• Speciale bieren: 3 jetons (= 3,60 euro)
• Wijn, cava en mocktail: 4 jetons (= 4,80 euro)
• Cocktail: 7 jetons (= 8,40 euro)

Het programma ziet eruit als volgt:

• 18.00u tot 20.00u BBQ 
• 20.00u tot 21.00u DJ van ons Neteland traject Nief Talent
• 21.00u tot 22.00u DJ Jappe Jones
• 22.00u tot 23.00u DJ Reeze
• 23.00u tot 24.00u DJ Voltage 
• 24.00u tot 01.00u DJ Milano

Zondag
Op zondag nodigen we onze gouden jubilarissen en vrijwilligers uit voor een lunch in onze cateringtent. Ook deze cateringopdracht wordt uitgeschreven in een overheidsopdracht. 
Vandaag worden ook de laureaten gevierd op het podium. We hebben voor deze gelegenheid Steven Anthonis als speaker gevraagd.

• 12.00u tot 14.00u Lunch
• 14.00u tot 16.00u Harmonie en Fanfare
• 16.00u tot 17.00u Uitreiking van de laureaten
• 17.00u tot 17.45u Enchantée
• 18.30u tot 20.00u De Kreunaers

2. Verkeersmaatregelen

Het ganse Astridplein zal verkeersvrij gemaakt worden van zaterdag 2 september 2023 - 16.00 uur tot zondag 3 september - 24.00 uur. Tevens zal een parkeerverbod ingericht worden op het Astridplein. De openbare parkings aan de bibliotheek blijven beschikbaar en bereikbaar via de inrit kant kerk. Uitrijden van de parking kan enkel kant De Bist.

• Omleiding tussen Vorselaar en Bouwel via wijk 't Schrans
• Omleiding tussen Pulle en Vorselaar via Nijverheidsstraat - Vorselaarse baan en Wijngaardstraat
• Omleiding tussen Bouwel en Pulle via Vaartkom - Eikenlei - Van Craeyenhemstraat - Rubensstraat en Waterwinningsstraat
• Omleiding vanuit Bergstraat via Quinten Matsyslaan en Vaartkom. 

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie. Vanaf 1 januari 2020 is het gebruik van wegwerpbekers of -verpakkingen voor dranken verboden op evenementen. Enkel als de eventorganisator ze voor meer dan 90% inzamelt en laat recycleren, zijn ze nog toegestaan. Vanaf 1 januari 2022 wordt deze grens opgetrokken naar 95%. Voor lokale overheden geldt de 95%-maatregel niet. Zij zijn altijd verplicht om drank in herbruikbare recipiënten te schenken op events en in de eigen werking. Bovendien zijn Vlaamse overheden en lokale besturen sinds 1 januari 2022 verplicht om ook bereide voedingsmiddelen in herbruikbaar cateringmateriaal te serveren. Wegwerpborden, -kommetjes, -schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten.

4. Logistieke ondersteuning

Er worden de nodige materialen aangevraagd in het programma Pixeo.
We vragen toestemming om elke dag na de festiviteiten het plein te kunnen proper maken met de veegwagen. 

5. Verzekeringen

De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet

Inzet gevraagd van team Vrije tijd, team Uitvoering & Onderhoud, team Mens & Welzijn (nieuwe inwoners en jubilarissen) en subteam HR (Vrijwilligers(coaches)). Personeelsinzet wordt vastgelegd via beslissing algemeen directeur.

Juridisch kader

Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.
Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.
Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.
Gemeenteraadsbesluit van 30 juni 2020 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement

Algemeen reglement en de wetten op de politie van het wegverkeer.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Gemeentelijk aanvullend verkeersreglement, goedgekeurd door de gemeenteraad in zitting van 16 februari 1999 en goedgekeurd door de staatssecretaris voor veiligheid bij ministerieel besluit van 27 april 1999 en haar latere goedgekeurde aanvullingen.

Ministerieel besluit van 9 april 2021, waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeersborden worden bepaald.

Provinciale omzendbrief van 8 september 1970 aangaande tijdelijke verkeersverordeningen waarbij de voertuigen van de hulpdiensten, zoals zieken-, brandweer- en politievoertuigen, alsmede de voertuigen van dringend opgeroepen geneesheren steeds doorgang dienen te hebben bij een verkeersverbod voor alle voertuigen in straten of gedeelten van straten.

Adviezen

Team Ruimte & Vergunningen 

Astridplein volledig afsluiten.

• Omleiding tussen Vorselaar en Bouwel via wijk 't Schrans
• Omleiding tussen Pulle en Vorselaar via Nijverheidsstraat - Vorselaarse baan en Wijngaardstraat
• Omleiding tussen Bouwel en Pulle via Vaartkom - Eikenlei - Van Craeyenhemstraat - Rubensstraat en Waterwinningsstraat
• Omleiding vanuit Bergstraat via Quinten Matsyslaan en Vaartkom

 

Politiezone Neteland

Politioneel advies betreffende ‘Weekend van de verenigingen 2 en 3 september 2023’: gunstig onder voorwaarden.

