Besluit  College van burgemeester en schepenen

HET COLLEGE

MOTIVERING

Relevante voorgeschiedenis, feiten en context

1. Evenement

Team Vrije tijd vraagt toestemming om Eindejaarsdrink te mogen organiseren op 21 december 2025 14.00 uur tot 21 december 2025 20.00 uur. 

Er worden alcoholische dranken geschonken en er wordt een sterkedrankvergunning aangevraagd.
Er wordt een geluidsafwijking aangevraagd.

We voorzien een kerstmarkt op het Astridplein en grasplein die gevuld staat met verenigingen en ondernemers uit Grobbendonk. Ter aanvulling kunnen er ook andere ondernemers of verenigingen zich aanmelden. Deelname is gratis voor iedereen, elke deelnemer kan gebruik maken van een kraampje aangeboden door de gemeente.

We brengen een betoverende sfeer met gezellige kerstverhalen en onze lokale verenigingen krijgen de kans om zich te tonen indien ze dat wensen met toneeltjes en muziek. Ook de kerstman is van de partij, hij voorziet voor onze kleine bezoekers een attentie.
We spelen algemene kerstmuziek op het gehele evenement, hiervoor zullen boxen voorzien worden waardoor iedereen kan genieten van dezelfde sfeer. We voorzien een kersthuis waar jong en oud op bezoek kunnen bij de kerstman.
Op verschillende tijdstippen worden er verhalen voorgelezen. Hiervoor rekenen we op een samenwerking met ons BIB team.

De organisator vraagt de toelating voor het maken van een open vuur. Het open vuur zal gemaakt worden in een vuurkorven die in dit gebruik voorzien zijn, in het midden van het grasplein.

Naar aanleiding van het afvalbeleid worden standhouders verplicht om gebruik te maken van herbruikbaar cateringmateriaal. We geven standhouders de vrije keuze om glas en ander herbruikbaar cateringmateriaal te gebruiken.
Elke deelnemer wordt verplicht gebruik te maken van dezelfde waarborg ten bedrage van 2,00 euro na bevraging door reeds ingeschreven deelnemers alsook gekeken naar de eigen werking en het gebruik van gepersonaliseerde bekers van gemeente Grobbendonk. De dranken worden geschonken in onze eigen herbruikbare bekers waarvoor gezien de kostprijs van een beker (1,10 euro) een waarborg van 2,00 euro zal gevraagd worden. Het waarborgsysteem zal werken zonder tussenkomst en zonder inzet van personeel en jetons.

Team Vrije tijd voorziet gratis algemene animatie op het evenement in de vorm van een attractie en het bezoek van de kerstman. Om de term "eindejaarsdrink" correct in te vullen wordt er ook dit jaar gratis warme chocomelk en glühwein geschonken vanuit het lokaal bestuur in een daarvoor voorzien kraam. Dit van 16.00 uur tot 18.00 uur.

2.Verkeersmaatregelen

Op zondag 21 december 2025 vanaf 07.00 uur tot zondag 21 december 2025 - 23.59 uur wordt gevraagd de toegang tot het Astridplein te verbieden voor alle gemotoriseerd verkeer. Bijkomend wordt er een parkeerverbod gevraagd op alle openbare parkeerplaatsen gelegen op het Astridplein van zondag 21 december van 07.00 uur tot zondag 21 december 23.59 uur met uitzondering van de parking gelegen aan de kerk/bibliotheek. De parking blijft open voor bezoekers van het evenement en buurtbewoners.

Er wordt op vrijdag 19 december 2025 een parkeerverbod gevraagd aan de noordkant van het Astridplein, parkeerplaatsen ter hoogte van huisnummers 52-54 aan beide zijden van de straat, voor het leveren van materialen.
Op vrijdag 19 december 2025 dient de noordkant van het Astridplein afgesloten te worden voor het verkeer, dit van 19.00 uur tot maandag 22 december 2025 12.00 uur.

Er dient ook hekwerk te worden toegevoegd om de straten en gedeelte parking volledig te kunnen afsluiten en te vermijden dat gemotoriseerd verkeerd gemengd kan worden met bezoekers van het evenement.
De gebruikelijke omleidingen kunnen voor dit evenement gelden.
• Omleiding tussen Vorselaar en Bouwel, in beide richtingen, via wijk 't Schrans.
• Omleiding tussen Pulle en Vorselaar, in beide richtingen, via Nijverheidsstraat - Vorselaarse baan en Wijngaardstraat.
• Omleiding tussen Bouwel en Pulle via Vaartkom - Eikenlei - Van Craeyenhemstraat - Rubensstraat en Hendrik Consciencestraat.
• Omleiding vanuit Bergstraat via Quinten Matsyslaan en Vaartkom.

3. Vergunningen

De organisator dient rekening te houden met het Vlaams Reglement betreffende de Milieuvergunning en Afvalpreventie.
Art. 5.3.12.1. Vanaf 15 juni 2023 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden, met uitzondering van petflessen en blikjes als de eventorganisator daarvoor in een systeem voorziet dat garandeert dat minstens 95% van die eenmalige recipiënten gescheiden wordt ingezameld voor recyclage. Vanaf 1 januari 2025 is het serveren van drank in recipiënten voor eenmalig gebruik bij evenementen verboden. Art. 5.3.12.2. Vanaf 1 januari 2020 is het voor Vlaamse overheden en lokale besturen in hun eigen werking en door hen georganiseerde evenementen verboden drank te serveren in recipiënten voor eenmalig gebruik. Vanaf 1 januari 2022 is dit verbod ook van toepassing op het aanbieden van bereide voedingsmiddelen in cateringmateriaal voor eenmalig gebruik. Wegwerpborden, -kommetjes, -schaaltjes en -bestek zijn dan niet langer toegelaten. Art. 5.3.12.4. Bij het gebruik van herbruikbare recipiënten en herbruikbaar cateringmateriaal, met uitzondering van recipiënten uit glas en porselein, is het verplicht om in een systeem te voorzien dat garandeert dat minstens 90% van deze recipiënten en dit cateringmateriaal wordt ingezameld voor hergebruik. Bij evenementen is dit de verantwoordelijkheid van de eventorganisator. 

4. Logistieke ondersteuning

De nodige materialen zijn aangevraagd via het digitale platform PIXEO.

5. Verzekeringen

De verantwoordelijkheid en lasten voor het afsluiten van een evenementenverzekering liggen bij de organisator zelf.

6. Personeelsinzet
Team Vrije tijd vraagt de inzet van team Vrije tijd voor organisatie en coördinatie van het evenement. Er wordt hulp gevraagd van team Uitvoering & Onderhoud voor het o.a. mee opstellen van de ingehuurde kramen, het in orde brengen van voorzieningen en de algemene opbouw van het evenement alsook de  gedeeltelijke afbraak na het evenement.

Juridisch kader

Wet van 18 juli 1973 betreffende de bestrijding van geluidshinder, zoals gewijzigd.

Decreet van 28 juni 1985 betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.

Besluit Vlaamse Regering 6 februari 1991 houdende vaststelling van het Vlaams reglement betreffende de milieuvergunning, zoals gewijzigd.

Besluit Vlaamse Regering 1 juni 1995 houdende algemene en sectorale bepalingen inzake milieuhygiëne, wat betreft het maximaal geluidsniveau in inrichtingen, zoals gewijzigd.

Gemeenteraadsbesluit van 23 april 2024 houdende goedkeuring van de zonale politiecodex Neteland, zoals gewijzigd.

Tijdelijk verkeersreglement

Het decreet lokaal bestuur van 22 december 2017.De omzendbrief MOB/2009/1 van 3 april 2009.

Het uitvoeringsbesluit van 23 januari 2009 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.

Het decreet van 16 mei 2008 betreffende de aanvullende reglementen op het wegverkeer en de plaatsing en bekostiging van de verkeerstekens.

Wet van 12 december 2006 – wet tot wijziging van de nieuwe gemeentewet, waardoor het college bevoegd is voor de tijdelijke verkeersreglementen.