Wij leggen in ons advies van 3 februari 2023 volgende voorwaarden op:

• De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.
• De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.
• De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.
• De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.
• De organisator voorziet een inzet van minstens 4 personen vrijwillige security. Dit voor 2 september 2023 tussen 20.00 u en 03.00 u. Voor een voorafgaandelijke screening bezorgt de organisator tijdig het ingevulde formulier 'Aanvraag toestemming van de burgemeester voor het uitvoeren van bewakingsactiviteiten door effectieve leden van de vereniging of personen die een effectieve en aanwijsbare band hebben met de vereniging’ zodat de politie dit kan evalueren.

 

Noodplanning

Multidisciplinaire analyse zit in bijlage. 

Gunstig onder voorwaarden:

• De organisator houdt zich aan het politiereglement over de maatregelen tot het voorkomen en bestrijden van brand in publiek toegankelijke lokalen en tijdens publiek toegankelijke evenementen.
• De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid vermeld in de veiligheidsfiche voor eetkraampjes en foodtrucks. In elk eetkraampje of foodtruck is een veiligheidsregister aanwezig.
• De organisator maakt een inplantingsplan op en bezorgt dit minstens 60 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be.
• De organisator vult een veiligheidsfiche in en bezorgt dit minstens 30 dagen voor het evenement aan noodplanning@regioneteland.be.

De politie legt in hun advies van 3 februari 2023 volgende voorwaarden op: 

• De organisator houdt zich aan de richtlijnen in de politiecodex.
• De organisator neemt acties om op elk moment overlast te vermijden.
• De organisator schikt zich naar alle wettelijke vereisten.
• De organisator onderhoudt gerichte communicatielijnen met de politie en verleent medewerking bij eventuele incidenten.
• De organisator voorziet een vorm van toezicht, dit kan gebeuren door 2 personen professionele security, 4 personen vrijwillige security of 8 personen voor crowd support. Vanuit noodplanning wordt gesteld dat vrijwillige security wettelijk niet toegestaan is, zodat enkel de opties voor professionele security en crowd support mogelijk zijn. Voor crowd support moet geen toelating van burgemeester worden opgevraagd, maar deze personen mogen geen officiële bewakingstaken uitvoeren.

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

Bijkomende motivering

Vrije tijd

Om het inplantingsplan uit te voeren (zie bijlage) zoals besproken in de werkgroep dienen de hagen, daar waar het podium ingetekend is, te verdwijnen. De tent wordt gepositioneerd meer in de hoek waardoor we niet meer met grote wagens (camionette, vrachtwagen,..) en materiaal aan het podium kunnen. Dit is nodig voor de PA, tafels en stoelen, tenten van verenigingen die we nu ook op het grasplein gaan zetten.

Aan team Uitvoering & Onderhoud zal gevraagd worden om een tijdelijke trapconstructie te voorzien aan de graskant.

Financiële gevolgen/visum

1. Sponsorpakketten

Net zoals vorige editie willen we onze lokale handelaars en industrie betrekken bij dit mooie event.

De sponsorpakketten zijn onveranderd sinds vorige editie en worden voorgesteld aan de ondernemers via mail, via folder als we hen fysiek benaderen en via de website. De tarieven zijn in bijlage terug te vinden.

MJP002248 Retributie sponsoring bij activiteiten.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000023 We bieden ondersteuning aan verenigingen en vrijwilligers.
AC000598 Sponsoring bij evenementen gebaseerd op een retributiereglement.
MJP002248 Retributie sponsoring bij activiteiten.
7000000 Verkopen en dienstprestaties: Algemeen.

Retributiereglement zit mee in bijlage.

 

2. Kosten inclusief BTW tot op heden

• Artiesten: 5.261 euro
• Cateringtent: 5.051 euro
• Podium: We rekenen op onze nieuwe podiumwagen (of oplossing van de leverancier volgens afspraak)
• Toilet: 1.069 euro
• Tafels en stoelen (indien de stoelen van Herentals beschikbaar zijn): 374 euro
• LED Scherm: 756 euro
• PA: 4.598 euro
• Animatie: 2.500 euro
• Tenten voor eigen stands: 600 euro
• Unisono: 2.000 euro (raming)
• Medailles: 190 euro 
• Rode Kruis: 500 euro

3. Cateringmomenten

Om de nieuwe inwoners te verwelkomen met een BBQ gebruiken we onderstaand budget van team Mens & Welzijn:
AC000129
MJP002394
Raming: 2.500 euro 

Om de jubilarissen een lunch aan te bieden gebruiken we onderstaand budget van team Mens & Welzijn:
AC000138
MJP002404
Raming: 3.500 euro 

Om de vrijwilligers te waarderen met een lunch gebruiken we onderstaand budget van team HR & Secretariaat:

AC000047
MJP002396
Raming: 8.000 euro

 

4. Herbruikbaar cateringmateriaal

De herbruikbare cateringmaterialen zullen gezamenlijk door het lokaal bestuur worden gehuurd voor alle deelnemers aan het evenement.
De kostprijs (huur en reiniging) van het herbruikbaar cateringmateriaal dat gebruikt zal worden door de verenigingen die de algemene drankenstand uitbaten, wordt in mindering van de opbrengsten gebracht. De kostprijs (huur en reiniging) van het herbruikbaar cateringmateriaal dat gebruikt zal worden door verenigingen/handelaars buiten de algemene drankenstand zal via facturatie worden ontvangen.

Raming:

• Huur bekers + reiniging: 0,07 euro/beker
• Huur materiaal voeding + reiniging: 0,30 euro/kommetje (- verlies 1,99 euro/st.)
• Servicekost: 50,00 euro