Nieuwe Gemeentewet van 24 juni 1988.

Het ministerieel besluit van 11 oktober 1976 waarbij de minimumafmetingen en de bijzondere plaatsingsvoorwaarden van de verkeerstekens worden bepaald.

Het koninklijk besluit van 1 december 1975 houdende algemeen reglement op de politie van het wegverkeer en van het gebruik van de openbare weg.

De wet betreffende de politie over het wegverkeer, gecoördineerd bij koninklijk besluit van 16 maart 1968.

Adviezen

Mobiliteit

Gunstig

Er moet een tijdelijk verkeersreglement goedgekeurd worden voor het afsluiten van het Astridplein en het signaleren van een omleiding.
• Omleiding tussen Vorselaar en Bouwel, in beide richtingen, via wijk 't Schrans.
• Omleiding tussen Pulle en Vorselaar, in beide richingen, via Nijverheidsstraat - Vorselaarse baan en Wijngaardstraat.
• Omleiding tussen Bouwel en Pulle via Vaartkom - Eikenlei - Van Craeyenhemstraat - Rubensstraat en Hendrik Consciencestraat.
• Omleiding vanuit Bergstraat via Quinten Matsyslaan en Vaartkom.

Noodplanning

• De organisator garandeert een vlotte doorgang voor de hulpdiensten en zorgt dat alle gebouwen bereikbaar blijven. Enkel obstakels die snel weg te nemen zijn (tafels, stoelen,…) mogen op de rijbaan worden opgesteld wanneer er minder van 4m vrije doorgang is.
• De organisator ziet erop toe dat deelnemers en bezoekers reglementair parkeren. De toegangswegen voor de hulpdiensten moeten op elk moment bereikbaar blijven.
• De organisator voorziet een EHBO-koffer, de aanwezigheid van een medewerker met EBHO-kennis is vereist.
  
  Open vuur
• Een kampvuur kan enkel op een veilige manier doorgaan als de weersomstandigheden dit toelaten. De organisator kan de risicocode voor natuurbranden volgen op de website van het Agentschap Natuur en Bos.
• De organisator houdt zich aan de richtlijnen voor de brandveiligheid voor vuurkorven en kampvuren.
• Bijzondere aandacht moet geschonken worden aan volgende richtlijnen:
  - geen afval opstoken, enkel zuiver en vast hout gebruiken;
  - geen licht-ontvlambare producten gebruiken om het vuur aan te maken;
  - na afloop van de activiteit moet men het vuur volledig doven, de omgeving controleren op vliegvuur en het terrein ordelijk achterlaten.
• Voor het onderhouden van het vuur worden één of meerdere verantwoordelijken aangeduid, die toezien op het publiek dat zich dicht bij het vuur bevindt. Deze verantwoordelijken blijven nuchter en staan in voor het binnen de perken houden van het vuur. Daarnaast staan deze verantwoordelijken in voor het grondig doven van het vuur. Ze blijven ter plaatse tot er zekerheid is dat het vuur volledig gedoofd is en er geen gevaar meer is voor opflakkeringen.

Alle voorbeelddocumenten, richtlijnen en toelichting over deze veiligheidsmaatregelen vind je op www.regioneteland.be/vrijetijd/evenementen/evenementenloket.

Financiële gevolgen/visum

MJP000458 Eindejaarsdrink (incl. lentedrink april).
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000022 We onderzoeken de mogelijkheid om een aantal evenementen af te staan aan onze partners.
AC000392 Eindejaarsdrink.

MJP000767 Activiteiten lokale economie (o.a. eindejaarsdrink).
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000027 We stimuleren het opleven van de lokale economie in beide dorpskernen.
AC000430 We ondersteunen activiteiten die de lokale economie stimuleren.

MJP000439 Spektakel Grobbendonk en Bouwel.
BD000003 We engageren ons als sociale gemeente.
AP000027 We hebben aandacht voor het dierenwelzijn.
AC000430 Ondersteuning Kerstmarkt Bouwel en Grobbendonk Kermis.